Auditar una hoja de Cálculo de Excel 2007

Al utilizar las opciones de Auditoria puede encontrar errores y asegurar la exactitud de las fórmulas en sus hojas de trabajo complejas. Cuando audita una hoja de trabajo, el programa Excel determina la relación que existe entre las fórmulas y las celdas que están referenciadas por ellas. Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la fórmula mientras que las celdas dependientes contienen las fórmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el programa encuentra las celdas precedentes o dependientes, aplica flechas de seguimiento a las celdas. Las flechas de rastreo muestran la relación que existe entre la celda activa y las celdas relacionadas. Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la fórmula antes de que programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una celda o el rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes. Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe seleccionar la celda antes de que el programa pueda encontrar un error. Al buscar los errores puede utilizar las opciones que se encuentran en:

1. Pestaña Fórmulas

2. Grupo Auditoría de fórmulas

3. Debe seleccionar una celda que contenga la fórmula antes de que empiece a buscar las celdas precedentes.

4. Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen los datos o que proporcionan los daros a la fórmula antes de que pueda encontrar las celdas dependientes.

Ejemplo: Validar las celdas que permitan valores mayores a 500 Por didáctica he pintado el grupo de celdas en color amarillo, para indicar que ese grupo de celdas serán validadas. Seleccione las celdas a validar

1. Pestaña Fórmulas

2. Grupo Auditoría de fórmulas

3. Despliega:

4. Seleccionar la pestaña Configuración

5. En Permitir seleccionar: Decimal

6. En Datos: mayor que

7. En Mínimo: digite 500

8. Dar clic en Aceptar

Para que pueda admitir otros valores diferentes a la condición Ir a la pestaña Mensaje de Error Activar Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos (debe estar el visto)

En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmación valores diferentes a la condición validada. En Título: digitar Advertencia

En Mensaje de error: digitar Desea ingresar un valor diferente a la condición

La pantalla configurada se visualizará de la siguiente manera:

Dar clic en Aceptar Una vez validada ingrese valores por ejemplo Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condición desplegara el mensaje de error configurado anteriormente, se visualiza:

Dar clic en para que permita ingresar el valor de 40 Ingresar los valores que se muestran en la pantalla siguiente:

Dar clic en para que se ingresen los valores que no cumplen la condición validada. Calcular la suma en de cada una de las columnas y rastrear sus respectivas precedentes Para esto se debe visualizar el Grupo de Auditoría de fórmulas Con lo que se tendrá la siguiente pantalla:

Se visualiza.

Hasta la próxima…

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