¿Cómo debe efectuarse la contabilización de los gastos incurridos en la creación de una empresa?

Cuando una  empresa está  en proceso de creación o en la adquisición de persona jurídica son muchos los gastos en los que se debe incurrir para  ponerla en marcha,  y posteriormente pueden pasar varios meses en los que no se genere ningún tipo de ingresos, por lo que estos  gastos no deben ser llevados  a la cuenta de gastos, ya que la contabilidad brinda la opción de contabilizarlos como  gastos pre operativos, organización o puesta en marcha  en la cuenta 17 del plan único de cuentas.

Veamos  lo que dice el artículo 67 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993  respecto al tema:

Art. 67

2. Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción,  instalación, montaje y puesta en marcha.

Registro contable en la causación  y pago de contado de los gastos de papelería incurridos en el transcurso de la puesta en marcha.

Causación:

Pago:

Más adelante en el mismo artículo hace referencia cómo deben ser amortizados estos cargos diferidos.

Art. 67

“(…) La amortización de los cargos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que originen ingresos, teniendo en cuenta que los correspondientes a organización, pre operativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto específico que los originó (…)”.

La amortización es la disminución gradual y proporcional de los activos, para este caso el de los cargos diferidos correspondiente al valor causado.

Registro contable en el momento de realizar la respectiva amortización de los cargos diferidos, en el momento en que se empiecen a originar ingresos.

Supongamos que se va a diferir en seis meses, por lo tanto mes a mes se va realizar el siguiente registro contable en un comprobante diario de contabilidad.

En cuanto a la compra de activos fijos  que se realicen, todos deben ser registrados en la contabilidad en la fecha en que se adquirieron, teniendo en cuenta que el costo de estos como también los impuestos y los gastos razonables y necesarios como instalaciones  y adecuaciones para ubicar los activos hasta que queden listos para ser utilizados, deben ser contabilizados como mayor valor de los activos, es decir que forman parte del activo.