¿Cómo diseñar su cuadro de mando?

Por   18/11/2017

Una de las áreas de desarrollo más importantes en los próximos años para cualquier tipo de empresa es la inteligencia de negocio (Business Intelligence). La inteligencia de negocio consiste en el aprendizaje constante a partir de los datos del mercado. Una herramienta para ese aprendizaje son los llamados cuadros de mando (dashboards).

El cuadro de mando es una síntesis de la información clave de un área del negocio. Normalmente se compone de visualizaciones que nos ayudan a entender algún aspecto de nuestra actividad.

Sin embargo, no es sencillo diseñar un cuadro de mando. Hay varios aspectos a tener en cuenta antes de ponerte manos a la obra. Si evitas los errores más frecuentes, te ahorrarás mucho tiempo y dinero y seguramente consigas tener mejor información.

Vamos a centrarnos en tres elementos: el objetivo del sistema de BI, el diseño del proceso y la tecnología.

¿Para qué queremos el cuadro de mando?

Tener métricas de negocio es algo necesario, pero ¿es siempre necesario desarrollar un sistema sofisticado que nos suministre la información con rapidez? Depende del coste y del tipo de negocio.

Hay negocios que requieren de una gestión de datos muy precisa en el área operativa. Otras, necesitan una visión consolidada o estratégica. Decide cuál es tu caso. Y elige empezar por un área o la otra, no intentes abarcar todo al mismo tiempo.

Tener el objetivo en mente antes de empezar a diseñar el cuadro de mando, nos ayudará a concentrar esfuerzos en nuestra audiencia. Cualquier sistema de inteligencia de negocio tiene una audiencia. Debemos diseñar para esos usuarios. Ellos son los que completarán el ciclo de aprendizaje.

Normalmente hay tres tipos de potenciales usuarios: directivos, analistas de negocio y científicos de datos. Los directivos más que datos, quieren hipótesis validables mediante la información aportada. Los cuadros de mando que consumirán son sencillas vistas que consolidan la actividad de la empresa. Los directivos valoran que las visualizaciones sean vistosas y que la información se pueda leer y recordar con facilidad. Además, puede ser interesante incluir información externa sobre el mercado, aunque no siempre esté completamente verificada.

Los analistas de negocio quieren información para crear esas hipótesis. Sus cuadros de mando deben poder acceder a toda la información y ser muy precisos. Es necesario que el analista disponga de visualizaciones más complejas y de tablas de datos que pueda exportar y trabajar en otras herramientas.

Por último, los científicos de datos quieren bucear en montañas de datos para establecer hipótesis más estratégicas. Recurren a datos internos o externos y su preocupación es que la herramienta les permita análisis estadísticos.

Diseñando el proceso

Aunque el producto final de nuestro trabajo sea un cuadro de mando, no hay que olvidar que la inteligencia de negocio consiste en la creación de un proceso de aprendizaje empresarial. Incluso el informe más sencillo, implica un proceso y una distribución de roles.

El proceso de conversión de los datos en información apta para la formulación de hipótesis se realiza mediante tres sub-procesos: recolección de datos, consolidación y comunicación de la información.

Los roles a definir son: responsable de los datos, responsable de los informes y consumidor de la información.

El responsable de datos es un rol que custodia las bases de datos que sirven como fuente al cuadro de mando. Se preocupa porque exista un entorno seguro y estable. El responsable de los informes requiere flexibilidad y cierta creatividad para combinar las fuentes de información en un cuadro de mando útil para su audiencia. Por último, el consumidor de la información es el que finalmente completa el ciclo. No sólo debe usar el conocimiento para mejorar la empresa. También debe retroalimentar el sistema de inteligencia de negocio comunicando su opinión sobre la utilidad y facilidad de uso del cuadro de mando.

La tecnología

La inteligencia empresarial ha existido siempre. La novedad es gracias a los avances tecnológicos, ahora se basa en datos, en vez de fundamentarse en intuiciones personales.

Para manejar muchos datos antes era imprescindible una infraestructura muy sofisticada. Esto ha cambiado. Actualmente existen herramientas en la nube como Power BI, Tableau, Qlikview u otros, que permiten el desarrollo de completos sistemas de Business Intelligence con un coste muy reducido.

Lo que ahorres en tecnología, empléalo en completar tu conocimiento de negocio. ¿Qué fuentes de datos internas o externas te ayudarían a tener una visión más completa de tu mercado?

El problema de la inteligencia de negocio es que, si tú no la desarrollas, será empleada por tu competidor para ganar cuota de mercado. Cuando pienses en tener tu cuadro de mando, no te plantees que tienes un canal para obtener informes. Por muy sencillo que sea, tu cuadro de mando es una ventana a aprender cuál es el entorno de tu organización y cuáles son sus posibilidades de desarrollo.

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Una opinión
  1. jesus alfredy ayala martinez dice:

    por favor me pueden inscribir no he podido

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