Cómo facturar en Excel y Word de forma simplificada

En un documento anterior concluimos que Excel se puede utilizar como software de facturación, siempre  y cuando el código que se inserte permita cumplir con todos los requisitos de ley, trabajo que no es nada fácil, pero hay una forma de utilizar a Excel e incluso a Word para generar facturas de forma simplificada, sin que haya que programar complicados códigos, imposibles para la mayoría de los mortales.

La forma que vamos a explicar, no se puede considerar como un sistema de facturación por computador, pues no lo es. Simplemente es una forma de facturación manual pero automatizando el ingreso de datos que se ha de hacer manual.

Si no se tiene recursos para comprar un software de facturación, o un software contable integral que ya tenga el módulo de facturación, o para programar una complicada macro en Excel, sencillamente se mandan a timbrar los talonarios de facturar pero en este caso no se llenarán a mano sino que se utiliza a Word o preferiblemente Excel para llenarlos.

Lo que hay que hacer es diseñar un formato igual a la factura de papel mandad a timbrar, pero sólo se imprimen los valores que de otra forma se hubieran tenido que llenar a mano.

Recordemos que las facturas físicas deben tener pre impresos algunos datos como el Nit, el número de la factura, la Razón social, la resolución de facturación y  el nombre y Nit del impresor de la factura. Por supuesto estos datos no se deben imprimir desde Word o Excel.

De modo que se diseña un formato en el que sólo impriman los datos restantes de la factura que no deben estar pre impresos como nombre del cliente, productos o servicios vendidos, valor, Iva, etc., y se imprimen sobre los facturas físicas y no en una hoja en blanco como se haría en una verdadera facturación por computador.

Esto sin ser una facturación por computador agiliza el proceso de facturación, puesto que al utilizar Excel por ejemplo, basta con ingresar el código de un producto y se ingresará automáticamente su valor, el valor total, el Iva, la retención en la fuente, etc. Sólo hay que diseñar correctamente el formato respectivo.

Prepare su declaración de renta online en 30 minutos sin errores. Hágalo en ImpuestoCorrecto.com

Contenido relacionado:
Compartirlo
Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y nosotros colocaremos en su bandeja de entrada la mejor información que generamos diariamente.


Déjenos su opinión

En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc., pero debe hacerlo con respeto, sin insultar y sin ofender a otros.

Información legal aplicable para Colombia.