Como iniciar la contabilidad de una empresa que nunca la ha tenido

Tal vez el título sea un poco redundante, puesto que obviamente cuando se inicia una contabilidad, es precisamente porque antes no existía.

En este caso se tratará de explicar en pocas palabras cómo organizar la contabilidad de una empresa o negocio que a pesar de llevar años de existencia, jamás ha llevado una contabilidad.

No es una tarea fácil organizar cientos de documentos que representan hechos no muy claros, confusos, que ni el mismo empresario sabe dar cuenta.

Naturalmente, para iniciar cualquier contabilidad, se requiere elaborar un balance inicial, el cual estará conformado por los bienes y derechos del empresario y sus obligaciones. El patrimonio saldrá por diferencia.

Por lo general, este tipo de empresarios operan como persona natural, por lo que es conveniente separar los bienes personales del empresario de los bienes dedicados al negocio, lo mismo que los gastos y los ingresos.

Si el empresario lleva varios años trabajando, será casi imposible armar un balance inicial de hace cinco o más años, por lo que este se deberá hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos los bienes, derechos y obligaciones del empresario.

Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificación y clasificación de todas las actividades realizadas por el empresario, como compras de materia prima, materiales, pago de servicios, ventas, de tal forma que todas y cada una puedan ser incorporadas en la contabilidad.

En este punto se debe tener especial cuidado, puesto que por la desorganización y por la misma cultura de nuestros empresarios, no es fácil poder identificar con precisión las actividades desarrolladas por el empresario. Es común que muchos de ellos traten de ocultar información, de suministrarlas de forma incompleta, etc.

Si no se logra identificar la totalidad de los bienes, obligaciones y actividades del empresario, la contabilidad resultante será también incompleta, de poca utilidad.

Quizás la parte más difícil de la organización de una contabilidad, es lograr concienciar al empresario, poderlo comprometer de la importancia de tener claridad en las cuentas.

Una vez identificado lo necesario para iniciar una contabilidad, hay que diseñar los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad como el empresario deben seguir.

Son importantes los aspectos relacionados con el manejo del efectivo. Hay que hacerle entender al empresario que aunque el negocio es de su propiedad, no debe disponer de los recursos del negocio de forma ligera y descuidada.

Que debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren. Que no debe mezclar los gastos personales con los del negocio. Que lo producido por el negocio no se puede convertir en su caja menor. Que debe informar todos y cada uno de los gastos e ingresos que realice. Que debe tener soportes de absolutamente todo lo que haga relacionado con su negocio.

Se deben fijar también procedimientos y políticas sobre compras, manejo de cartera, selección de proveedores e inclusive clientes.

Los procedimientos de control son quizás los más importantes y los más difíciles de implementar. Los empresarios son reacios a que se les controle, tienen la creencia que si cuentan todo deberán pagar más impuestos…

La organización de la contabilidad como tal, no es otra cosa que la identificación y clasificación de los bienes, obligaciones y actividades del contribuyente, lo demás son procedimientos de control, que serán propios y específicos para cada empresario.

Es de gran importancia, y quizás decisivo, realizar un programa de concientización, de culturización y sensibilización del empresario. Sin la cooperación y compromiso de este será infructuoso cualquier intento de organizar cualquier contabilidad.

Autor: José Ignacio Pimentel Bohórquez

Contenido relacionado:
Compartirlo
Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y nosotros colocaremos en su bandeja de entrada la mejor información que generamos diariamente.


Déjenos su opinión

16 Opiniones
  1. Luz Castillo dice:

    Buenos días, tengo la siguiente inquietud.
    Estoy haciendo pasantias en una empresa en la cual han llevado contabilidad de forma manual desde 2012 y hace poco adquirieron un software contable. Mi pregunta es tengo que ingresar al software la infornacion desde que inicio la empresa o puedo ingresar solo la de este año y si es así que datos me servirían como saldo inicial, aclaro que la empresa no cuenta en el momento con un contador y me toca aprender así haciendo consultas.
    Gracias, en lo que me puedan colaborar se los agradezco y que el Dios des Cielo los Bendiga y los llene de mucha mas sabiduría.

    • SAUL SANTANA dice:

      TIENES QUE REGISTRAR TODAS LAS OPERACIONES DESDE QUE SE INICIO LA EMPRESA EN SUS OPERACIONES POR LA CONTABILIDAD ES ACUMULATIVA Y POR ESO SE GENERAN ESTADOS FINANCIEROS Y POR CONSIGUIENTE LOS DEBERES FORMALES ANTE EL SENIAT

  2. DARWIN MOSQUERA ESTUPIÑAN dice:

    Tengan buen día, soy contador resien graduado como haga para llevar la contabilidad de una empresa de servicio de mototaxi ,sus ingresos son adquirido por los propios socios y la compañia en general no tiene ingreso , solo tiene gastos

    REALIZAN UN FLETE Y ESE DINERO ES DE ELLOS

    • SAUL SANTANA dice:

      LO PRIMERO QUE TIENES QUE TENER EN LA MANO SON LOS LIBROS CONTABLES SI LA EMPRESA ESTA REGISTRADA OFICIALMENTE PARA CONTABILIZAR LOS INGRESOS DIARIOS….CADA SOCIO TIENE QUE LLEVAR POR LO MENOS UN CUADERNO DONDE REGISTREN LAS ENTRADAS POR EL SERVICIO QUE PRESTA PARA PODER DETERMINAR LOS INGRESOS Y PEDIR FACTURAS POR LOS GASTOS EN QUE INCURREN COMO SOPORTES DE REGISTRO.SINO REGISTRAS LOS INGRESOS PUES IRA A LA QUIEBRA DE UNA VEZ Y EMPEZANDO

  3. SAUL SANTANA dice:

    PARA ORGANIZAR LA CONTABILIDAD TIENES QUE TENER TODOS LOS DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LOS REGISTROS CONTABLES COMO FACTURAS QUE EMITE LA EMPRESA Y LAS QUE TE DAN AL COMPRAR Y LOS RECIBOS AL PAGAR GASTOS

  4. Catherine Garcia dice:

    BUENOS DÍAS SOY GRADUADA DEL ÁREA DE CONTABILIDAD PERO NO HABÍA TENIDO EXPERIENCIA EN LLEVAR IGUALA Y SE ME HA PRESENTADO LA OPORTUNIDAD DE LLEVAR LA CONTABILIDAD A TRES TIENDAS DE HELADERÍA BON Y OTRA QUE ABRIRÁ EN PUNTA CANA SERIAN CUATRO CON UN ÚNICO DUENO, ELLA HABÍA TENIDO PERSONAS QUE LE LLEVABAN LA CONTABILIDAD, UNA PERSONA PARA LOS IMPUESTOS, OTRA PARA LOS ESTADOS FINANCIEROS Y OTRA PARA LA CONTABILIDAD OPERATIVA, AHORA ELLA QUIERE QUE YO LE LLEVE LA CONTABILIDAD COMPLETA CON TODO Y IMPUESTOS ESTADOS, ETC. COMO DEBO EMPEZAR A ORGANIZAR Y QUE LOS DATOS QUE SUMINISTRE SEAN CORRECTOS, QUE DEBO PEDIRLE Y BUSCAR O SEA SE DEBO DETERMINAR LOS ACTIVOS, PASIVOS Y CAPITAL PERO QUE MAS DEBO BUSCAR.
    MUCHAS GRACIAS,

  5. sandra dice:

    hola buenas tardes soy contadora graduada apenas se me presentado llevar la contabilidad de una empresa ya tengo las facturas de la empresa pero no todas están comprobadas que tengo que hacer ahi

  6. Angelica perez dice:

    hola soy contadora recien graduada y se me presentando la oportunidad de llevar la contabilidad de una peqieña empresa de ventas de repuestos y otra de ventas de materiales refractarias. me podria orientar como iniciar para registar las operacione.
    le agardezco su apoyo

  7. HOLLMAN ALBERTO ALVAREZ SALAMANCA dice:

    Hola.
    Bueno: Lo primero que debes hacer, es aperturar el balance de apertura. Con este documento, ya podrás identificar cada uno de los bienes dedicados al negocio, os aportes sociales, dinero y Know How de ambos socios para definir un valor al negocio al momento de ponerlo en marcha.
    Luego deberás identificar la cantidad de dinero que ingresa a la empresa mes a mes, antes de impuestos y definir con qué tipo de clientes se realizan estos negocios, para determinar si la persona debe declarar renta o debe hacer retenciones o está sometido a que se las realicen y de igual manera poder identificar, los montos de dinero que factura por cada cliente.
    Una vez determinado eso deberás iniciar la apertura de los libros diarios, ” Ya no son requerimiento por parte de la Dian, pero internamente siempre sugiero a mis clientes llevar control sobre todos los movimientos financieros del día a día de su empresa. Esto te puede servir para que identifiques las compras, costos ventas y gastos diarios del negocio y hacer un cierre contable mensual que te servirá para saber si conciden las facturas del mismo con lo reportado por uno de los socios y determinar del mismo modo, qué está originando la perdida de dinero ” Ojo, porque uno de los socos ya pudo haber hecho acuerdos de palabra con proveedores lo que significa que le facturan más de la cuenta” para eso verifica que otras personas, empresarios les se vendido el mismo prducto a un precio similar y esto te sirva como referente para saber si hay fraude o no. ” Ten mucho cuidado, basicamente lo que empezarás a hacer es una auditoria y el socio que pide se audite a la parte se va a oponer contra todo pronóstico y empezará una batalla que te peude afectar. Para lo mismo te recomiendo simplemente generar un sistema contable normal, sin ánimos de nada y con el mismo y el tiempo las cosas se evidenciarán. Si un socio es inteligente, dejará de robar al otro porque sábe que tu como contadora, vas a descubrir dicho fraude, si no simplemente se justificará, pero ante un sistema contable bien estructurado no hay palabra que valga. Saludos.

  8. YESENIA HERNANDEZ dice:

    BUENAS NOCHES, ESTOY PROXIMA ABRIR UNA MICROEMPRESA DE EMPANADAS, PERO NECESITO SABER COMO HAGO PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD Y SACAR LOS PORCENTAJES DE UTILIDAD, PARA NO IR A FRACASAR, EN LO QUE ME PUEDAN COLABORAR LES AGRADEZCO DE CORAZON. BENDICIONES

  9. lcda Alejandra dice:

    yesenia te puedo ayudar

En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc., pero debe hacerlo con respeto, sin insultar y sin ofender a otros.

Información legal aplicable para Colombia.