Consolidar datos por categoría en Excel

La herramienta Consolidación de Datos es muy valiosa para poder obtener valores totales que se encuentran distribuidos en varias hojas tal y como lo hemos podido ver en la entrega pasada en la cual, partimos de la información de las ventas de tres productos que realizaron tres vendedores durante varios meses; dicho método funciona muy bien siempre y cuando la información en cada hoja se encuentre en la misma posición es decir, que los rangos inicien y terminen en el mismo rango de celdas así que para los casos donde por alguna razón la información no cumpla con la condición anterior, es necesario realizar un ajuste en la configuración de la herramienta consolidación de datos.

Tenemos la siguiente información:

Producto 1: rango inicia desde la celda C5:

consolidar datos categoria 1

Producto 2: Rango inicia desde la celda B8:

consolidar datos categoria 2

Producto 3: Rango inicia desde la celda C8:

consolidar datos categoria 3

Como la información a consolidar se encuentra distribuida en distintos rangos en cada una de las hojas, vamos a realizar la Consolidación de datos de la siguiente manera

Seleccionar la primera columna de valores de la primera hoja, clic derecho y Definir nombre:

consolidar datos categoria 4

Con esto se abre la ventana para asignar un nombre al rango seleccionado y en este caso el nombre será “Juan” y en la opción Ámbito seleccionamos la hoja Producto 1 que es desde donde estamos realizando esta primera configuración:

consolidar datos categoria 5
Clic en Aceptar y repetimos esta operación para las dos columnas restantes de este primer producto indicando como nombre de rango, el nombre del vendedor y Ámbito el nombre de la hoja en la que estamos operando.

Este proceso se debe replicar para las demás hojas seleccionando adecuadamente el rango de celdas pues recordemos que los rangos en las demás hojas se encuentran en ubicaciones distintas.

Una vez terminado este proceso de definición de rangos de celdas de acuerdo a la ubicación que tenían en cada una de las hojas, vamos al hoja consolidación donde debemos seleccionar el primer rango de celdas donde queremos consolidar datos que para el ejercicio que estamos trabajando se trata del primer vendedor:

consolidar datos categoria 6

Abrimos de nuevo la herramienta Consolidación de datos y lo primero es seleccionar el primer rango de celdas a consolidar, es decir, las ventas de Juan del Producto 1:

consolidar datos categoria 7

Clic en Agregar y pasamos a seleccionar el rango de Juan para el Producto 2:

consolidar datos categoria 8

Seleccionamos el último rango de Juan que se encuentra en el Producto 3:

consolidar datos categoria 9

Vamos a quitar la opción Crear vínculos con los datos de origen y finalmente Aceptar:

consolidar datos categoria 10

Solo queda repetir este proceso para los otros 2 vendedores.

Descargar archivo de trabajo.

Contenido relacionado:
Compartirlo
Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y nosotros colocaremos en su bandeja de entrada la mejor información que generamos diariamente.


Déjenos su opinión

En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc., pero debe hacerlo con respeto, sin insultar y sin ofender a otros.

Información legal aplicable para Colombia.