Contabilidad en el contrato de mandato

Cuando se desarrolla un contrato de mandato, es preciso llevar un registro de las operaciones que se realicen respecto al objeto del contrato, y tanto el mandatario como el mandante deben llevar su contabilidad independiente.

Naturaleza del mandato para efectos de contabilizar sus operaciones.

Recordemos que el contrato de mandato es un contrato mediante el cual un apersona (mandatario) desarrolla negocios o ejecuta actividades en nombre de un tercero conocido como mandante. Los negocios se hacen a cuenta y riesgo del mandante. Es decir que el mandatario sólo le “hace el mandado” al mandante, por consiguiente el riesgo y la responsabilidad recae sobre el mandante.

Como el mandatario no hace los negocios en nombre propio ni por su cuenta, la contabilidad debe reflejar esa realidad, por ello, la superintendencia de sociedades ha considerado que el mandatario debe contabilizar en cuentas de orden todas las operaciones que tengan relación con la ejecución del contrato de mandato.

Contabilización que debe hacer el contratista.

Respecto al contratista señala la superintendencia:

«La descripción de la cuenta 9130 expresa: Registra el valor de las obligaciones, que se derivan en desarrollo de contratos de construcción suscritos bajo la modalidad de administración delegada.

El valor de los bienes, producto del contrato en mención, representados en las construcciones en curso, se registrarán como contrapartida en la respectiva cuenta del grupo 94 -Responsabilidades Contingentes por Contra-.

Los ingresos por honorarios a favor del ente económico por la administración de la respectiva obra, los registrará en la cuenta 4130.

Con base en lo expuesto, la sociedad contratista realizará los siguientes registros:

a) Los recursos recibidos del contratante, así como las erogaciones incurridas en desarrollo de la operación contratada, se registran en la cuenta del Grupo 94 con cargo a la cuenta 9130 – Contratos de Administración Delegada, del Plan Único de Cuentas).

b) Los honorarios por los servicios prestados los registrará en la cuenta del activo según su naturaleza (Efectivo, cuentas por cobrar) contra la cuenta de ingresos 4130 -Construcción-.»

Contabilización a realizar por el contratante.

En cuanto a la contabilización que debe realizar el contratante señala la circular

«La sociedad contratante deberá llevar en su contabilidad, todas las operaciones realizadas como consecuencia de la ejecución del contrato de administración delegada (bienes, derechos, obligaciones, ingresos, costos y gastos), como si los estuviera realizando en forma directa. Para ello deberá contar con los reportes y entrega de la información por parte del administrador delegado.»

Revelaciones.

En cuanto a las revelaciones que deben hacer las partes del contrato señala la doctrina:

«Además de las revelaciones a que hubiere lugar conforme a las normas legales, quienes suscriban y ejecuten contratos de administración delegada, deberán indicar en notas a los estados financieros sobre cada uno de los contratos vigentes o celebrados durante el periodo objeto de reporte, por lo menos lo siguiente:

Contratista

a) Duración del contrato

b) Una descripción de la naturaleza y extensión de sus operaciones conducidas a través del contrato.

c) Nombre o razón social del contratante

d) Ingresos percibidos por honorarios

e) Avance de la obra en términos porcentuales

f) Detalle y cuantía de los principales rubros reconocidos en cuentas de orden

Contratante

a) Duración del contrato

b) Una descripción de la naturaleza y extensión de sus operaciones conducidas a través del contrato.

c) Nombre o razón social del contratista.»

Lo anterior corresponde a la circular 115 de 2006, y puntualmente esta circular trata de la administración delegada, pero la misma superintendencia aclara que a esta le aplican los mismos principios del contrato de mandato, toda vez que la administración delegada es una especie de mandado, de suerte que para efectos contables se tratarán igual.

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