Contabilidad simplificada ¿Quién aprueba las políticas NIF para las copropiedades del grupo 3?

Tenía en el tintero este editorial desde hace tiempo, siendo necesario abordarlo en atención a las múltiples consultas de colegas y usuarios de conjuntos residenciales, agravado con la gran desinformación y dudas, así como la demora que ha tenido en la práctica la aplicación de las NIF o Normas de Información Financiera local, que han debido iniciar desde el primero de enero de 2015, en las copropiedades enmarcadas dentro del Grupo 3, migrando del sistema contable establecido en el Decreto 2649 de 1993 hacia la Contabilidad Simplificada, con base en los Decretos 2706 de 2012 y 3019 de 2013.

Es importante tener muy en claro las siguientes consideraciones para comprender el alcance de la norma en el medio que nos ocupa:

  1. No hablamos de normas internacionales, sino de normas locales, aun cuando se basen en aquellas, de modo que solo haremos referencia a estas últimas, como NIF.
  2. Si bien la contabilidad simplificada está orientada hacia las microempresas, debemos tener presente que el Decreto 3019 de 2013 señala que “…será aplicable… a todas las entidades obligadas a llevar contabilidad …independientemente de si tienen o no ánimo de lucro” y, por consiguiente, incluye a las copropiedades que cumplan las condiciones para pertenecer a este grupo (ya vistas ampliamente), en cuyo caso, debemos apartarnos de la óptica comercial y enfocarnos en el objeto social de éstas, al momento de analizar y aplicar el criterio profesional para la definición, aprobación y aplicación de las políticas NIF.
  3. Recomiendo repasar las editoriales previas, en las que se explicó la nueva normatividad enfocada a las copropiedades, en especial la correspondiente a la aplicación por primera vez de las NIF: Contabilidad simplificada o NIF local modelo de políticas en las copropiedades del grupo 3 – Parte VII
  4. A quienes no han estudiado a fondo el tema y preguntan desprevenidamente ¿en dónde se encuentran las NIF para las copropiedades y quién las expidió?, o a veces descalifican este trabajo y ofenden, los invito a ser analíticos y comprender que no podemos esperar como en botica, una norma para cada necesidad o sector específico, pues nunca la ha habido ni la habrá. Debemos enfocar la aplicación de la norma a la necesidad o medida de nuestro sector, lo cual se expresa ampliamente a través de la misma norma y en el espíritu del legislador; así las cosas, para el caso particular y con base en lo explicado, en especial el numeral 2, no se está aplicando una norma para microempresas, entidades, o personas jurídicas en general, sino para las “copropiedades del Grupo 3”, que forman parte de todas aquellas y como tal hago referencia a este término, no cayendo en la limitación y desechando los aspectos que no le aplican específicamente, así como comentando y argumentando los que se complementan o adaptan, con el propósito de brindar una herramienta útil a los usuarios que tengan a bien compartirlos; quienes no lo consideren, simplemente aplicarán sus propios criterios u otras fuentes. En una de las editoriales expresé claramente: “La presente es una guía, que pretende ser de utilidad a las diferentes copropiedades del Grupo 3, sujeto a las modificaciones que se estimen pertinentes a la medida de cada una de ellas”.

Retomando el tema de la aprobación de las políticas, el colega Iván Correa consulta:

“Luego de hacer las NIF en una copropiedad, ¿quién es el ente encargado para certificarlas y aprobarlas?

  1. La Asamblea de copropietarios
  2. El Consejo de Administración
  3. La Administración, quien es el representante legal”

Con las consideraciones expresadas y sin extenderme en detalles, es claro que así como se debe diferenciar dentro del grupo de microempresas, aquellas con ánimo de lucro, y las copropiedades, como caso opuesto, en razón a que en éstas no hay un capital controlado por accionistas o por un grupo reducido de propietarios, que son quienes conocen el manejo de su “negocio” y determinan sus políticas administrativas y  financieras, sino que la asamblea está conformada por un gran número de propietarios de bienes inmuebles y copropietarios de zonas y bienes comunes, su interés no es económico, sino social y, en muchas ocasiones asisten a las asambleas por la presión de una multa; además, suelen estar conformadas por grupos muy diversos en cuanto a: edades, nivel educativo, etc., y, en muchas ocasiones por arrendatarios, inmobiliarias o delegados, sin mayor conocimiento e interés contable. En muchos casos, la gran mayoría suelen ser amas de casa y adultos mayores o pensionados.  Así las cosas, no creo que sea pertinente someter a una asamblea el tema de aprobación de las políticas NIF para las copropiedades del Grupo 3, además del sobrecosto adicional que implica una asamblea extraordinaria, pues tendría que hacerse antes de la próxima asamblea general ordinaria, en la cual ya se deben presentar estados financieros bajo NIF. En la práctica, se ha sobredimensionado el alcance de estas políticas y se “ha creado una falsa necesidad”, por parte de algunos de los proveedores que ofrecen servicios de: capacitación, software y asesoría contable, entre otros, quienes no diferencian los argumentos expuestos y han vendido la idea de que se debe someter a la aprobación de la asamblea. Esto, en algunos casos ha motivado el incremento de la cuota de administración por la adición de un rubro en el presupuesto de gastos para atender esta nueva necesidad, lo cual me lleva a complementar una editorial que escribí en septiembre de 2014 sobre ese tema: ¡Las cuotas de administración no soportan más gravámenes¡. Diferente es la situación en copropiedades del Grupo 2, como Centros comerciales o empresariales y similares, que como he dicho reiteradamente, no es el caso que nos ocupa.

De otra parte, la Ley 675 contempla como funciones del administrador: Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto , así como: “Preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la asamblea general anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal”; a la vez que determina como funciones del consejo de administración: “…tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo a lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal”.   En este orden de ideas, considero que resulta más práctico, económico y expedito que la administración y el consejo de administración (cuando exista), trabajen conjuntamente, bajo relaciones de colaboración y coordinación en la aprobación de estas políticas, las cuales, de todos modos se formalizarán en la próxima asamblea general ordinaria para aprobar los estados financieros de 2015, comparativos con 2014, los cuales contarán con la debida certificación legal del representante legal y del contador público, junto con el dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere y quienes seguramente habrán acompañado y apoyado este proceso.

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6 Opiniones
  1. BERNARDO GARCIA dice:

    Una unidad residencial nueva, creada en el año 2015, a partir de que fecha debe aplicar las NIF.. estando catalogada en el grupo 3

  2. ANA ROSA MUÑOZ dice:

    Buenas tardes. En un coopropiedad de 1994, con 54 unidades residenciales y sus correspondientes garajes, quién o quiénes aprueban las NIF. Es necesario ratificarlo anualmente?
    Gracias.

  3. NELSON CHÁVEZ R. dice:

    Ana buenas tardes. Las aprueban en reunión de Consejo, previamente sustentadas por la administración, con el apoyo del(a) contador(a). Si hay modificaciones, en el Manual debe definirse el procedimiento para su actualización y aprobación. ¡Saludo¡

  4. Juan Carlos Suarez dice:

    Cordial Saludo:

    Primero lo quiero felicitar por su aportes y colaboración para seguir enriqueciendo nuestra profesión.
    Segundo, estoy interesado en un caso practico de una PH para adopción de NIF, como puedo conseguirlo, es para fines pedagógicos.

    • NELSON CHÁVEZ R. dice:

      Juan Carlos buenas tardes. Lo hago con gusto. Sobre el caso práctico, en todas mis publicaciones anteriores está el paso a paso, así como el PUCC sugerido para adelantar de manera sencilla este proceso. ¡Saludo¡

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