Contabilización de los aportes a seguridad social

Los aportes a seguridad social que realiza la empresa por sus trabajadores deben ser contabilizados teniendo en cuenta que parte de esos aportes los hace el trabajador.

Seguridad social dentro de los gastos de nómina.

La seguridad social, entendida esta como los aportes a salud, pensión y riesgos laborales, hace parte de los gastos de nómina o de personal, por lo que su contabilización debe corresponder ese tipo de gastos.

En el caso de Colombia los gastos de personal pueden ser operativos o administrativos, cuentas 51 y 52 del plan único de cuentas.

Los pagos por seguridad social contabilizan de forma independiente a los demás pagos derivados de la relación laboral, como salarios, prestaciones sociales, etc.

Como contabilizar los pagos a seguridad social a cargo de la empresa.

Los aportes a pensión y a salud son compartidos entre el empleador y el trabajador, así que plantearemos un ejemplo sólo con esos dos conceptos.

Estos aportes se hacen de la siguiente forma:

Responsable/Concepto. Salud Pensión.
Empleador. 8.5% 12%
Trabajador 4% 4%
Total aporte. 12.5% 16%

La empresa debe contabilizar como gasto únicamente la parte que le corresponde aportar como empleador, es decir, el 8.5% en salud, el 12% en pensión, y la totalidad de los aportes a riesgos laborales.

Supongamos la siguiente liquidación de aportes a salud y pensión sobre un salario base de $1.000.0000:

Responsable/Concepto. Salud Pensión.
Empleador. $85.00 $120.000
Trabajador $40.000 $40.000
Valor total del aporte. $125.000 $160.000

La empresa sólo contabiliza en el gasto $85.000 por concepto de salud y $120.000 por concepto de pensión, y por supuesto, la cotización completa de ARL.

Liquidación de la nómina.Conceptos que se deben liquidar en una nómina, procedimiento que se debe seguir y fórmulas para su liquidación.

Cómo contabilizar los aportes a seguridad social que hace el trabajador.

Como ya lo señalamos, los aportes a salud y pensión son compartidos entre empleador y empleado, pero la empresa es la responsable del pago total de los aportes, y para ello descuenta del salario del trabajador lo que a este le corresponde pagar de los aportes a salud y pensión.

Como el empleador debe retener parte del salario al trabajador, para luego pagar ese dinero a la EPS y al fondo de pensiones, esa retención de salario constituye un pasivo.

En el la liquidación antes realizada la empresa retiene al trabajador $40.000 por aportes a salud y $40.000 por aportes a pensión, y la suma de esos valores es la que se contabiliza en el pasivo como retenciones de nómina cuenta 2370 en la respectiva subcuenta.

Ejemplo completo de la contabilización de aportes a seguridad social.

Continuando con el empleo anterior, tenemos que la nómina del empleado al que se le hizo la liquidación de los aportes a seguridad social es la siguiente:

Concepto. Valor.
Salario. $1.000.000
Aportes a salud empleador  $85.000.
Aportes a pensión empleador  $120.000.
Total gastos nómina empleador  1.205.000.
Aportes a salud empleado  $40.000.
Aportes a pensión empleado  $40.000
Neto a pagar al trabajador  $920.000.

La empresa debe llevar al gasto lo que paga por salario más lo que paga por seguridad social, y el trabajador recibe el salario menos lo que le descuenten por aportes a salud.

Esa liquidación se contabiliza así:

Cuenta. Debito Crédito
Gastos por salario. 1.000.000
Gasto por seguridad social 205.000
Retenciones de nómina al trabajador. 80.000
Aportes a seguridad social empleador 205.000
Salarios por pagar. 920.000
Sumas iguales 1.205.000 1.205.000

Como ya señalamos, los aportes a seguridad social del trabajador que se descuentan del salario y se contabilizan en el pasivo como retenciones de nómina.

Los aportes a seguridad social a cargo del empleador, por un lado, se contabilizan como gasto de personal, y la contrapartida es un pasivo, pues luego se deben pagar esos valores en la PILA.

Si bien el trabajador devenga $1.000.000, al pasivo de salarios por pagar se lleva el neto que recibirá el empleado, luego de descontarle o retenerle lo que le corresponde pagar por seguridad social, y lo retenido igual se va al pasivo como ya se explicó.

Algunas empresas no llevan el salario por pagar al pasivo, sino que acreditan de caja o bancos, en caso que se pague una vez se liquide la nómina.

¿Los aportes sociales es activo o pasivo?

Los aportes a seguridad es un pasivo por cuanto se trata de una obligación de la empresa con las entidades de seguridad social.

Los aportes que corresponden a la empresa son un gasto para ella, gasto que al causarse se lleva al pasivo.

Los aportes que corresponden al trabajador, la empresa los descuenta de su salario e igualmente los lleva al pasivo, pues son dineros que no soy suyos sino del trabajador con destino a las entidades de seguridad social.

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  1. ERIKA (agosto 9 de 2023)

    Buenos días, en todas las consultas que he realizado sobre la contabilización de la nómina, fala un punto importante y es a qué tercero se deben causar, específicamente en las cuentas del gasto, se supone que debe cargarse a cada trabajador, pero en auditoría mencionaron que en caja de compensación y ARL queda a cargo de cada entidad.

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