¿Copia simple no es prueba de nada?

Todo parece indicar que la copia simple de un documento no sirve de prueba, entendiendo la copia simple como una reproducción de un documento cualquiera sin autentificarlo. Es lo que se hace cuando se va a cualquier fotocopiadora a sacarle una copia a cualquier documento o contrato.

Ver nota de actualización al final.

Así lo ha recordado la sección tercera del Consejo de estado en sentencia del 8 de junio de 2010 expediente 18536:

«Considera la Sala pertinente señalar que para acreditar la titularidad del establecimiento de comercio, la parte actora allegó copia de un documento que dice provenir de la Cámara de Comercio de Montería, y en el que se dice certificar la propiedad del mencionado establecimiento de comercio, el cual se encuentran en copia simple y por tanto carece de valor probatorio en los términos de los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, dado que las copias simples no son medios de convicción que puedan tener la virtualidad de hacer constar o demostrar los hechos que con las mismas se pretenda hacer valer ante la jurisdicción, en cuanto su estado desprovisto de autenticación impide su valoración probatoria.»

Así las cosas, si se quiere probar algo, no basta conservar una fotocopia de un documento o contrato, sino que se debe autenticar ante notario público.

Popularmente es muy común que la gente saque fotocopias a los contratos que firman, con la convicción que ello les servirá de prueba en caso de un litigio, pero se ignora su inutilidad probatoria.

Es más, es costumbre firmar un contrato en una sola copia firmada por las partes y luego se le saca fotocopia para entregar a las otras partes, lo cual es incorrecto. Se deben firmar dos originales o más según el número de participantes en el contrato y entregar uno a cada parte interviniente en el contrato.

Actualización:

Una lectora de Gerencie.com, precisa que con el nuevo código general del proceso, el asunto cambia en virtud de lo dispuesto por el inciso 2 del artículo 244 de dicho código:

«Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.»

En todo caso, al ser una simple presunción, esta será susceptible de contradicción, pero hasta tanto no se demuestra  lo contrario, la copia seguirá siendo válida.

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