Crear una lista desplegable de productos en Excel

Por   18/09/2017

En ocasiones necesitamos escribir en una celda de Excel, un producto o un concepto de retención, y que mejor que seleccionarlo de una lista ya predefinida y que al ubicarse en la celda donde se necesita colocar, se despliegue una lista de la cual podamos seleccionar el producto o el concepto que necesitemos.

Siempre es mejor tomar los datos de una base o listado ya definido, puesto que eso nos evita el trabajo de digitar los mismos valores cada vez que se necesiten, y el riesgo de equivocarse y digitar mal un texto desaparece completamente.

Excel ofrece esta herramienta, y todo lo que debemos hacer es definir la lista que queremos que se desplegue.

Supongamos que en la hoja 1, celda B2, queremos escribir el concepto sujeto a retención, el cual debemos seleccionarlo de una lista.

Lo primero que se debe hacer es definir la lista. Para ello escribimos los conceptos en la misma hoja o en otra hoja del libro en el cual estamos trabajando.

Por ejemplo, en la hoja 2 colocamos en la columna A, partiendo de la fila 2, los siguientes conceptos: Servicios 4%, Servicios 6%, Compras, Honorarios 10%, Honorarios 11%, Otros ingresos y Salarios.

Seleccionamos esos valores y le definimos un nombre. Para ello y estando seleccionadas las celdas donde están ubicados los conceptos que integrarán la lista, vamos al menú Insertar-Nombre-definir. Allí le colocamos un nombre a la lista que hemos creado y lo llamaremos “Retefuente”, por ejemplo. [En Excel 2007 el nombre se define en la barra de herramientas Fórmulas].

Una vez creada la lista, nos ubicamos en la celda B2 de la hoja 1 donde necesitamos crear la lisa desplegable. Ubicados en la celda, vamos al menú Datos-Validación. Allí, en configuración-criterios de validación elegimos Lista. En el campo de Origen colocamos el nombre que le definimos a nuestra lista creada en la hoja 2 precedida del signo =, que en nuestro ejemplo nos quedaría =Retefuente. Le damos aceptar y ya tenemos nuestra lista desplegable.

Si tenemos dificultad con definir el nombre de la lista, podemos no definir el nombre, sino que en lugar de escribir =Retefuente, colocamos allí la referencia de donde está nuestro listado de conceptos de retención. En este caso, el listado de conceptos debe estar ubicado en la misma hoja, por ejemplo en la columna E de la hoja 1, así que la referencia quedaría algo así como =$E$2:$E$9.

Veamos un pequeño ejemplo

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