¿Cuándo hay que verificar que el proveedor esté inscrito en el régimen común?

Bien sabemos que es necesario exigirle a quien le compramos productos o servicios una copia del Rut, Rut que puede indicar si el proveedor es del régimen común o del régimen simplificado, pero hay un momento en que no basta con exigir la copia del Rut, sino que es preciso verificar que el contribuyente pertenezca al régimen común, puesto que no nos servirá un Rut en el que el proveedor figure como responsable del régimen simplificado.

En cierta forma, el contribuyente tiene que convertirse en agente de control del estado, quien tendrá que verificar que el proveedor está cumpliendo con sus obligaciones tributarias.

Es así como el artículo 499 del estatuto tributario, en su parágrafo 1 dice:

Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3.300 UVT, el responsable del Régimen Simplificado deberá inscribirse previamente en el Régimen Común.

Adicionalmente dice el artículo 177-2 del estatuto tributario:

No aceptación de costos y gastos. No son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de operaciones gravadas con el IVA:

a) Los que se realicen a personas no inscritas en el Régimen Común del Impuesto sobre las Ventas por contratos de valor individual y superior a 3.300 UVT en el respectivo período gravable;

b) Los realizados a personas no inscritas en el Régimen Común del impuesto sobre las ventas, efectuados con posterioridad al momento en que los contratos superen un valor acumulado de 3.300 UVT en el respectivo período gravable;

c) Los realizados a personas naturales no inscritas en el Régimen Común, cuando no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado. Se exceptúan de lo anterior las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, siempre que el comprador de los bienes o servicios expida el documento equivalente a la factura a que hace referencia el literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario.

Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) de este artículo, la obligación de exigir y conservar la constancia de inscripción del responsable del Régimen Simplificado en el RUT, operará a partir de la fecha que establezca el reglamento a que se refiere el artículo 555-2.

Según las normas transcritas, el contribuyente debe verificar que su proveedor esté inscrito en el régimen común si es que está obligado a ello por no cumplir con los topes para pertenecer al régimen simplificado, lo cual supone una tarea titánica, ya que el contribuyente tendría que ponerse en la tarea de investigar si aquella persona que se presentó como régimen simplificado, está o no diciendo la verdad.

Es por ello que la obligación que tiene el contribuyente de verificar que su proveedor esté en el régimen común cuando esté obligado a ello, no es absoluta, es decir, que no siempre existe esta obligación, ya que le sería imposible cumplirla siempre.

Esta obligación sólo existe respecto a las operaciones propias con el proveedor, de modo que el contribuyente no debe verificar las operaciones que su proveedor realiza con otros contribuyentes.

El contribuyente sólo debe verificar que su proveedor pertenezca al régimen común en dos casos muy específicos:

  1. Cuando firme un contrato cuyo valor individual supere 3.300 Uvt en el mismo año gravable.
  2. Cuando la totalidad de contratos firmados con el mismo proveedor durante el año gravable superen los 3.300 Uvt.

Esto se debe a que si se presentan las dos situaciones anteriores, es evidente que el proveedor tendrá que pertenecer al régimen común y el contribuyente puede verificarlo por sí mismo ya que él posee la información necesaria para ello. En este caso no requiere recurrir a terceros para verificar nada, luego no tendrá excusa para decir que no lo sabía.

Distingo sucede cuando el proveedor, para pertenecer al régimen común debe sumar los contratos firmados con varios contribuyentes; en ese caso, un solo contribuyente no tiene la información suficiente para determinar si su proveedor debe pertenecer al régimen común, pues para saberlo, tendría que hacer cruces y verificaciones con terceros, obligación que no le impone la ley, y por tanto,  en ese caso, no está obligado a verificar si su proveedor está en el régimen común, y en caso de estar obligado y no está inscrito, la Dian no le puede desconocer los costos y gastos correspondientes.

Supongamos el contribuyente X y el proveedor A.

El proveedor A le vende al contribuyente X la suma de 2.500 Uvt y al contribuyente Y la suma de 2.000 Uvt. En total el proveedor A vendió 4.500 Uvt y tendrá que pertenecer al régimen común.

En este caso, ni el contribuyente X ni el Y están e la obligación de exigirle al proveedor A la copia del Rut en la que conste pertenecer al régimen común, así el proveedor esté obligado a pertenecer a dicho régimen.

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