¿Cuándo se deben contabilizar las retenciones en la fuente practicadas?

¿En qué fecha o momento el contribuyente debe registrar en su contabilidad las retenciones en la fuente que le hayan practicado? Periodo o fecha en que se deben contabilizar las retenciones en la fuente tanto para el agente de retención como para el sujeto pasivo objeto de retención.

La fecha de contabilización de las retenciones en la fuente resulta relevante en  el tema tributario (en Colombia todo gira en torno a lo que dispongan las normas fiscales), puesto que de ello depende que el contribuyente pueda imputarlas en la respectiva declaración del impuesto retenido, y en caso del agente de retención, le evita una sanción por corrección o quizás una sanción por extemporaneidad según sea el caso.

Cuando hablamos de registrar en la contabilidad naturalmente nos estamos refiriendo a quienes llevan contabilidad por causación, lo que significa que la contabilización de las retenciones en la fuente se debe hacer cuando surge la obligación de aplicar la retención.

¿Y cuándo surge la obligación de efectuar la retención?

La norma señala como principio general que la retención en la fuente se debe efectuar en el momento del pago o del abono en cuenta, lo que ocurra primero, y ahí llegamos a la discusión de qué fue primero, si el huevo o la gallina.

Si la contabilización  se hace cuando la retención se efectúa, pero la retención se efectúa cuando se hace la contabilización (abono en cuenta), entonces no se puede determinar el momento de contabilizar o de retener….

Para solucionar el problema conceptual de qué hacer primero, si contabilizar la retención o aplicar la retención, recurrimos a lo que en dijo la sección cuarta del consejo de estado en sentencia 18250 del 31 de mayo de 2012 con ponencia del magistrado William Giraldo:

“…la retención en la fuente se causa en el momento del pago o abono en cuenta, es decir, ésta se encuentra ligada a la realización del ingreso…”

El punto clave es la realización del ingreso sujeto a retención en la fuente. Así, una vez se realiza el ingreso sobre el cuál se ha de efectuar la retención en la fuente nace la obligación de retener; se debe efectuar la retención y a su vez realizar el registro contable, todo al mismo tiempo, o si se quiere, primero se realiza y contabiliza el ingreso o el egreso (según corresponda), luego se practica la retención y seguidamente se registra en la contabilidad la retención practicada.

Periodo en que se imputan las retenciones practicadas

Esto aplica para el sujeto pasivo objeto de retención quien puede imputar en su declaración las retenciones en la fuente que la  hayan practicado como lo estipula el artículo 373 del estatuto tributario respecto al impuesto a la renta, pero igual sucede con los otros impuestos sujetos a retención.

En cuanto al periodo en que el contribuyente puede imputar o descontarse las retenciones en la fuente, dijo el consejo de estado en la misma sentencia ya referida:

La Sala ha indicado que armonizadas las disposiciones relativas a la causación de los ingresos con las acabadas de mencionar respecto de la retención en la fuente, se concluye que para quienes llevan contabilidad por el sistema de causación, el derecho a deducir en un período las retenciones del impuesto se encuentra sujeto a que el ingreso que las genere se realice o cause en el mismo período, y correlativamente se cause el impuesto en la misma vigencia fiscal.

En otras palabras, en el periodo que sucedió la operación económica sujeta a retención  y en el que se debió efectuar la retención, es el periodo en que se deben imputar o restar las retenciones practicadas. Ejemplo: si las retenciones en la fuente se las practicaron en el 2017, es en la declaración del 2017 que se deben descontar esas retenciones. No es posible imputar unas declaraciones en un periodo diferente al que corresponden.

¿El agente de retención cuándo debe declarar las retenciones practicadas?

Las retenciones se deben declarar en el periodo en que se practican y se contabilizan.

Si las retenciones en la fuente se practican en un mes y se declaran en otro mes, la Dian perfectamente puede exigir que se corrija la declaración del mes en que se practicaron las declaraciones para que se incluyan esas retenciones y ello supone el pago de la sanción por corrección.

Ahora, si las retenciones no se contabilizaron en el periodo que correspondía sucede lo mismo, pues la Dian exigirá que sean declaradas cuando debieron practicarse y debieron contabilizarse.

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Una opinión
  1. Rafael de la Rosa dice:

    Soy declarante y contribuyente dian todos los
    Años
    Quiero saber aplican los descuentos del 10% en mis contratos.
    Rafael de la Rosa

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