Cuando se factura por computador no es necesario conservar una copia impresa de la factura

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Cuando el contribuyente genera sus facturas por computador o cualquier otro medio electrónico, no es obligatorio que imprima una copia de la factura para conservarla es sus archivos físicos.

La regla general es que el contribuyente o comerciante obligado a facturar, debe conservar el original o la copia de la factura que expida, la cual debe estar físicamente en sus archivos para cuando la administración de impuestos las solicite, se puedan exhibir.

Pero en el caso de las facturas generadas por computador, no es necesaria la conservación de una copia física, puesto que el sistema electrónico permite verificar la existencia de la factura, o imprimirla nuevamente, de modo que no tiene objeto imprimirla en el momento de generar la factura.

Así lo ha entendido el administración de impuestos, que mediante oficio tributario 030421 de del 23 de abril de 2007, manifiesta que no es necesaria la impresión de la copia física de la factura cuando esta se genera por computador.

La Dian, en el oficio referenciado, se remite al concepto 013362 de 1998,  emitido por esta misma en entidad, en el que se manifiesta lo siguiente:

(…) Así las cosas, al tener la misma eficacia la cinta testigo magnética y la copia física de la factura expedida por computador, se concluye que cuando se utiliza este sistema para cumplir con el deber formal de facturan no es necesario conservar una copia física de cada una de las facturas que se expidan (…)

Esta conclusión, es apenas obvia puesto que cualquier medio magnético garantiza la conservación de la expedición de facturas con la misma o más eficacia que el papel físico, puesto que además de permitir su recuperación o impresión en cualquier momento, un  medio magnético resulta casi imposible de manipular sin dejar evidencia.

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4 Opiniones
  1. Andres Sanchez Dice:

    Quiero preguntar si estoy imprimiendo por computador y me queda mal una factura ese numero debe anularse o puedo corregir y imprimir de nuevo la factura?

    Gracias.

    Responder
    • Henry Osorio Dice:

      Hola Andres, la factura debe anularse y hacerla en otro consecutivo, la re-facturacion esta prohibida

      Responder
  2. Adriana Dice:

    Buenas tardes, tengo una inquietud. Empecé un negocio, pero al inaugurar tuve grandes fallas con el sistema de facturación, por lo que tuvimos que realizar una factura provisional por excel; en esta factura se encontraba descrito los datos del negocio, la resolución de la Dian, valor IVA y todo lo que exigen para el mismo; como tuvimos que cambiar de sistema duramos 3 semanas facturando así; al comprar un nuevo sistema (SIIGO), como podemos ingresar las facturas ya expedidas en mostrador sin que nos genere inconvenientes?. Gracias.

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  3. Maili Andrea Roncancio Ayala Dice:

    Buenas tardes.

    Cuando estamos generando una copia de factura ya histórica la resolución que esta debe tener debe ser la vigente en su momento de emisión o puede ser la vigente al dia de re consulta de la factura generada.

    Responder
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