Cuenta de cobro o documento equivalente no proceden cuando hay que expedir factura

Cuando para el proveedor existe la obligación de expedir factura,  la cuenta de cobro o el documento equivalente no proceden como soporte fiscal para costos y deducciones.

Por excelencia la factura es el soporte ideal para procedencia de costos  y deducciones, tal como se interpreta de la lectura del artículo 771-2 del estatuto tributario, y se entiende que cuando el proveedor está obligado a expedir factura conforme al artículo 615 del estatuto tributario, la factura se convierte en el soporte elemental.

Es importante señalar lo que dice el inciso 3 del artículo 771-2 del estatuto tributario:

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

La norma es clara y contundente al señalar que sólo ante la ausencia de la obligación de expedir factura, el soporte de los costos y deducciones ser hará por medio de otros documentos, que podría ser el documento equivalente que elabore el mismo contribuyente, o la cuenta de cobro en algunos casos.

En consecuencia, cuando el proveedor está obligado a expedir factura, obligación que se advierte en la copia del Rut que se le debe solicitar, necesariamente se le debe exigir la factura puesto que de lo contrario no se podrán soportar los costos y deducciones declarados.

Cuando la ley ha considerado un requisito determinado, sólo cuando este se allana plenamente procede lo que se pretende probar, y ese es el caso de los obligados a facturar.

Es por ello que el contribuyente debe estar pendiente de las facturas, pues sucede a menudo que en diciembre del año gravable se le envía al proveedor una cuenta de cobro y este sólo envía la factura correspondiente en enero o febrero del siguiente año, situación que puede llevar a error al contribuyente  a la hora de elaborar su declaración tributaria.

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