Cuotas ordinarias y extraordinarias ¿Qué conceptos se pueden incluir?

Por

Recibimos de parte de nuestros lectores la siguiente consulta que nos disponemos a responder:

¿Es posible incluir en la cuota de administración de propiedad horizontal que se cobra mensualmente a cada uno de los residentes y/o copropietarios, un valor que corresponda al concepto pintura para el edificio? o por el contrario, en necesario siempre establecer una cuota extraordinaria para realizar este tipo de proyectos en la copropiedad

De ser así, agradezco se me pueda informar el sustento jurídico; y de no ser posible, muy respetuosamente solicito también me sea informado el sustento en la legislación y/o regulación colombiana que le sea aplicable.

Debemos comenzar por el final de la consulta: El sustento jurídico de la aprobación de las cuotas de administración o expensas comunes necesarias, bien sean éstas ordinarias o extraordinarias, que tanto preocupa al consultante, es solo uno:

La Ley 675 de 2001, por lo que es necesario antes de responder su inquietud, recordarle algunos apartes de la misma, que facilitarán la comprensión del concepto a expresar.

Dentro del Artículo 3 - Definiciones, se expresa:

Expensas comunes necesarias: Erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con éstos.

Las expensas comunes diferentes de las necesarias, tendrán carácter obligatorio cuando sean aprobadas por la mayoría calificada exigida para el efecto en la presente ley.

El Artículo 29 señala:

Artículo 29. Participación en las expensas comunes necesarias. Los propietarios de los bienes privados de un edificio o conjunto estarán obligados a contribuir al pago de las expensas necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.

El Artículo 32 indica:

Artículo 32. Objeto de la persona jurídica. La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal.

Artículo 38 y subsiguientes:

Artículo 38. Naturaleza y funciones. La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:

  1. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo administrativo y el administrador.
  2. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.

Artículo 50. Naturaleza del administrador. La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias. Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.

Artículo 51. Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:

  1. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
  2. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.

De todo lo anterior, es claro que los diferentes conceptos para los cuales se destinen las cuotas de administración son previamente aprobados por la asamblea, bien sean ordinarias o extraordinarias. Las primeras se destinan para atender los gastos normales u ordinarios de funcionamiento, que se causan sin falta todos los meses, año tras año. Dentro de éstos, están los mantenimientos regulares de la copropiedad, que puede incluir la pinturas menores de zonas comunes; no obstante, cuando se trata de la pintura general de fachadas e impermeabilización y cubiertas, dado su alto costo, suele aprobarse una cuota extraordinaria en asamblea. También hay copropiedades que incluyen dentro del presupuesto ordinario un “ahorro programado” a varios años con el fin de recaudar anticipadamente los recursos necesarios para realizar este tipo de obras. Algunas veces, este valor se factura por separado y se asimila a una pequeña cuota extraordinaria, de carácter casi permanente. En cualquier caso, es claro que todas las cuotas deben ser siempre aprobadas por la asamblea y corresponde al administrador su recaudo y ejecución; no le está permitido facturar conceptos no aprobados y el consejo tampoco está facultado para ordenarlo

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30 Opiniones
  1. Viviana Velazco Dice:

    Buenas noches.
    En el conjunto que habito nos están cobrando una cuota especial por la limpieza de un terreno que se encuentra en la vía que conduce a nuestro urbanismo. Alega la junta de condominio que la idea de “cooperarle” a los dueños de ese terreno es para que la vía que conduce a nuestro urbanismo se vea “más bonita” y según ellos que así “mejoramos nuestra calidad de vida”, siendo este gasto desde mi punto de vista totalmente innecesario por cuanto dicho terreno está siendo limpiado por sus mismos dueños precisamente para ser vendido por parcelas, ya que incluso tienen avisos de venta, y lo peor es que tal terreno ni siquiera colinda con nuestro conjunto. Considero que no me pueden obligar a pagar esa cuota especial por cuanto no es terreno nuestro, no forma parte de nuestro conjunto, ni tampoco es un terreno colindante como para decir por ejemplo que lo vamos a limpiar por seguridad nuestra. En un principio algunos vecinos dijeron no estar de acuerdo con tal pago, otros que sí y otros que simplemente quien lo quisiera pagar la hiciera a voluntad propia, mas no se llegó a ningún acuerdo. Al ver la notificación de cobro del mes pasado observo que están cobrando dicha cuota especial. Quería consultarles si estoy en lo correcto de no estar obligada a pagar y si me pueden indicar algo en lo cual fundamentar mi negación a pagar tal cuota.
    Agradeciendo la atención suministrada. Saludos cordiales.

    Responder
    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      Viviana buenas noches. Su única obligación es pagar las expensas comunes necesarias, aprobadas por la Asamblea. Solicite copia del acta en la que conste que el concepto cobrado (que no se configura como expensa común necesaria, porque es para un predio ajeno a su copropiedad) haya sido aprobado, indicando el % de coeficientes que votaron. Si no se allega tal documento, no está obligado. Si se le anexa, verifique si es susceptible de impugnar, por tratarse de una decisión en contravía de la ley y del reglamento. ¡Saludo¡

      Responder
  2. Ricardo Dice:

    Caso igual al de Ricardo Reyes, se autorizo un pago de CE, pero en pleno jamás se aprobo ningun tipo de penalización, ni de intereses, hubo propietarios que por situación económica no pagarón en los dso meses pactados, pero han ido abonando a esta obligación, ejemplo para pagar en cuatro meses o cinco.
    la señora administradora y el concejo a pesar que a penas quisieron aplicar la medida, varios se manifestaron en contra decidieron cruzar la CE con la Ordinaria o Cuota de Admon, quitando el pronto pago así, en este jamás de hallan atrazdo.
    por ahí lei que hay una ley que establece que la CE y la Odinaria son totalmente Independiente, que nisiquiera en pleno se puede pactar que una grabe la otra.
    que hay de cierto, cual ley podemos citar para que estos señores no sena arbotrarios y dejen d buscar excusa para recolectar dineros de manera elegal. Gracias

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  3. Oscar M Dice:

    Buen dia,

    La duda que tengo es referente al uso de las cuotas extraordinarias, es decir, se puede aprobar en Asamblea una cuota extraordinaria para uso externo, es decir que no tienen nada que ver con la copropiedad. Mi conjunto quiere implementar una cuota extraordinaria para el arreglo de una via que no hace parte de la Copropiedad. Necesito por favor numeral de la ley que limita el usos de las cuotas extraordinarias
    Gracias

    Responder
    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      Oscar buenos días. El pago de expensas, ya sean ordinarias o extraordinarias, están destinadas a cubrir necesidades de la COPROPIEDAD, es decir para garantizar el adecuado mantenimiento, seguridad y conservación de zonas y bienes COMUNES, que hacen parte de la misma y, por consiguiente, no es legal aprobar erogaciones con destino a bienes externos o públicos, cuyo mantenimiento corresponde al Estado. Esto no necesita ninguna norma, puesto que la Ley 675 de 2001 establece claramente la definición de las mismas, en sus artículo 3 y 29. También el parágrafo del art. 5, establece que los reglamentos y, por analogía, las decisiones de la asamblea, no podrán vulnerar las normas imperativas de dicha ley y, en tal caso, se entenderán como no escritas y, por consiguiente, no son obligatorias, es decir, son ineficaces. ¡Saludo¡

      Responder
  4. Violeta Dice:

    Muy buen día.

    Necesito de sus conocimientos para saber quehacer:

    En el edificio de P.H. donde resido se aprobó cuota extraordinaria para actualización a la norma y modernización de 2 ascensores a todos los copropietarios excepto los del 1 piso. Además a los dueños de parqueaderos (son 9) nos colocaron otra cuota aparte. Ya que nos cobran administración aparte de la del apartamento, por el parqueadero. La inquietud mía reside en que me comentan que no tenemos que pagar la cuota extraordinaria por el parqueadero ya que el ascensor de los pisos impares (yo vivo en piso impar) no llega al parqueadero ;como sí llegaría si lo habilitan (hace años que el ascensor se deshabilitó para bajar al parqueadero ) a los residentes de pisos pares. Es decir actualmente los ascensores par e impar llegan sólo al primer piso, el. administrador refiere habilitar el único que llega al parqueadero, directo de os pisos pares.
    Algunos copropietarios que no nos vamos a beneficiar del ascensor al parqueadero nos negamos a pagar dicha cuota extraordinaria, más el administrador insiste en que debemos hacerlo.
    Aclaro que en el reglamento del edificio refiere a que la cuota la debe pagar cada “departamento”, a lo cual el asegura que el garaje es un departamento.
    Les agradezco me puedan colaborar con argumento, normatividad etc,. para salir avante de este atolladero.

    Gracias.

    Responder
  5. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Violeta buenas tardes. Si el parqueadero es un bien privado, con matrícula propia, diferente a la del apartamento, debe pagar expensas; de lo contrario, no. De otra parte, el art. 29, parágrafo tercero de la Ley 675 establece: "...los propietarios de los bienes de dominio particular ubicados en el primer piso no estarán obligados a contribuir al mantenimiento, reparación y reposición de ascensores, cuando para acceder a su parqueadero, depósito, a otros bienes de uso privado, o a bienes comunes de uso y goce general, no exista servicio de ascensor" Saludo¡

    Responder
  6. Arturo Dice:

    Buenos días
    En el condominio donde vivo aprobaron en la asamblea una cuota extraordinaria para el día de los niños y fiestas de navidad. Quiero que me diga si esto está contemplado en la ley 675 ?
    Espero su respuesta Dr. CHÁVEZ

    Muchas gracias.

    Responder
  7. Arturo Dice:

    Buenos días
    Señor Nelson Chávez
    En el condominio donde vivo aprobaron en asamblea una cuota extraordinaria para realizar las fiestas de los niños y navidades, me pregunto esta contemplado esto en la ley 675 del 2001 ?

    Muchas gracias

    Responder
    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      Hola Arturo. La ley 675 faculta a la asamblea para aprobar cuotas ordinarias y extraordinarias, independientemente de su destinación; las primeras hacen parte del presupuesto ordinario y las segundas no, aunque los conceptos que me comenta, son usuales todos los años, así que les sugiero incluirlos para el nuevo año en el presupuesto, de modo que no se requiera nuevamente fijar una cuota extra para ello. ¡Saludo¡

      Responder
    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      Arturo, buenas tardes. Ese concepto usualmente debe estar dentro del presupuesto ordinario y, por consiguiente, hacer parte de la cuota mensual. Si por alguna razón no quedó, es totalmente válido que la asamblea lo apruebe y su decisión es de obligatorio cumplimiento. Saludo.

      Responder
  8. Juan Felipe Dice:

    Cordial saludo,

    Le agradezco me aclare si una cuota extraordinaria se debe distribuir de acuerdo al coeficiente de copropiedad como sucede con las cuotas ordinadarias. O se puede distribuir uniformemente entre los copropietarios de manera que todos paguen el mismo valor.

    Muchas gracias.

    Responder
  9. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Juan Felipe, buenos días. El artículo 3° de la Ley 675/2001,define los coeficientes de copropiedad como "...índices que definen la PROPORCIÓN con que cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto...". Como puede observar, la ley es muy clara y debe ser proporcional al coeficiente, de modo que no es legal ni válido fijarlas iguales o "uniformes". No sobra aclarar que no importa si se trata de cuotas ordinarias, o extraordinarias, las dos son "expensas comunes". ¡Saludo¡

    Responder
    • Juan Felipe Dice:

      Muchas gracias por su concepto y aclaración. Me surge una duda adicional en este sentido y relacionada con la pregunta anterior: Si es deseo de la asamblea general con fines de igualdad que una cuota extra sea igual para todos los propietarios al margen de su coeficiente y todos están de acuerdo se puede aprobar?

      Responder
  10. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Juan Felipe buenos días. Definitivamente parece no haberle quedado claro. La asamblea podrá ser el máximo órgano de la copropiedad, pero NO PUEDE PASAR POR ENCIMA DE LA LEY. Saludo.

    Responder
  11. tatiana Dice:

    Buen dia,quiero saber que mediadas se pueden tomar cuando en asamblea se fija una cuota extraordinaria para adecuación de las vías vehiculares del conjunto y hay propietarios que se niegan a pagar.

    Responder
    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      Tatiana, si las vía no son públicas, sino que hacen parte de las zonas comunes de la copropiedad, se pueden aplicar todas las mismas medidas que se utilizan para cobrar las cuotas ordinarias: aplicar intereses de mora; restringir servicios comunes no esenciales; publicar listado de morosos y, el cobro persuasivo y coactivo, o jurídico. ¡Saludo¡

      Responder
  12. Betty Dice:

    Buenas Noches quería preguntar si para pagar una demanda que hace una persona de limpieza al consorcio debe aplicarse el coeficiente establecido a cada departamento o debe repartirse en partes iguales de acuerdo a la cantidad de departamentos sin importar los metros cubiertos de cada uno.

    Responder
  13. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Betty, buenas noches. En la legislación colombiana, todas las expensas comunes son por coeficientes de copropiedad. ¡Saludo¡

    Responder
  14. soledad rodriguez Dice:

    Buenas tardes solicito me aclaren una duda tengo un apartamento de playa el cual el edificio no tiene 5 años de entregado a los propietarios la mayoria aun la tiene la constructora quien lleva la presidencia del condominio ahora bien ello estan solicitando una cuta de $100 dolares por propietario para el arreglo del piso de la piscina, mi duda es en venezeula la moneda es el bolivar no es el dolar es ilegal por el control de cambio solicitar cuotas en dolares, el otro punto es que ellos lo piden en efectivo y lo va administrar directamente la contructora, ahora bien de avuerdo a Ingenieria Civil la constructora tiene el deber de correr con todos los gastos de areas comunes que se presenten como daños ocultos o mala construccion dentro de un lapso de 10 años, mi duda es tenemos que pagar en dolares ademas de efectivo y que lo administre la constructora, la otra pregunta es ellos son responsables de que el piso de la piscina este dañado la obra no tiene no llega a 4 años de entregada, me podrian ayudar con estas dudas, gracias.

    Responder
    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      Soledad buenas tardes. En Colombia, la moneda funcional es el peso, no el dólar, así como en Venezuela y cada país hay su propia moneda. La Constructora debe responder por las garantías, conforme a los plazos establecidos en la legislación local. Saludo.

      Responder
  15. Diana Dice:

    Buen día
    en mi conjunto se aprobó una cuota extraordinaria para arreglos de humedades y otros, de lo cual no me he beneficiado solo pintaron y no se han realizado las obras que fueron acordadas, como resanar humedades, que entidad regula, puedo demandar a donde puedo dirigirme, para entablar una demanda contra la administración y consejo, ademas cuando me he dirigido con alguna queja o reclamo con carta por escrito esta señora dice que no me acepta la carta, hay alguna ley que regule ya que como ella no firma el recibido no tengo pruebas de las veces que me he acercado para realizar las solicitudes.

    Responder
  16. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Diana buenos días. Se deben conocer datos adicionales, como: plazo de la cuota y plazo para realizar las obras. Además, recién pasó la temporada de asambleas y este es el espacio para aclarar y exigir respuestas. Si no le reciben la carta, envíela por correo certificado y ese documento le sirve de soporte para citar a la administradora a una inspección, o entablarle querella policiva, por afectación al disfrute y goce de sus bienes, quienes los citarán y levantarán el acta correspondiente. Saludo.

    Responder
  17. Adriana Echeverry Dice:

    Buenas tardes!

    Sé que si la asamblea lo aprueba, se debe cancelar, pero tengo una duda. En la propiedad horizontal en la que vivo, han decido instalar una puerta eléctrica a la entrada del parqueadero y han asignado una cuota extraordinaria para dicho gasto, tengo 2 cunsultas: 1. Si dentro del parqueadero no tengo propiedad alguna, solo el apartamento, estoy obligada a pagar sabiendo que para nada me beneficia dicho cambio? y si es así, las cuotas para todos son iguales?, no deberían ser proporcionales de acuerdo a las áreas de cada apartamento como se hace con la administración?, Saludos

    Responder
  18. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Adriana, buenas tardes. La puerta eléctrica hace parte del control vehicular y, por consiguiente, de la seguridad del edificio, siendo un gasto común a cargo de todos los propietarios, en proporción a sus coeficientes de copropiedad. No es legal cobrar cuotas iguales, salvo que todos tuviesen igual coeficiente. ¡Saludo¡

    Responder
  19. Adriana Echeverry Dice:

    Buenas tardes Nelson, agradezco su valiosa respuesta, por favor podría indicarme qué artículo debo citar para sustentar la respuesta que voy a enviar a la administración?

    De nuevo muchas gracias!

    Responder
  20. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Hola Adriana. Con mucho gusto. Algunos apartes de las Ley 675/2001: Art. 3°. Definiciones. Coeficientes de copropiedad. Índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes de dominio común del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. Definen además su participación en la asamblea de propietarios y LA PROPORCIÓN CON QUE CADA UNO CONTRIBUIRÁ EN LAS EXPENSAS COMUNES DEL EDIFICIO O CONJUNTO...

    Art. 25. De los coeficientes de copropiedad... Tales coeficientes determinarán: 3. El índice de participación con que cada uno de los propietarios de bienes privados ha de contribuir con las expensas comunes del edificio o conjunto, MEDIANTE EL PAGO DE CUOTAS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS de administración, salvo cuando éstas se determinen de acuerdo con los módulos de contribución en la forma señalada en el reglamento.

    Está bastante claro y EXPRESO. Saludo.

    Responder
    • Adriana Echeverry Dice:

      Nelson, muchas gracias por su valiosa información.

      Saludos.

      Responder
  21. Viviana Ordoñez Dice:

    Buena tarde quisiera saber como establecen y quien regula las cuotas de administración de un conjunto, dado que actualmente vivo en un conjunto de 192 apartamentos y tenemos una cuota de $ 138.800 pesos (colombianos), me parece una cuota altísima, teniendo en cuenta que en el momento de la compra me dijeron que la cuota costaba entre $70.000 y $80.000, además de realizar la venta con estrato 3 y ahora resulta que subieron a estrato 4 después de 3 meses de la entrega, mil gracias, agradezco su colaboración

    Responder
  22. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Hola Viviana, con todo gusto. La ley 675/2001 define que las cuotas de administración se calculan aplicando el coeficiente de copropiedad de sus bienes privados (Apto. y, de tener, garaje y depósito), al valor total de los gastos mensuales aprobados por la asamblea en el PRESUPUESTO. Revise sus coeficientes en la escritura y/o certificados de libertad y aplíquelo al valor del presupuesto del Edificio; el resultado debe ser igual a su cuota actual.No importa lo que le haya informado la constructora, sino lo aprobado por la asamblea, para atender la necesidad de sufragar los gastos de funcionamiento de la copropiedad. ¡Saludo¡

    Responder
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