De la firma digital (EPF) a la firma electrónica (IFE) – paso a paso

Aún hay muchas dudas sobre la forma y momento en que se debe cumplir con este procedimiento, reglamentado mediante Resolución DIAN 000070 del pasado 3 de noviembre. Así mismo, es frecuente preguntar ¿quién debe hacer la actualización o cambio de firma digital a firma electrónica? ¿la persona jurídica, o la persona natural?

Empecemos por resolver estas inquietudes. La firma es personal, es decir que está en cabeza de una persona natural y no de la persona jurídica, la cual es inmaterial; no obstante, ésta tiene un representante legal y, en ocasiones, revisor fiscal, quienes, al tener en su RUT la obligación 22, deben migrar a la firma electrónica, en la fecha asignada en el cronograma de las personas jurídicas que representan. Esta es la descripción de la obligación 22, tomada directamente de la página o Portal de la DIAN.

22. Suscribir Declaraciones y/o Cumplir Deberes Formales. 

“Personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes formales a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante o informante; así como los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir las declaraciones existiendo la obligación legal. (Artículos 571 y 572 del Estatuto Tributario)”.

Volviendo al inicio, algunos de los artículos básicos para dar aplicación a la citada Resolución 070, son los siguientes. Subrayado fuera del texto original:

ARTÍCULO 2. Instrumento de Firma Electrónica (IFE). El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.

ARTICULO 3. Firma Electrónica pactada mediante acuerdo. Para poder utilizar el Instrumento de Firma Electrónica, a que se refiere el artículo 1° de esta resolución, el usuario deberá firmar el Acuerdo de F.E. (Acuerdo de Firma Electrónica), el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, de conformidad con el Decreto 2364 de 2012. El Acuerdo de F. E. se firmará en el procedimiento de emisión del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y de renovación por migración, por una única vez.

ARTÍCULO 5. Por una única vez, el suscriptor de firma digital renovará por migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) mediante la autogestión en los sistemas informáticos electrónicos de conformidad con lo establecido en el cronograma de implementación de la presente resolución para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la DIAN.

ARTÍCULO 9. Transitorio. La implementación del Instrumento de Firma Electrónica se hará conforme el siguiente cronograma:

Con los anteriores fundamentos, solo resta conocer el procedimiento a seguir en la página de la DIAN para efectuar este proceso de migración. Como éste ya se encuentra ilustrado de manera clara y paso a paso, sugiero consultar en este  link que encontré, publicado por el doctor José Libardo Hoyos Ramírez (Insotax SAS).

Para terminar, no sobra recalcar que este procedimiento es obligatorio para todo tipo de persona natural y jurídica que cuente con firma electrónica y que no se exceptúan las copropiedades organizadas en propiedad horizontal, pues somos susceptibles a “evadir” las responsabilidades, buscando conceptos sin fundamento, como en su momento se pretendió con las Normas de Información Financiera – NIF.

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2 Opiniones
  1. Edwin dice:

    Buenos dias, tiene alguna multa el no haber hecho el tramite a firma electronica dentro de los plazos del decreto?

  2. NELSON CHÁVEZ R. dice:

    Hasta ahora no hay sanciones; el problema es que una vez vencido el plazo, si no ha hecho la migración, no le permitirá firmar.

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