Determinar en Excel cuales empleados ingresaron o salieron en un mes

Por   18/09/2017

Hace unos días, una amiga requirió determinar o identificar cuales empleados habían salido de la empresa y cuales habían ingresado.

Hacer esto es una tarea sencilla si se trata de una empresa pequeña que maneje pocos empleados. Pero si la empresa tiene miles de empleados será una tarea engorrosa comparar mes a mes cuales fueron los que salieron y cuales fueron los que ingresaron.

Esto, indudablemente lo debe hacer el software de nómina, pero no siempre sucede así [parece que algunas (muchas creo) empresas aun no explotan al máximo la tecnología), por lo que ese tipo de empresa colocará a una persona para que se saque un ojo comparando cada uno de los miles de empleados, para poder identificar los nuevos y los que ya no trabajan en la empresa.

Así que me puse en la tarea de conseguir que Excel hiciera ese enorme trabajo.

Excel es una herramienta poderosa que puede agilizar el trabajo de un contador, por lo que resulta indispensable que todo contador público domine esta aplicación, pues Excel puede hacer en solo uno segundos el trabajo que manualmente tomaría días en realizarse.

No soy un experto en Excel, pero con el tiempo y la voluntad suficientes he desarrollado algunas pequeñas funciones muy útiles para desarrollar labores que un día cualquiera nos toca, y hoy publicaré como conseguir solucionar el problema planteado.

Pues bien, lo que se hace es comparar dos periodos. Si queremos saber que empleados salieron de la empresa en el mes de agosto y cuales ingresaron, debemos tener el listado de empleados tanto del mes de agosto como el mes de julio para poder hacer la comparación y así identificar cuales de los que estaban en julio no están en agosto (son los que salieron) y cuales de los que están en agosto no figuran en julio (son los que ingresaron).

Esto significa que en Excel tendremos dos columnas. La columna A por ejemplo, será la que contenga los empleados del mes de julio (al cual llamaremos mes 1), y en la columna B contendrá los empleados del mes de agosto (al cual llamaremos mes 2).

Luego en la columna C, extraemos los valores que están en la columna A pero no en la B, es decir, los que salieron en el mes 2 (agosto en este caso).

En la columna D, extraemos los valores que están en la B pero que no están en la columna A, es decir, los que entraron en el mes 2 (agosto en este caso).

La formula a colocar en la Columna C es:

=SI(CONTAR.SI($A$1:$A$10000;B1)=0;B1;"")

La formula a colocar en la columna D es:

=SI(CONTAR.SI($B$1:$B$10000;A1)=0;A1;"")

En este caso, estoy asumiendo que los empleados están desde la fila 1 hasta la fila 10.000, es decir, la formula está hecha para 10.000 empleados. Si tiene mas empleados todo lo que debe hacer es aumentar el rango.

Debe copiar esa formula desde la fila 1 hasta la fila 10.000 tanto en la columna C como en la D.

Todo lo que tiene que hacer, es copiar en las columnas A y B el listado de los empleados, y Excel le dirá cuales ingresaron y cuales salieron. Dependiendo del número de empleados, Excel se tomará entre 5 a 30 segundos hacer la operación. [¿Cuanto nos tomará comparar 10.000 empleados?)]

Obviamente los nombres del empleado deben coincidir para poder que las formulas funciones. Pepito Pérez debe aparecer como Pepito Pérez en los dos meses que se comparan.

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