Documentos equivalentes que usen el sistema POS ¿sirven como costo deducción e impuestos descontables?

Por 16 enero, 2019

El artículo 16 de la ley 1943 de 2018 agregó el parágrafo 4 al artículo 616-1 del Estatuto Tributario para señalar que los documentos equivalentes que se generan bajo el sistema POS no dan lugar a impuestos descontable en el IVA, ni a costo o deducción en el impuesto de renta.

Señala la norma:

«Parágrafo 4°. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.»

A partir de allí, se han fraguado toda serie de tesis. La primera (que no compartirnos) es que la norma señala que pese a usar el sistema POS la norma limita solo los documentos equivalentes, y en esa medida han modificado el encabezado para que se indique es  factura de venta y no documento equivalente. Con ello, algunos han considerado se supera la medida. Lo anterior no es dable, toda vez que no se trata simplemente de una modificación en la denominación en el documento físico.  Así las cosas, esta primera tesis, ha indicado que si en el documento dice factura de venta, es válido para el reconocimiento de costos, deducciones e impuestos descontables.

Otra postura, ha sido la de aplicar la norma en su sentido literal, entre ellos almacenes de cadena que facturan bajo el sistema POS han decido adoptar la solución supletoria, y han señalado a sus clientes la posibilidad de solicitar una factura de venta mediante diversos mecanismos. (ver foto)

documentos-post

Ahora bien ¿Qué es el sistema POS? La resolución 55 de 2016 de la DIAN señala la siguiente definición:

«1. El denominado punto de venta (POS)

Máquina registradora con sistema POS. El sistema POS es el conjunto de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias, o subfamilias.»

Entre tanto, coexiste el sistema PLU y el sistema de departamentos, reglamentados igualmente en la resolución 55 de  2016 DIAN. Lo anterior para denotar que solo el que factura puede identificar el sistema aplicable. Pues el hecho de que se identifique o no al tercero o la forma de impresión (si el papel es borrable o no) no determina el sistema aplicable.

O ¿puede identificar distinguir entre una factura que use el sistema POS, PLU y por departamentos? Difícilmente.

Por fortuna, el artículo 16 de la ley de financiamiento trae un parágrafo transitorio 1 que señala:

«Parágrafo transitorio 1°. Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno Nacional; entre tanto aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley. Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4. 1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes. A partir del 1° de enero de 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla: (…)» (subrayado propio)

Consideramos que el parágrafo transitorio 1, permite al contribuyente tener la certeza que hasta tanto no sea reglamentado por el gobierno nacional, los documentos equivalentes que usen el sistema POS son válidos tanto para impuestos descontables como para costos y deducciones.

No obstante, es preciso hacer la salvedad, que mientras se escribían estas líneas, conocimos la resolución 000002 del 3 de enero de 2019 de la DIAN, donde la entidad al definir quiénes están obligados a facturar electrónicamente, en el parágrafo 1 del artículo 2 de la resolución reitera lo dispuesto en el parágrafo 4 del artículo 616-1 del Estatuto tributario, dando a entender que la medida se encuentra en plena vigencia.

¿Y usted qué opinión le merece el tema?

Nota: reitero la pregunta ¿Cómo identifica usted la diferencia entre una factura que use el sistema POS, PLU y el sistema de departamentos?

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5 Opiniones
  1. Luis F. Chará Dice:

    Considero que una forma facil de distinguir entre Factura POS vs Tirilla PLU (maquina registradora), es que en la primera se puede apreciar lo siguiente: Razón Social del Establecimiento, se indica que es Factura de Venta con Consecutivo, Resolución de Facturación, discriminación de cada uno de los items adquiridos; en cambio en la tirilla no se indica la Res. de Facturación, en muchos casos no aparece el consecutivo y por lo general solo se muestra cuando se compro por el iva del 5%, o del 19% o por excluido.

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  2. José Dice:

    Ojo: ese paragrafo transitorio 1 que ustedes citan y subrayan al final, la parte que subrayaron, es algo que ya venía en la norma desde la ley 1819 de 2016. Por tanto, ese psrsgrafo solo hace referencia a la reglamentación que se deba expedir para la facturación electrónica y no aplica para interpretar lo dispuesto en él nuevo paragrafo 4 sobre la no aceptación de los tiquetes POS. Esos tiquetes Pos por tanto dejan de servido fiscalmente desde enero de 2019. A

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  3. Sinforoso Picón Dice:

    Interpreto que eso solo es valido para los obligados a facturar electrónicamente; el resto de sistemas POS siguen siendo válido, pero no sé qué digan ustedes.

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  4. Juan Alberto Correa Cardona Dice:

    Completamente de acuerdo con el comentario de José. La parte citada del Decreto 1625 de 2016 es la que definen las condiciones de la actual factura electrónica documento equivalente. La Dian desde el 15 de enero de 2019 no está admitiendo nuevos facturadores electrónicos voluntarios con esta normatividad, para concentrarse en la factura electrónica, validada en línea. Es la factura electrónica en línea la que requiere ajustes en la reglamentación.
    El sistema POS no pierde validez como sistema de facturación, ni la va a perder en un horizonte de unos dos años, ha establecido la misma DIAN. Pero para el que pierde validez como soporte de costos, deducciones o impuesto descontable, es para el que recibe la factura emitida por sistema POS, para el cual no es obligatorio identificar al adquiriente. Y esto no tiene que ver todavía con facturación electrónica, ni con el sistema actual de documento equivalente validado en un plazo de 48 horas ni con la factura electrónica validada en línea, por lo que considero el parágrafo 4 de la ley 1643 de 2019 está vigente. Además de que es bastante inútil en un caso de estos pelear con la Dian. El problema es que en muchas ocasiones los facturadores por sistema POS no tienen la facilidad de implementar en los 3 días finales de año una facturación alterna por computador, así su sistema POS esté basado en un “conjunto de hardware y software” que sea tecnológicamente un computador, porque el proveedor del software, a veces una multinacional extranjera, le tiene que desarrollar la posibilidad de amparar la factura de venta, todas o algunas, en autorización de factura por computador para que, de acuerdo con la nueva legislación, le pueda servir a su cliente como soporte contable.

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  5. juan c ballestas Dice:

    Buenos días, yo considero aclarar que en estos momentos hay varias formas de controlar los ingresos de un contribuyente y son: factura papel tradicional, factura computador, factura electrónica y documentos equivalentes…para nuestro caso particular los documentos equivalentes siguen vigentes porque solo una reglamentación expresa en la nueva reforma lo cambiaría…la DIAN por su parte con una resolución no puede pasar por encima de una ley aprobada por el congreso; En pocas palabras si la DIAN en su resolución 002 de enero de 2019 No tiene potestad para dejar sin validez este tipo de control. Tengo muy claro que solo una reglamentación por parte del gobierno puede cambiar lo escrito en la ultima reforma tributaria respecto a documentos equivalentes…mi conclusión personal basada en la interpretación de la norma vigente es: Que los documentos equivalentes tienen toda su validez hasta que el gobierno reglamente y diga lo contrario…si el gobierno demora la reglamentación. mas allá de este año se prolonga la validez de los documentos equivalentes…la DIAN debe acatar la ley porque esta esta por encima de su resolución.

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