Eficacia probatoria de los documentos privados

En materia tributaria, cuando se trata de probar costos, deducciones, rentas exentas, ingresos no constitutivos de renta, descuentos tributarios, pasivos y en general cualquier beneficio tributario, se requiere hacerlo mediante documentos y soportes válidos según las exigencias de la ley para cada caso específico.

Uno de los documentos utilizados por los contribuyentes para respaldar este tipo de hechos, son los llamados documentos privados, o documentos firmados entre particulares para respaldar por ejemplo obligaciones o pasivos.

Respecto a la valides de estos documentos como prueba tributaria, ha dicho el Consejo de estado que:

(…)
Controvierten las partes, fundamentalmente, el valor probatorio de las letras de cambio aducidas como soporte de presuntas deudas del período, cuyo rechazo, a su vez, dio lugar a determinar oficialmente la renta por comparación de patrimonios.

Las letras en cuestión son, como lo sostiene la parte demandante, documentos privados con presunción de autenticidad, por virtud de lo dispuesto en el último inciso del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, que incluye expresamente los títulos valores en su extenso listado de documentos del género.

Y dado que, en el inciso, la presunción se predica del “contenido y las firmas” del acervo documentario relacionado, en principio, los documentos de que se trata, como los públicos, hacen fe de su otorgamiento, fecha, lugar de emisión o expedición, intervinientes, materialidad de las declaraciones de éstos y verdad de tales declaraciones (cfr. arts. 264 y 279, C.P.C.).

Sin embargo, las normas por las que se regula la fuerza probatoria de los documentos públicos y privados, distinguen, claramente, respecto de las manifestaciones que se hagan en los mismos, el efecto “inter partes”, del que se produzca frente terceros; y, asimismo, precisan, inequívocamente, el concepto de fecha cierta de los documentos privados.

Sobre lo primero, dice, en efecto, el inciso 2o. del artículo 264 del Código de Procedimiento Civil, que las declaraciones que consignen los interesados en escritura pública, tienen eficacia plena entre éstos y sus causahabientes, tanto en lo dispositivo del acto o contrato, como en lo meramente enunciativo del mismo directamente relacionado con lo dispositivo; pero que, en relación con terceros, se deben apreciar tales declaraciones, “conforme a las reglas de la sana crítica”.

Esto significa que, referente a los terceros, las manifestaciones o declaraciones de las partes, en el acto o contrato, no hacen plena prueba contra aquéllos, “per se”, sino que se deben estudiar por el juez en el contexto de los demás elementos circunstanciales y pruebas de que tenga conocimiento y formen su convencimiento, y adicionalmente, ratificarse y apreciarse como la prueba de testigos, pues el artículo 277 ib. solo atribuye a las mismas el carácter de testimonios sujetos a ratificación.
Por supuesto, lo que se diga de los documentos públicos en materia de fuerza probatoria, debe entenderse dicho, obviamente, de los documentos privados auténticos, y recíprocamente, en especial, en lo que precisamente concierne a la ratificación de las declaraciones a que se alude, ya que el grado de eficacia demostrativa que se atribuye por igual a los documentos públicos y a los documentos privados auténticos, entre las partes y frente a terceros, es exactamente el mismo (v. art. 279, inc, 1°., C.P.C.).

Por lo que hace a la fecha del documento privado, auténtico, o no, puesto que el legislador no distingue, el artículo 280 del Código de Procedimiento Civil, como bien lo advierte la sentencia, es muy explícito en cuanto a que tal fecha, “no se cuenta, respecto de terceros, sino desde el fallecimiento de alguno de los que lo han firmado, o desde el día en que ha sido inscrito en un registro público o en que conste haberse aportado en un proceso, o en que haya tomado razón de el un funcionario competente en su carácter de tal, o desde que haya ocurrido otro hecho que le permita al juez adquirir certeza de su existencia”.

En conclusión, contrario a lo que para el caso sostiene la parte demandante, los documentos privados auténticos y, específicamente, los llamados títulos valores, si bien hacen plena prueba entre las partes en lo que atañe a sus diversos elementos circunstanciales, no prueban, contra los terceros de buena fe, ni la verdad de las declaraciones que en ellos consignen los contratantes, ni la fecha en que los mismos se digan otorgados, expedidos o librados, pues ya se dijo, que las primeras se deben apreciar conforme a las reglas de la sana crítica y, de la segunda, solo cabe predicar certeza a partir de la realización de los supuestos de hecho precisamente señalados por el artículo 280 del Código de Procedimiento Civil.

Como evidentemente, en el caso, la Administración era un tercero de buena fe, en lo referente a actos o negocios jurídicos de la contribuyente y sus presuntos acreedores, no bastaba que el importe de los pretendidos créditos figurara en letras de cambio, ni tenía por qué tener como cierta la fecha que se había hecho figurar en los referidos títulos.

Al contrario, disponía de facultad legal suficiente para apreciar dichas circunstancias negociales u operacionales, conforme a las reglas de la sana crítica, y para tener por fecha de las mismas, alguna de las indicadas por el ordenamiento procesal específico.

Así las cosas, puesto que con referencia las letras de cambio que la accionante pretendió hacer valer, no se acreditó el fallecimiento de ninguno de los que las firmaron, ni su inscripción en ningún registro público, ni su conocimiento anterior por funcionario competente en su carácter de tal, que no fuera el notario que autenticó las copias aducidas por primera vez ante los funcionarios impositivos, ni su aportación a un proceso precedente, distinto del gubernativo impositivo, necesariamente debía tenerse por fecha cierta de dichos títulos, la de autenticación de las copias de los títulos, el 22 de octubre de 1993, o bien la de aportación de las copias con la contestación del requerimiento, el 25 de los citados mes y año (v. fls. 75 de 1996, c.a.).

Pero como la accionante tenía la carga de probar la vigencia del pasivo aducido, no a 22 o 25 de octubre de 1993, sino a 31 de diciembre de 1990, el ejercicio discutido, resulta perfectamente claro también que las letras de cambio esgrimidas, incluso las originales anexas a la demanda, carecían en absoluto, como acertadamente lo expresó la sentencia, de mérito probatorio.

Por otra parte, únicamente dos de los supuestos acreedores figuran en el proceso con declaraciones ratificadas (v. fls. 183 / 201, c.a.); pero aun en el supuesto de la ratificación por todos, dado el antecedente de la fecha cierta, la Administración podía desconocer la realidad de los respectivos actos o negocios jurídicos.
(…)

Consejo de Estado, Sección cuarta. Santa Fe de Bogotá, D.C., abril diez (10) de mil novecientos noventa y siete (1997).Ref: Radicación 8154

De lo anterior se concluye, que este tipo de documentos no es prueba válida ni suficiente para acreditar concepto alguno relacionado con las obligaciones tributarias, por lo que para evitar este tipo de inconvenientes, es preciso autenticar estos documentos ante notario público para evitar dificultades posteriores, ante un eventual requerimiento de la Dirección de impuestos y aduanas nacionales.

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