El cierre del expediente del proceso de contratación, obligación de las entidades públicas

Luego de liquidado el contrato estatal, la entidad pública está en la obligación de efectuar el cierre del expediente del proceso de selección.

Algunas entidades estatales publican el acta de liquidación en el SECOP, sin embargo, en el documento o en escrito adicional se debe dejar constancia del cierre del expediente, con lo cual es factible dar cumplimiento a los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación.

Es recomendable efectuar un documento diferente que se denomine “Acta de Cierre del Expediente”, así mismo, publicar junto al acta de liquidación en el SECOP.

Esta obligación se encuentra en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cual señala que: 

Obligaciones posteriores a la liquidación. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación.

Como buena práctica, la firma del acta de cierre del expediente debe realizarse por parte del ordenador del gasto y del supervisor del contrato.

Esta obligación se encuentra orientada a todos los procesos de selección, es decir, no hay excepciones para su aplicación, por lo que desde los contratos celebrados por contratación directa hasta las licitaciones públicas, deben contar con un acta de cierre del expediente.

Finalmente, se debe mencionar que el cierre del expediente contractual, es una práctica que coadyuva al cabal cumplimiento del artículo 11 de la Ley 594 de 2000, en la cual se establece la obligación de conformar archivos públicos, control y organización de los mismos.

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