El Contador frente a un requerimiento de la UGPP

Si bien los contadores públicos somos polifacéticos puede ser que precisamente esa virtud nos lleve a no prestan atención a funciones básicas que debemos cumplir.

En el caso específico del tema laboral, somos los encargados de realizar nóminas, liquidaciones, y en general todos los cálculos sobre el tema. Y llegamos al punto de ser nosotros quienes en ocasiones redactamos contratos, establecemos clausulas específicas de pagos no salariales, o damos la batalla en sede administrativa ante la UGPP.

Lo anterior, puede hacer que en ocasiones descuidemos nuestras funciones básicas. Me refiero a las funciones propias del contador, que son entre otras tener un sistema de información contable fiable y fidedigna.

Para demostrarlo solo dos ejemplo. El primero sucede con ocasión de compañías que manejan nominas bajo sistemas de costeo. Normalmente manejan cuentas contables como inventarios  (4) o costos de producción (7). Pero al momento de hacer el la amortización o la asignación de costos en la (6), lo hacen de forma genérica sin que se pueda identificar a los trabajadores ni cada uno de los conceptos por los cuales se les pagó. En este caso es menester recordar que tanto los costos como las deducciones exigen la realización en su plenitud, con mecanismos probatorios idóneos y no simplemente un cruce de cuentas genérico.

El segundo problema ocurre cuando las cuentas auxiliares de las cuenta 5105 como auxilios o bonificaciones no están debidamente discriminadas por tipos de auxilios (alimentación, alojamiento), ni tipo de bonificaciones (habituales, ocasionales), lo que hace que no se logre identificar  desde el sistema de información si son o no base de salario y en consecuencia parte del IBC de aportes y de seguridad social.

Estos dos ejemplos son frecuentes frente a las auditorias que lleva a cabo la UGPP, y reconstruir la información puede tardar mucho tiempo, que entre otras cosas parece insuficiente ante el volumen  de información que se maneja en este tipo  de procesos.

Por eso, la invitación es que  en aspectos de nómina revisemos si como contadores estamos cumpliendo la tarea de mantener un sistema de información contable que nos permita establecer perfectamente los conceptos salariales y no salariales, con lo cual ahorraremos tiempo en un proceso de fiscalización por parte de la UGPP.

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Una opinión
  1. MARIAM GARZON dice:

    Como le falta a los contadores aprender de los abogados

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