El Inventario, el costo y su reflejo financiero

El manejo físico y contable de los inventarios. El costo y su reflejo en los resultados financieros.

Los tipos de empresas

Existen cinco tipos de empresas en cuanto a las características de sus operaciones.

• Empresas manufactureras industriales o agroindustriales, que fabrican o producen bienes o productos
• Empresas comercializadoras, que solamente venden bienes o productos
• Empresas de servicios, que no manufacturan ni venden bienes o productos
• Empresas agropecuarias, que cultivan productos para venderlos
• Empresas extractivas, que extraen productos naturales y los venden, procesados o sin procesar.

Los inventarios

Las empresas, para efectos de su operación, compran MATERIAS PRIMAS E INSUMOS. Cuando esas materias primas e insumos llegan a la sede de ellas, entran y se guardan en lo que se llama la “BODEGA O ALMACEN DE INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS”.

De la bodega de inventario de materias primas e insumos, a medida que se van necesitando para transformarlas mediante los procesos de producción o utilizarlos, se van sacando para la planta o sitio de procesamiento o alistamiento y allí, mientras pasan de un proceso a otro, se pueden guardar temporalmente, en espacios que se llaman “BODEGA O ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO”

Una vez realizado el procesamiento o el alistamiento en la planta o sitio de éste, es decir una vez se tenga el producto terminado listo para entregar al cliente que lo haya adquirido, éste se traslada a un espacio que se llama “BODEGA O ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS” a donde quedan almacenadas mientras se despachan a los clientes.

Por otra parte, todas las empresas requieren para su operación elementos de apoyo administrativo como papel, tintas, elementos de aseo, luminarias, muebles, etc. Esos

elementos se adquieren y mientras se utilizan, se guardan en una “BODEGA O ALMACEN DE SERVICIOS GENERALES”.

Se puede hablar entonces de 4 tipos de inventarios por sus características físicas.

• Inventario de materias primas o insumos
• Inventario de productos terminados
• Inventario de productos en proceso
• Inventario de servicios generales

Algunas variaciones.

Las empresas comercializadoras, es decir, las que compran productos a otra para a su turno venderlos tal cual los reciben, o con un pequeño alistamiento, no mantienen estrictamente “inventario de materias primas”, aunque si pueden tener inventario de insumos que utilizan en el alistamiento del producto. Pueden también mantener un inventario de los productos adquiridos, por ejemplo las grandes superficies, mientras trasladan los productos poco a poco a las góndolas.

Las empresas de servicios, por ejemplo médicos, mantienen en inventario insumos para sus operaciones (medicinas, instrumentos, reactivos). Las de servicios como aseguramiento, no tienen ningún tipo de inventario relacionado con el servicio que prestan.

Las empresas extractivas, por ejemplo de madera, podría decirse que tienen un inventario de materia prima, representado en el bosque, aunque no se puede hablar en estricto sentido de una “bodega”.

El reflejo contable del valor del inventario

El inventario que tenga una empresa, cualquier tipo de inventario, su valor, es algo que posee, que ha adquirido, y que mediante una gestión de transformación productiva, extractiva, comercial o administrativa, puede convertir en dinero.

Que aunque no lo utilice, puede vender en el momento que defina vender o liquidar la empresa, y obtener por ello un dinero.

Y esa es la definición, en términos financieros y contables, de lo que es un ACTIVO.

El valor de los inventarios, se refleja, se cuantifica, en el ACTIVO del balance financiero, y la contabilidad refleja o registra en las cuentas correspondientes, el movimiento del activo, el valor del movimiento de los activos, constituido por el valor de los elementos o “ítems” que ingresan a los diferentes tipos de inventario.

Esos movimientos se sustentan en documentos administrativo – contables que se llaman “Movimiento de inventarios” que pueden corresponder a una salida o un ingreso, de cualquiera de los tipos de inventario que maneja la empresa.

En el activo del balance existen cuentas de inventario, una para cada tipo de inventario, que muestran, en cada momento que se quiera, el saldo en $ resultante del movimiento de ingresos y salidas de ítems (piezas) y su valor.

El costo de los inventarios y su reflejo en los resultados financieros de la empresa

Los resultados financieros de una empresa, se aprecian detalladamente en un informe financiero que se llama ESTADO DE RESULTADOS o ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS.

Ese informe muestra, para un periodo determinado de tiempo, los INGRESOS menos los COSTOS Y GASTOS, desglosando cada uno de ellos, dejando ver entonces el resultado que puede ser UTILIDAD o PERDIDA, siendo la primera la base tanto para pagar los impuestos como para establecer la rentabilidad del negocio y definir el tema de distribución de esas utilidades a los socios.

Ocurre sin embargo que una empresa puede comprar grandes cantidades de materias primas pero eso no le afecta directamente sus resultados, asi haya pagado grandes cantidades de dinero por ellas.

El valor pagado por las materias primas que ha adquirido y guardado en el inventario, ciertamente afecta, reduce, la disponibilidad de caja, de efectivo, de la empresa, pero no afecta sus resultados.

El valor pagado por los ítems que se inventarían, se almacenan, NO ES UN COSTO, aunque haya generado un egreso de dinero físico. Ese valor no se refleja, no se muestra en el ESTADO DE RESULTADOS.

El nivel apropiado de inventarios

Su determinación no es materia de este artículo y para establecerlo existen modelos financieros y técnicas de planeación que son propias de la Ingeniería industrial. La idea es que se mantenga un nivel de inventarios tal, que de manera óptima financieramente, permita satisfacer la demanda, es decir, no perder ventas.

Los costos de mantener inventarios

Mantener materias primas o productos terminados inventariados para utilizar cuando se presente la demanda, además del costo del producto o insumo adquirido, tiene otros costos, que se pueden reflejar en el Estado de Resultados y son:

El costo financiero

Generalmente, para adquirir la materia prima, ha podido ser necesario acudir a un crédito bancario, por el que se pagan intereses. Ese costo, asociado al inventario, si se muestra en el Estado periódico de Resultados como tal, y puede ser grande, dependiendo del valor unitario del ítem.

Piénsese en lo que vale el inventario de automóviles de gama alta que requiere un concesionario, automóviles que debe haber comprado al ensamblador y entonces el valor del crédito que ha debido adquirir para ello, y los intereses que debe pagar.

El costo administrativo

Mantener productos en la “BODEGA” tiene costo generado por el espacio, los servicios públicos, la vigilancia, los seguros y similares

Costos inventariables

Dependiendo de la legislación tributaria, algunos de los pagos que se hacen, relativos al manejo y mantenimiento del inventario, y de su conservación, pueden ser “inventariados”, es decir, no registrados como gasto o costo en el Estado de Resultados, sino sumado al valor del inventario.

Es una práctica que depende del tipo de producto que se mantenga en inventario, pero en general no es recomendable pues puede hacer que el costo del producto inventariado, además del costo propio, se incremente por deficiencias administrativas de la empresa, por ejemplo, una mala gestión comercial o una deficiente planeación de producción y esa ineficiencia quede escondida hasta que se produzca la venta cuando el costo se refleja en el Estado de Resultados.

Optimización del costo de mantenimiento de inventarios

Ya mencionamos que la optimización del nivel de inventarios es materia de la Ingeniería industrial, que debe combinar los factores de demanda con los de nivel de producción, localización y distribución de la misma y aspectos financieros como costo del dinero, utilizando sofisticados algoritmos matemáticos, algo que ha facilitado la existencia de la computarización.

Las técnicas de JUST IN TIME, la política de recibir productos en consignación por parte de las grandes superficies con el inventario a cargo del proveedor, la fabricación de las partes del producto para inventario y el ensamble por pedido, la tercerización y, cuando es viable comercial, operativa y financieramente la producción sobre pedido, son estrategias útiles para optimizar el costo de mantenimiento de inventarios.

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