El uso de fórmulas con nombres en Excel

¿Alguna vez ha tenido que interpretar la hoja de cálculo de alguien más? ¿O ha tenido que utilizar alguna hoja de cálculo construida por Ud., hace meses o quizás años, y encontrarse totalmente incapacitado de saber qué es lo que tenía en mente cuando Ud. la elaboró?

Apuesto a que sí

La dificultad principal, en el caso de muchas hojas de cálculo, que por otra parte son muy útiles, es que sus autores no las han documentado.

Vea esta fórmula de celda:

=SI(Y(B12<3000;A12<5);C14*D14*.05;C14*D14*.75)

Le tomaría a Ud. por lo menos 10 a 15 minutos averiguar qué es lo que intenta hacer esta fórmula, incluso si Ud. sabe cuál es el objetivo básico de la hoja de cálculo, le tomaría a Ud. solamente de 10 a 15 segundos.

Si, en su lugar, el autor hubiera utilizado esta fórmula:

=SI(Y(VentaAño<300;AñoContrato<5);Cantidad*Precio*ComisiónMenor;Cantidad*Precio*Precio*ComisiónMayor)

No es muy difícil inferir lo que esta fórmula dice:

“Si las ventas de esta persona durante este año son menores a $3000, y esta persona fue contratada hace menos de 5 años, devuelva Ud. la cantidad de ventas multiplicado por una comisión menor; de lo contrario, devuelva el monto de ventas multiplicado por una comisión mayor.”

Por lo tanto, para hacer que su trabajo resulte auto documentado, se recomienda ponerles nombres a las celdas, rangos y constantes de la hoja de cálculo de Excel.

Les envío un ejemplo.

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