Elementos administrativos simples de apoyo a la gestión gerencial y ejecutiva

El check list o lista de chequeo de procesos pendientes o en curso, y la “historia clínica” de cada uno

Una de las responsabilidades fundamentales del gerente, y de los niveles ejecutivos, es la de CONTROLAR el cumplimiento de aquellas cosas que se hayan acordado, y dependiendo del resultado de ese control, tomar, con la participación de los involucrados, la decisión que corresponda.

El gerente y el ejecutivo controlan una gran cantidad de procesos que ocurren b ajo su dirección. Como hacerlo? Sería una locura confiar en su cabeza para tener presentes todos los procesos para controlar, lo que implica analizar lo que ha sucedido en ellos en un cierto tiempo, tomar las decisiones pertinentes, y quedar pendiente de los resultados para la próxima revisión.

Para mi gusto, solo hay una forma : Abrirle, formalmente, una “historia clínica” a cada proceso,  hacer en dicha historia las anotaciones sobre el desarrollo del control, con fecha, y listar los temas o procesos de cada hoja en un “ckeck list”

Esas “historias clínicas”, hoy, con el apoyo de las TIC, se pueden llevar totalmente sistematizadas en un computador o elemento móvil que tenga esa capacidad, con programas que generan alertas respecto a cumplimiento de términos de tiempo.

Pero de no hacerlo asi, se puede recurrir al viejo sistema del folder, con una hoja de anotaciones por proceso.

Alguien dirá que se pierde tiempo en eso. No. No es tiempo perdido. Es tiempo utilizado para reducir el riesgo de graves problemas que se le pueden generar a la empresa, porque el gerente o el ejecutivo, simplemente olvidó revisar el tema, y eso es factible cuando hay mucho por revisar.

Este mecanismo de control, y la “historia clínica” entre otras cosas, facilita enormemente la elaboración de informes, como informes a las asambleas y Juntas, a los comités, y a la gerencia por parte de los ejecutivos.

También alguien dirá que es un sistema obsoleto. De ninguna manera. Quizás haya cambiado la forma de hacerlo, pero no el principio.

Muy recientemente una importante y líder revista en el tema de gerencia, hacía la misma recomendación a los gerentes y ejecutivos, reforzando con ello que no por sencilla y milenaria, la lista de chequeo no sea absolutamente indispensable para no olvidar cosas demasiado obvias que por ello se pueden pasar por alto, con graves efectos.

Se usa en aviación, y también recientemente, la OMS y la Sociedad de cirugía, recomendaron a los cirujanos usar una “ lista de chequeo” para comprobar la existencia de una serie de acciones, obvias, que se mostró estadísticamente con el rigor que lo hacen los estudios epidemiológicos, que por no realizarlas, suponiendo que alguien las había hecho, existía un alto riesgo de complicaciones postoperatorias evitables.

No hay nada peor que dar por cumplido lo obvio, cuando ello depende de humanos, y dejar las cosas a su memoria.

El libro “blanco” de la empresa

Es otro elemento, muy simple

Todo gerente, independientemente del tamaño de la empresa que maneje, debería tener a su alcance un “ libro blanco” con los datos fundamentales de ella, que hoy puede estar contenido en un dispositivo móvil, lo que no deja de ser de alto riesgo.

Esos datos o informaciones son, entre otras :

Estatutos

Normas legales y acuerdos oficiales y privados, locales e internacionales, que afectan el negocio.

Plan estratégico no secreto de la Empresa ( Objetivos y estrategias )

Directorio,  con datos completos de identificación, de :

Accionistas y/o socios principales con participaciones

Miembros de Junta y de ejecutivos, incluidas sucursales, agencias y similares,

en cualquier parte del mundo,

Abogados de la empresa y especialistas en temas claves

Proveedores de importancia, con  información clave

Distribuidores principales, con información relevante

Competidores principales, con información relevante

Autoridades relevantes para el negocio

Contactos relevantes para el negocio

Instituciones de interés para el negocio

Resultados financieros detallados, con cifras absolutas básicas e índices financieros, de producción, comercialización, y administrativos, de los últimos años, totales y por líneas, mercados geográficos, segmentos de mercado y clientes principales.

Catálogo de productos, con precios y sus características, y comparación con los de la competencia

Estructura de costos

Presupuesto y ejecución presupuestal, resumido por grandes rubros a nivel global y de areas, líneas  o segmentos

Alguien dira, pero porque si toda esa información está ya en la empresa? Si, si está, pero en la generalidad de los casos, totalmente dispersa, en manos de diversas personas, sus segundos, de las que en todo momento depende el gerente para lograr tenerla a mano y poder hacer planes y tomar decisiones, precisamente cuando esas personas no estén a la mano para entregársela, y para “tener la empresa en la cabeza”, cabeza que hoy necesita apoyo dada la cantidad de información que se maneja.

Nada mas propicio que los ratos de ocio para ir madurando ideas de estrategias de desarrollo de negocios, para cuya conformación y evaluación ese tipo de información le es necesaria al gerente.

Precisamente por el riesgo que puede implicar tener toda esa información junta, debe ser custodiada con un celo especial, como un documento secreto, altamente protegido.

Por el riesgo que encierra que lo haga otro, he visto a muchos gerentes, tanto de pequeñas empresas como de grandes corporaciones y multinacionales, conscientes de su necesidad y utilidad, realizando ellos mismos, personalmente, el ensamble de ese “ libro blanco” a la medida de sus intereses y necesidades y “escondiéndolo” en sus oficinas en sitios en que estiman que nadie lo buscaría.

Estamos hablando , cuando se mantiene en físico, de un folder que a lo sumo contiene no mas de 50 páginas, que guardadas en un elemento electrónico consumen una proporción mínima de capacidad, frente a la que consumen las n aplicaciones, juegos, etc, que se conservan en ellas.

En las grandes empresas, de verdad pocas en este país, cabe la oportunidad de que con todas las protecciones, siempre violables, los gerentes accedan a diversos tipos de archivos y bases de datos encriptados para disponer de esa información, pero es que esos medios en este mundo en que la confiabilidad de los sistemas electrónicos de manejo de información es aun un problema de gran magnitud, están lejos de ser seguros. Si no, aprecien la situación de los Wikileaks : Un soldadito, bravo por las razones que siempre se presentarán, con sexo y todo incorporado, dejó al desnudo el sistema de comunicaciones secretas de la diplomacia Norteamericana de la que quiérase o no, depende mucho el desarrollo de la humanidad.

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