¿En asamblea extraordinaria se pueden adicionar puntos al orden del día?

Consulta:

“¿Si la Administrador de un conjunto cita a asamblea, en primera reunión no hay quórum, esa misma noche se le pasa un comunicado a la administradora quien firma dicho comunicado, donde se le anexa fotocopia de las firmas de los residentes y se le solicita realizar una asamblea extraordinaria para los 8 días después de habérsele entregado el comunicado para tratar solo un punto el de Cambio de consejeros de administración, o de ser posible en la segunda el tercer día hábil de la asamblea citada por ella puede adicionar un nuevo punto al acta del día que es la de nombrar nuevo consejo de administración. (sic).

También:

-Es legal que el comunicado para citación a la asamblea organizada por ella para el día 22 de Octubre-2016, tenga fecha de citación desde el 17 de septiembre-2016. Agradezco la información

-Los propietarios que no estén al día con la cuota de Administración tienen derecho a solo voz más no al voto?”

Concepto:

Si no hubo quórum en la primera convocatoria, debe reunirse en segunda, el tercer día hábil siguiente, de acuerdo con la ley 675, no siendo procedente exigirle de una vez a la administradora que cite otra asamblea, aun cuando se cuente con las firmas que representen no menos del 20% de los coeficientes de copropiedad. En la reunión de segunda convocatoria no se pueden adicionar puntos, por cuanto la ley dice que no se podrán tomar decisiones sobre asuntos no incluidos en el orden del día. Si en la segunda tampoco hay quórum, entonces sí pueden tramitar su solicitud de una nueva asamblea para tratar el punto deseado, lo cual no impide que la administración, en la convocatoria, incluya los puntos que ya tenía previstos en la asamblea fallida, puesto que, si la citó, es por ser de suma importancia o urgencia.

Los 15 días de antelación a la convocatoria solo aplican para las asambleas ordinarias; en el caso de las extraordinarias, se asimila a lo establecido en el Código del Comercio, que son 5 días, excepto cuando en el RPH indica expresamente que se "seguirá el mismo procedimiento establecido para la asamblea ordinaria", pues hay varias copropiedades en las que figura así. En cuanto al voto, la ley dice claramente que la asamblea la constituyen TODOS los propietarios, quienes tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella. También hay contadas excepciones, en los que algunos RPH contemplan la posibilidad de prohibir el voto a los morosos, que aun cuando no es ilegal, no está bien visto, pues de algún modo constituye discriminación o afectación a la dignidad, ya que no considera casos particulares que no dependen de la voluntad del deudor. Pero se reitera que debe estar consagrado en el RPH.

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11 Opiniones
  1. Rodrigo J dice:

    Estoy de acuerdo con el Sr. Chavez y quisiera agregar algunas observaciones:
    1.- Si mas de la quinta parte del coeficiente de la copropiedad solicita que se convoque a una asamblea extraordinaria, el Administrador está en la obligación de hacerlo inmediatamente siguiendo el procedimiento que fije el reglamento o la ley. No es necesario esperar a que se surta el plazo de la asamblea que ya habían citado antes. Es decir que inmediatamente se puede convocar a esa nueva asamblea de tal manera que vaya corriendo el plazo necesario.
    2.- En una asamblea extraordinaria se pueden tratar o discutir puntos que no estaban en la convocatoria, pero hay que observar dos cosas; que se deben tratar una vez se ha terminado el orden del día y que estos puntos se pueden ventilar y discutir pero no se podrán tomar decisiones al respecto. Esto parece inoficioso en principio, pero a veces se logra llegar a acuerdos que solamente requieren una asamblea posterior de media hora solo para aprobar lo que ya se discutió. Esto generalmente es muy apreciado por todos los copropietarios.
    3.- Atendiendo su ultima consulta respecto a las fechas de convocatoria, hay que tener en cuenta que en la medida que la Ley 675 no fijo un plazo específico para la convocatoria a Asamblea extraordinaria, prima lo que diga el reglamento. Si el reglamento no aclara nada al respecto, efectivamente se toma el plazo del Código de comercio de 5 días comunes (calendario). Lo que es importante resaltar es que la convocatoria no puede venir fechada en el pasado para “cumplir” con los días. En cualquiera de estos plazos, no se cuentan NI el día de la convocatoria NI el día de la reunión. Es decir que si el plazo es de 15 días y se convoca el día 2, la reunión no puede ser antes del día 18.
    Cordialmente propiedadh@proycinco.com

  2. David Arcniegas dice:

    Cordial saludo.

    Respecto a las asambleas extraordinarias.

    1- Es legal realizar convocatoria a una “Asamblea General Extraordinaria Presencial Escrita de Copropietarios” basándose el artículo 43 de la ley 675 de 2001 y solicitando una aprobación, teniendo en cuenta que los copropietarios nunca se reunirán en un mismo sitio y que los procedimientos aparentemente se llevan como si fuese una reunión de “Decisiones por comunicación escrita”

    2- Es legal darle la interpretación que si algún copropietario no participa, sea coaccionado a través de la amenaza de la multa que existe por inasistencia a las Asambleas. (Cabe resaltar que el reglamento de la copropiedad habla de una multa por inasistencia a una asamblea extraordinaria, pero puntualmente no se toca el tema de las asambleas escritas o asambleas extraordinarias escritas), máxime que el artículo 44 de la misma ley expresa:
    “ARTÍCULO 44. Decisiones en reuniones no presenciales. En los casos a que se refieren los artículos 42 y 43 precedentes, las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva, o en la comunicación escrita, expresada esta última dentro del término previsto en el artículo anterior. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-318 de 2002, bajo el entendido descrito en el resuelve de la sentencia.

    Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.”

    Muchas gracias por su valiosa opinión.

  3. David Arcniegas dice:

    Cordial saludo.

    Respecto a las asambleas extraordinarias.

    1- Es legal realizar convocatoria a una “Asamblea General Extraordinaria Presencial Escrita de Copropietarios” basándose el artículo 43 de la ley 675 de 2001 y solicitando una aprobación, teniendo en cuenta que los copropietarios nunca se reunirán en un mismo sitio y que los procedimientos aparentemente se llevan como si fuese una reunión de “Decisiones por comunicación escrita”

    2- Es legal darle la interpretación que si algún copropietario no participa, sea coaccionado a través de la amenaza de la multa que existe por inasistencia a las Asambleas. (Cabe resaltar que el reglamento de la copropiedad habla de una multa por inasistencia a una asamblea extraordinaria, pero puntualmente no se toca el tema de las asambleas escritas o asambleas extraordinarias escritas), máxime que el artículo 44 de la misma ley expresa:
    “ARTÍCULO 44. Decisiones en reuniones no presenciales. En los casos a que se refieren los artículos 42 y 43 precedentes, las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva, o en la comunicación escrita, expresada esta última dentro del término previsto en el artículo anterior. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-318 de 2002, bajo el entendido descrito en el resuelve de la sentencia.

    Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.”

    Muchas gracias por su valiosa opinión.

    • NELSON CHÁVEZ R. dice:

      David buenas tardes. Siempre he opinado y expresado en varios escritos, que las asambleas no presenciales y por comunicación escrita, son letra muerta, salvo que participe el 100%, como bien lo expresa el artículo 44 que Usted cita, lo cual en la práctica no ocurre. Cordial saludo¡

    • Rodrigo J dice:

      Este mecanismo podría ser útil en los conjuntos muy pequeños, pero hay que tener en cuenta que el Revisor Fiscal es quien debe dar fe que las comunicaciones fueron sucesivas y completas.
      Es prácticamente imposible de lograr este tipo de Asamblea en conjuntos medianos o grandes porque con una persona que no participe en la secuencia estricta de comunicaciones, deja de ser efectiva la asamblea.
      La multa no es automática, recuerde que toda multa que imponga la Asamblea o el consejo según lo establezca el reglamento, debe tener un debido proceso donde el amonestado pueda ejercer su defensa antes que le hagan efectiva la multa.
      Cordialmente, propiedadh@proycinco.com

  4. Patricia Mayorga dice:

    Cordial saludo,

    Con respecto a las asambleas extraordinarias:

    1. Se tiene algún límite en cuánto a la cantidad de asuntos a tratar?
    2. En esta, se puede aprobar una multa por inasistencia a asambleas?
    3. Puede la asamblea decidir que no se abordé alguno de los temas relacionados en la convocatoria?

  5. Patricia Mayorga dice:

    Cordial saludo,

    Agradezco su respuesta a las siguientes inquietudes:

    1. Si ya se tiene convocada una asamblea extraordinaria para tratar, por ejemplo, aprobación de una cuota extraordinaria, se pueden cambiar los temas a tratar antes de la asamblea?, ¿se tendría que volver a publicar y a entregar a cada propietario la convocatoria o bastaría con publicarla en las carteleras?
    2. Se puede aplazar o cancelar una asamblea extraordinaria? ¿Cuál es el procedimiento? ¿Al momento de cancelarla se deben explicar las razones por las cuales se aplaza o cancela?
    3. Si el administrador renuncia y no se cuenta con el tiempo suficiente para contratar su reemplazo, quien debe asumir las responsabilidades mientras se selecciona?
    4. Qué pasa si el trámite de la representación legal se demora y el administrador no logra tenerla para la fecha en que se debe pagar la retención en la fuente?

    Muchas gracias.

    • Rodrigo J dice:

      Sra Patricia, respecto a sus inquietudes:
      1.- En una asamblea extraordinaria No se pueden tomar decisiones sobre temas diferentes a los incluidos en la convocatoria. Si encuentran que hay que tratar un tema adicional, se debe convocar a otra reunión cumpliendo todos los requisitos, es decir, tienen que hacer la citación con el tiempo que estipule el reglamento, anexar la relación de morosos, etc.
      2.- Una vez se da inicio a una asamblea, y si hay el quorum necesario, es la asamblea misma la que decide si se suspende para continuarla unas horas, o un día después (Ojo máximo tres días hábiles en total) o si por ejemplo, la asamblea decide no tratar uno de los puntos del orden del día o definitivamente dar por terminada la asamblea, cualquiera de estas situaciones debe registrarse en el acta respectiva. Pero aclaro, la Asamblea, así esté de acuerdo una mayoría, No puede incluir nuevos puntos a tratar en una extraordinaria. Solamente se permite esto en las asambleas ordinarias.
      3.- El consejo de administración, en cabeza del Presidente del Consejo, quienes deben de inmediato convocar y seleccionar un reemplazo. No hay nada mas sospechoso que un consejo que durante meses no “encuentra”un reemplazo, ya que no puede ser juez y parte.
      4.- El responsable del cumplimiento de las obligaciones legales del conjunto es la persona que figura en el certificado de representación de la Alcaldía. Es decir que si para la fecha de presentación de Ret Fte, todavía no se ha hecho efectivo el cambio, el administrador anterior debe firmar el formulario, a menos que pueda demostrar negligencia por parte de quien le recibió.
      Espero haber colaborado. propiedadh@proycinco.com

  6. Amalia Montaña dice:

    Buenas noches: Es cierto que al aprobar el incremento de la cuota de administración automáticamente se aprueba el presupuesto, donde están una serie de rubros no operativos,

  7. NELSON CHÁVEZ R. dice:

    No es cierto. La cuota es parte de los ingresos, debiendo aprobarse también los demás ingresos y los egresos, luego del correspondiente análisis y debate. ¡Saludo¡

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