¿Factura debe llevar nombre y apellidos, nombre comercial o los dos?

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Para efectos tributarios una factura puede identificarse o bien con el nombre de la persona natural o con su razón social o nombre comercial, o puede incluir los dos.

Para que una factura tenga valor probatorio para efectos tributarios, es preciso que se pueda identificar la persona o entidad que emite la factura, para lo cual se  requiere el Nit, la razón social, el nombre y los apellidos, o nombre comercial.

La duda surge cuando el vendedor o prestador de servicio es una persona natural que tiene un establecimiento de comercio al que ha identificado con un nombre particular.

En tal caso, ¿debe colocar el su nombre o el nombre comercial de su establecimiento de comercio? ¿O debe incluirlos ambos?

Al respecto el literal b del artículo 617 del estatuto tributario señala:

«Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.»

Obsérvese que la norma incluye una O disyuntiva luego de apellidos y nombres, de manera que se entiende que el contribuyente puede elegir una de esas dos opciones permitidas por la ley: Apellidos y nombre, y razón, entendida esta como la razón social o nombre comercial que se utilice.

Requisito para utilizar el nombre comercial en la factura

En el caso de las personas naturales, podrán utilizar el nombre comercial siempre que este figure en el Rut, de lo contrario por cuanto no habrá forma de verificar la identidad al no corresponder a los datos inscritos en el Rut.

Así lo señala la sección cuarta del Consejo de estado en sentencia 21328 del 22 de febrero de 2018 con ponencia del magistrado Milton Chaves García:

«En consecuencia, si bien en la factura de venta (…) se omitió el nombre de la persona natural, también es cierto que se identificó el nombre comercial que aparece en el RUT, por lo tanto, hay plena certeza del prestador del servicio y de la existencia y realidad de la operación, por lo que no son de recibo los argumentos expuestos por la DIAN para rechazar el costo registrado en la declaración de renta del año 2009”.»

Consulte: Requisitos de la factura.

Es natural que si en el Rut se registra un nombre comercial, al utilizarlo el contribuyente se está identificando conforme aparece en el Rut, por lo tanto la factura tiene plena validez tanto para efectos tributarios como para efectos comerciales.

La sentencia referida trata sobre un proceso en el cual la Dian desconoció unos costos y deducciones por el simple hecho de que el beneficiario del pago en lugar de colocar el nombre en la factura, colocó su nombre comercial, y el consejo de estado dejó claro que no podía rechazar esos costos bajo ese argumento.

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4 Opiniones
  1. Ricky Dice:

    Muy buena informacion.
    Exelente trabajo, saludos.

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  2. JUAN RUA MARTINEZ Dice:

    El problema está en el reporte de información exógena en donde no se puede relacionar un NIT de persona natural (cédula más dígito de verificación) con el nombre comercial del negocio. Se requiere necesariamente que, además del NIT y el nombre comercial, la factura incluya el nombre completo de la persona natural.

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    • Carlos Arturo Yepes Serna Dice:

      El contribuyente cada vez se confunde más, siendo aprovechado por muchos comerciantes y evasores. La DIAN y entes de control no han manejado y difundido la información como debe ser. Como resultado existen muchísimas empresas y personas naturales con expedición de facturas ilegales que a la final afectarán a muchas personas.

      La información y registro contable tampoco serán lo mas fidedignos, porque no se deben registrar a primera vista ni confiarse de dichas facturas, mas bien deben los comerciantes y contadores ser mas exigibles en las facturas en el momento de la compra. Una persona natural como tal identificada en el RUT, no lleva nombre comercial y esto se diferencia en el NIT, para ello es la resolución de autorización de facturación y debe ser como esta fue expedida.

      Solo lleva nombre comercial cuando se trata de razón social.

      Circula una gran cantidad de facturas por computador, por máquina registradora y programas de sistemas software, con una factura en miniatura ilegible con un valor de compra sin el contenido de los productos y con una razón comercial ilegal. Otros lo hacen detallado los productos por separado en papel ilegal como cotización o pedido y se le adjuntan a la factura miniatura.

      Muchos del régimen simplificado hacen lo mismo, se identifican con la razón comercial al expedir documento equivalente a factura y no aparece su nombre y apellidos como debe ser. Es una falta de garantía para el registro y garantía al consumidor como lo hace el régimen común- Observo Colombia en materia tributaria anda mal y casi siempre pierde al momento de reclamar y hacer valer sus derechos. soy YESCAR el hombre de las ciencias.

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  3. ALCIDES CALLE MARULANDA Dice:

    para el anterior articulo hay que diferenciar entre razón social y razón comercial, por consiguiente las personas naturales deben colocar su nombres y apellidos ya que razón social , solo tienen razón comercial ( la razón social la utilizan las personas jurídicas). hecho que demuestra que las personas naturales que expiden sus facturas con la razón comercial no están cumpliendo la norma. adicionalmente para los responsables de presentación de información exogena es engorroso por tener que consultar su razón social o nombres y apellidos en la pagina de la dian.

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