La factura no sólo sirve para soportar costos, deducciones e impuestos contables, sino que su función primigenia era servir como título valor, papel que también debe cumplir la factura electrónica. Es decir, la factura electrónica es un título valor siempre que cumpla con los requisitos de ley.
Requisitos de la factura electrónica como título valor.
En primer lugar, la factura electrónica debe contener todos requisitos que impone la norma tributaria, y adicional a ello se deben considerar otros requisitos para que sea válida como título valor, y además, debe registrarse en el Radian.
El gobierno nacional, mediante decreto 1154 de 2020 reglamentó la factura electrónica como título valor fijando los requisitos que se deben cumplir.
Este decreto modifica el decreto 1074 de 2015, reglamentario del sector comercio, industria y turismo, que se desarrolla a partir del artículo 2.2.2.53.2.
Registro de la factura electrónica como título valor en RADIAN.
Para que la factura electrónica constituya título valor y pueda ser negociable, se requiere su registro en el RADIAN, nuevo término al que tenemos acostumbraros, definido en el artículo 2.2.2.53.2 del decreto 1074 así:
«Registro de factura electrónica de venta considerada título valor - RADIAN (en adelante, RADIAN): Es el definido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN de conformidad con lo establecido en el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.»
Sin esta inscripción la factura no adquiere la calidad de título valor, y por supuesto no puede ser negociable.
Cómo registrar la factura electrónica en el sistema Radian.
El registro de facturas en el sistema RADIAN se hace desde el modulo de facturación electrónica, que una vez habilitado se accede desde esta dirección.
Al igual que con la facturación electrónica es preciso tener un contar con un proveedor tecnológico, y una vez habilitado se sigue el proceso de registro, el cual la Dian explica paso a paso en el siguiente video:
Aceptación de la factura electrónica como título valor.
Para que una factura electrónica constituya título valor, requiere ser aceptada por el adquiriente, y el artículo 2.2.2.53.4 del decreto 1074 de 2015 contempla dos casos:
- Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el contenido de ésta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
- Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico.
La aceptación tácita o expresa se considera luego del recibo de la mercancía o del servicio, y no desde la fecha de expedición de la factura.
El emisor de la factura de la factura debe dejar constancia de la aceptación de la factura en el RADIAN.
Una vez se configure la aceptación de la factura electrónica como título valor, hecho que debe constar en el RADIAN, no es posible emitir notas debido ni crédito asociadas a esa factura.
Circulación de la factura electrónica como título valor.
Una de las características de todo título valor es su negociabilidad que le permite circular libremente, lo que por supuesto aplica también para la factura electrónica.
Al respecto señala el artículo 2.2.2.53.6 del decreto 1074 de 2015 en su primer inciso:
«Circulación de la factura electrónica de venta como título valor. La circulación que la factura electrónica de venta como título valor se hará según la voluntad del emisor o del tenedor legítimo, a través del endoso electrónico, ya sea en propiedad (con responsabilidad o sin responsabilidad), en procuración o en garantía, según corresponda.»
Además, señala la norma:
- La factura electrónica de venta como título valor sólo podrá circular una vez haya sido aceptada, expresa o tácitamente, por el adquirente/deudor/aceptante.
- Para efectos de la circulación de la factura electrónica de venta como título valor deberá consultarse su estado y trazabilidad en el RADIAN.
- La circulación de la factura electrónica de venta como título valor, cuyo plazo para el pago se encuentre vencido, deberá registrarse en el RADIAN como un endoso con efectos de cesión ordinaria, conforme a lo establecido en el inciso segundo del artículo 660 del Código de Comercio.
Todo evento relacionado con la factura electrónica como titulo valor debe ser registrado en el RADIAN, como por ejemplo los endosos, lo que se puede hacer por medio de un intermediario en caso de que el tenedor de la factura no tenga la infraestructura para hacer el registro.
Pago de la factura electrónica como título valor.
Una factura electrónica constituye un título valor cuando ha sido a crédito, en la que se ha fijado un plazo determinado para su pago.
Pues bien, cuando ese pago ocurra tal hecho debe ser registrado de inmediato en el RADIAN, puesto que mientras no figure en el sistema como pagada podría seguir circulando.
Cuando el pago es total, el registro debe hacerlo el deudor, y cuando es parcial el registro debe hacerlo el tenedor de la factura.
El artículo 2.2.2.53.12 del decreto 1074 de 2015 señala que:
«El tenedor legítimo informará al adquirente/deudor/aceptante, a través del RADIAN, de la tenencia de la factura electrónica de venta como título valor, tres (3) días antes de su vencimiento para el pago. A partir de la información anterior, el título valor sólo podrá ser transferido nuevamente previa notificación, en el RADIAN, al adquirente/deudor/aceptante.»
El pago se hará al tenedor legítimo que figure registrado en el RADIAN, por lo que es de capital importancia tener actualizado dicho registro.
Garantías de la factura electrónica como título valor.
Si se han constituido garantías sobre la factura electrónica dichas garantías deben ser registradas en el RADIAN, según señala el artículo 2.2.2.53.15 de decreto 1074 de 2015:
«El emisor o facturador electrónico, o el tenedor legítimo de la factura electrónica de venta como título valor, debe registrar en el RADIAN las garantías constituidas sobre el título, proveyendo la información completa del beneficiario del acto y las condiciones de esta.»
Lo anterior para que conste en el registro las garantías de pago con las que cuenta el título valor para los fines pertinentes a su circulación o negociabilidad.
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este articulo no estaa bien explicado, no necesariamente todas las facturas se deben registrar en el radian, solo se registran las que se van a endosar electronicamente para su circulacion, pero si tenemos una factura que no esta registrada en el radian pero esta cumple con todos los reqquisitos de la norma, se la podemos entregar a nuestro abogado para que sea ejecutada, el articulo solo nos indica el proceso de registro en el radian no explican otras opciones
Considero que el cobro judicial de las facturas electrónicas se volvió un problema, en los juzgados exigen prueba de acuse de recibido y su trazabilidad de la factura, no basta si fue aceptada tacita o expresamente, solicitan certificado de la factura como titulo valor, solicitan archivo XML, Archivos digitales de cada factura, resolución de facturación, todo lo anterior complica su cobro no es necesario.