Facturación en el contrato de mandato

Por   16/10/2017

El contrato de mandato es un contrato civil, que consiste en que una empresa (Mandante) entrega a otra empresa (Mandatario) la gestión de uno o más negocios a cuenta y riesgo del mandante.

Respecto a quien tiene la obligación de facturar, si el mandante o el mandatario, se debe tener en cuenta que la enajenación (venta) final de los productos resultantes de la administración del negocio del mandante, es realizada por el mandatario, por lo que es éste quien debe emitir la respectiva factura por los bienes del mandante que enajene.

Respecto a la facturación en los contratos de mandato, el decreto 1514 de agosto 04 de 1998, en su artículo 3, ha señalado:

«Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario.

Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tengan derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato.

El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante»

Sobre la facturación en le contrato de mandato, y sobre los soportes validos de los costos y deducciones, y de los impuestos descontables para el mandante quien no factura, y a quien no le facturan las costos y gastos adicionales propios del ejercicio del mandato (esto lo hacen al mandatario), la Dirección de impuestos y aduanas nacionales, en concepto 009670 de febrero 12 de 2001, ha expuesto:

” (…) Frente al contrato de mandato, reiteradamente se ha pronunciado este despacho indicando que al tenor de lo dispuesto en el artículo 3º. del Decreto 1514 de 1998 en desarrollo de estos contratos las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario

De igual manera si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de éstos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del mandato.

El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

Ahora bien, la factura es uno de los documentos que sirven a quien realizó la erogación, para soportar los costos, deducciones e impuestos descontables; el artículo 771-2 del Estatuto Tributario así lo consagra al disponer que para tal procedencia se requiere de facturas con el lleno de los requisitos allí señalados.

En el caso del contrato de mandato cuando el mandatario, en desarrollo del contrato adquiere bienes o servicios la factura le es expedida a su nombre. En aplicación del artículo 771-2 antes citado sería éste quien tendría derecho a solicitar los costos, deducciones e impuestos descontables que figuren en tales documentos; pero como tales erogaciones realmente pertenecen al mandante la Ley y más exactamente el artículo 3º. del Decreto 1514 de 1998 consagran que para que el mandante pueda solicitar las partidas mencionadas no obstante no poseer las facturas expedidas a su nombre , presente como prueba la certificación de le debe expedir el mandatario donde se consigne la cuantía y concepto de los mismos , la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal.

Es decir que, para estos casos, se plantea una excepción a la norma que exige la factura para la procedencia de los costos y demás factores mencionados.

Por lo tanto , no puede pretenderse que la certificación a que se ha hecho referencia pueda ser sustituida con las facturas que debió expedir el mandatario en desarrollo de su gestión ya que estas últimas dan cuenta de los ingresos del mandante así como del impuesto sobre las ventas generado y con la certificación lo que se pretende es soportar los costos, deducciones , impuestos descontables y/o devoluciones a que tiene derecho el mandante , los cuales no figuran en las facturas que el mandatario expida en desarrollo de su gestión.

Ahora bien, consideramos que cuando se trate de operaciones entre las mimas partes y respecto del mismo contrato de mandato, la certificación podría ser periódica y abarcar más de una operación, pero se reitera , siempre que haya identidad de contratantes y de contrato”.

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