Cuando se hacen ventas masivas al detal en el pasado resultaba muy difícil hacer una factura por cada cliente, que en muchos casos es por valor irrisorio, razón por la cual el gobierno consideró alternativas para este tipo de situaciones.
Facturación de ventas al detal con sistema P.O.S.
Una alternativa (hoy la única) en las ventas masivas al detal es utilizar máquinas registradoras con sistemas P.O.S que permiten generar documentos equivalentes en términos del artículo 1.6.1.4.24 del decreto 1625 de 2016.
En tal caso se deben cumplir los requisitos señalados en el artículo 13 de la resolución 000042 del 2020. Para poder facturar utilizando el sistema POS es necesario solicitar la respectiva resolución de autorización ante la Dian mediante el formato 1302.
Hoy en día el sistema P.O.S es la única alternativa, pues las clásicas máquinas registradoras con sistema PLU ya no están contempladas en las recientes regulaciones respecto a los documentos equivalentes, como es el decreto 358 de 2020 que modificó el decreto 1625 de 2016, y la resolución 000042 del 2020 expedida por la Dian.
Documento sustituto de la factura.
Otra alternativa que la ley ofrecía en la facturación de ventas masivas al detal, era la emisión de un documento sustituto a la factura en términos del artículo 1.6.1.4.5 del decreto 1625 de 2016 que recoge una antigua norma:
«Documento sustitutivo de la factura en la distribución masiva y ambulante de bienes. Cuando los obligados a facturar realicen operaciones de distribución masiva y ambulante de bienes, se entiende cumplida la obligación de facturar, con el comprobante que estos deben elaborar a sus vendedores.
Los comprobantes deben contener como mínimo el nombre o razón social y NIT de la empresa, la fecha, período al cual corresponde el comprobante, nombre completo del vendedor y su identificación, mercancía entregada, mercancía devuelta, mercancía vendida y valor de la venta. Cuando parte de la mercancía relacionada en el comprobante sea vendida a crédito, se realizará la respectiva conciliación con las facturas que se expidan para soportar esta última. Copia de estos comprobantes deberán reposar en el domicilio fiscal del emisor del documento, para cuando la administración tributaria lo solicite.
Parágrafo. El documento soporte para la procedencia del costo, deducción o impuesto descontable, por concepto de la adquisición de los bienes de que trata este artículo, será el previsto en el artículo 1.6.1.4.44 del presente decreto, salvo en lo que se refiere a las ventas a crédito en cuyo caso se aplicarán las normas generales. Cuando se trate de la distribución de productos de régimen monofásico, no será exigible el requisito señalado en el numeral 5 de la norma citada.»
Sin embargo, esta es una opción que la reciente resolución 000042 del 2020 de la Dian no considera, así que no es viable actualmente.
Facturación electrónica en ventas masivas al detal.
A día de hoy todos los contribuyentes están obligados a facturar electrónicamente, lo que aplica también a quienes facturan ventas masivas al detal.
Sin embargo, estas contribuyentes aún pueden seguir utilizando el sistema P.O.S siempre que cumplan con los requisitos de la resolución 000042 de 2020 de la Dian.
Las máquinas registradoras P.O.S siguen siendo válidas como documento equivalente, y por ello los grandes almacenes de cadena y supermercados, las utilizan, incluso estando obligados a facturar electrónicamente.
Actualmente los proveedores de soluciones de facturación electrónica ofrecen la integración del sistema POS con los módulos de facturación electrónica.
En todo caso, quien facture con el sistema P.O.S debe expedir la factura electrónica si la el adquiriente o cliente se lo exige.
Facturación masiva en ventas al detal de quienes no están obligado a facturar.
Quien no esté obligado a facturar no está sujeto a la reglamentación de los documentos equivalentes, por lo tanto, sí puede utilizar las tradicionales máquinas PLU de tienda para el registro de las ventas al detal.
Se debe tener presenta que, si una persona no está obligada a expedir factura y decide expedirla voluntariamente, queda sujeta a cumplir con las obligaciones propias del obligado facturar, y en ese contexto no podría utilizar las registradoras PLU.
No obstante, si en lugar de expedir factura lo que hace es expedir los tiquetes generados por las máquinas PLU, no tienen ningún inconveniente en hacerlo, y es una buena opción para llevar un control de las ventas en pequeños negocios.
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