Formato en Excel para trabajar con Nit, dígitos de verificación y códigos de cuentas

Por el Contador público Juan Manuel Beltrán

He visto, con bastante frecuencia, que muchos colegas deben manejar importantes volúmenes de información con el código PUC y donde el NIT (o RUT) y su respectivo Dígito de verificación (Dv), deben aparecer claramente diferenciables, identificables, pero en la misma celda.

Con antelación ya les había indicado cómo hacer para que los dígitos del código PUC se visualizaran agrupados a nuestro antojo, sin que esta visualización afecte la disposición interna de los números que componen el código usado.

En esta oportunidad mi consejo va dirigido al manejo del NIT (o RUT) y su respectivo Dígito de verificación (Dv) en la misma celda; veamos:

El Dv (Dígito de verificación) NO forma parte del NIT (o RUT); es un número comprendido entre 0 y 9 (de allí que se denomine dígito) producto de un algoritmo manejado por las autoridades de impuestos y otras entidades para evitar errores al manejar los NIT's de todos quienes de una u otra manera estamos relacionados con el tema de los impuestos.

Es muy fácil equivocarse al momento de digitar un NIT (o RUT); por diferentes causas como confundir un 0 con un 6 o un 8; un 1 con un 7; un 2 con un 5; un 3 con un 8; un 4 con un 7; un 7 con un 9 o también como resultado de "invertir" números, producto del cansancio físico, la fatiga mental o de una visión deficiente.

Incluso, hay quienes dicen que después de 8 horas de trabajo, "invierten hasta un once (11)"; que tal, ah!

A continuación les ofrezco cuatro alternativas para el manejo propuesto (NIT y Dv en una misma celda), a saber:

1) NIT en grupos visuales de tres dígitos separados por espacios. Dv separado por un guión 906 181 605-7

2) NIT en grupos visuales de tres dígitos separados por espacios. Dv separado por un guión y espacios 906 181 605 7

3) NIT en grupos visuales de tres dígitos separados por espacios. Dv separado por las iniciales "Dv"  906 181 605 Dv 7

4) NIT en grupos visuales de tres dígitos separados por espacios. Dv separado por barra vertical (para posterior separación) 906 181 605 | 7

Nota: este último ejemplo utiliza la barra vertical para facilitar posibles separaciones del Dv del NIT (o RUT), para lo cual se empleará en una celda adyacente, la fórmula =TEXTO(E11,"### | #"), para separa el DV que contiene la celda "E11" y luego se copia y se pega como valores, quedando listo para usar la función separadora que hay en [Datos]  [Texto en columnas]  [Separadores]  Siguiente > [Otros], como lo ayuda del comentario de la misma celda "E11"

Para implementar cualquiera de los modelos sugeridos, solo aplique el "Formato de celdas" ofrecido como ejemplo en cada uno de los comentarios de la columna "E" (sobrepase el puntero del mouse por cualquiera de las celdas de la columna "E" o coloque el cursor en la celda con comentarios y verá la sugerencia.)

 

Descargar archivo de ejemplo

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