Formulario Automático de una hoja de datos en Excel

Por   30/12/2017

Utilizar al formulario automático que tiene Excel, es una manera práctica y sencilla de capturar datos en una hoja, por ejemplo, puede ser una agenda de proveedores.

Veamos un ejemplo:

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Al presionar el icono de Formulario se obtienen los controles para agregar un nuevo registro, Eliminar un registro, Buscar en base a criterios y actualizar datos.

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El primer paso para abrir el formulario es agregar el icono de Formulario a la barra de herramientas de acceso rápido, o bien, crear una macro y asignar un botón a la macro; veamos las dos maneras.

Para agregar el icono de Formulario a la barra de herramientas de acceso rápido, entra a la opciones de Excel, Personalizar, selecciona en Comandos disponibles “Todos los comandos”, busca el icono de “Formulario” y selecciónalo, presiona el botón Agregar para pasar el icono a la barra de herramientas de acceso rápido. Presiona Aceptar

formulario-automatico-excel-3

Listo, ahora en la barra de herramientas de acceso rápido tienes un nuevo icono:

formulario-automatico-excel-4

Para hacerlo mediante macro, pon la siguiente macro en un módulo de VBA:

Sub Abrir()

ActiveSheet.ShowDataForm

End Sub

Sigue las Instrucciones para un botón y ejecutar la macro

  1. Abre tu libro de Excel
  2. Para abrir Vba-macros y poder pegar la macro, Presiona Alt + F11
  3. En el menú elige Insertar / Módulo
  4. En el panel del lado derecho copia la macro
  5. Ahora para crear un botón, puedes hacer lo siguiente:
  6. Inserta una imagen en tu libro, elige del menú Insertar / Imagen / Autoformas
  7. Elige una imagen y con el Mouse, dentro de tu hoja, presiona click y arrastra el Mouse para hacer grande la imagen.
  8. Una vez que insertaste la imagen en tu hoja, dale click derecho dentro de la imagen y selecciona: Tamaño y Propiedades. En la ventana que se abre selecciona la pestaña: Propiedades. Desmarca la opción “Imprimir Objeto”. Presiona “Cerrar”
  9. Vuelve a presionar click derecho dentro de la imagen y ahora selecciona: Asignar macro. Selecciona: Abrir
  10. Aceptar.
  11. Para ejecutarla dale click a la imagen.

El siguiente paso, es poner los encabezados de tu información.

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Selecciona cualquiera de los encabezados y presiona el botón para abrir el formulario.

A continuación revisaremos cada una de las características del Formulario:

1. Nuevo

Presiona el botón de “Nuevo” en el formulario para que los campos sean puestos en blanco y puedas capturar los nuevos datos.

Captura los datos del nuevo registro y al finalizar la captura presiona Enter, en automático los datos serán almacenados en la hoja después del último registro.

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2. Consulta

Mueve la barra de desplazamiento vertical hacia abajo y hacia arriba para consultar cada uno de los registros, o también puedes utilizar las flechas de dirección o el avance página para desplazarte.

3. Búsqueda

Antes de realizar una búsqueda en específico, debes presionar el botón “Criterios”, escribe en cualquier campo el criterio de búsqueda, por ejemplo, quiero buscar todos los nombres que tengan el nombre “*Juan*”, utiliza los asteriscos para indicar que el nombre puede estar al inicio, en medio o al final del nombre.

Presiona el botón “Buscar siguiente”

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Presiona “Buscar siguiente”, para acceder al siguiente registro con el nombre de “Juan” o bien, presiona “Buscar anterior”, para ir al registro anterior con el nombre “Juan”.

4. Eliminar

Localiza el registro que quieras eliminar de la hoja, ya sea con la barra de desplazamiento o con los botones de búsqueda, ya que tienes los datos en la ventana del formulario, presiona el botón “Eliminar”. El Formulario abre la siguiente ventana

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Presiona Aceptar para eliminar el registro o Cancelar para no eliminar.

Si presiona Aceptar, el Formulario elimina el registro de la hoja y te pone el Formulario listo para realizar una nueva captura.

5. Actualizar

Si deseas modificar algún dato de uno de los registros, localiza el registro que vas a modificar, ya sea con la barra de desplazamiento o con los botones de búsqueda, ya que tienes los datos en la ventana del formulario, realiza los cambios en el campo o los campos, si estás de acuerdo con los cambios, simplemente presiona Enter, en automático se realizan los cambios en la hoja, si no estás de acuerdo con los cambios, entonces presiona el botón “Restaurar”.

Listo, ya puedes utilizar un formulario con las operaciones básicas.

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