Guardar versiones de una hoja en Excel

Por

En esta ocasión les entrego una macro para guardar una hoja con el mismo nombre de archivo, pero si ya existe el archivo, le agregará un número consecutivo de versión.

Suponiendo que tenemos información en una hoja y para cada actualización requerimos que se guarde la hoja en un archivo nuevo, el archivo llevará el mismo nombre, para cada nuevo archivo se le incrementará un número correlativo, por ejemplo, el primer archivo se llamará “base.xlsx”, el siguiente archivo llevará por nombre “base_v1.xlsx”, el siguiente archivo “base_v2.xlsx”; y así sucesivamente.

guardar-versiones-de-una-hoja-en-excel

En la celda A3 de la hoja se puede proponer el nombre del archivo. Si no se requiere proponer el nombre del archivo, entonces se puede fijar el nombre dentro del código de la macro, simplemente hay que cambiar esta línea de la macro:

arch = Range("A3")

Por algo como esto:

arch = “datos”

La macro

Sub Guardar_Version_De_La_Hoja()

Application.DisplayAlerts = False

Application.ScreenUpdating = False

Application.CopyObjectsWithCells = False

'

ruta = ThisWorkbook.Path & "\"

arch = Range("A3")

'

prefijo = ""

ver = ""

ext = ".xlsx"

una = True

Do While True

If Dir(ruta & arch & prefijo & ver & ext) <> "" Then

prefijo = "_v"

If una Then

ver = 1

una = False

Else

ver = ver + 1

End If

Else

Exit Do

End If

Loop

'
ActiveSheet.Copy

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ruta & arch & prefijo & ver & ext, _

FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook, CreateBackup:=False

ActiveWorkbook.Close False

Application.DisplayAlerts = True

Application.ScreenUpdating = True

Application.CopyObjectsWithCells = True

MsgBox "Archivo guardardo con el nombre: " & arch & prefijo & ver & ext

End Sub

Sigue las Instrucciones para un botón y ejecutar la macro

  1. Abre tu libro de Excel
  2. Para abrir Vba-macros y poder pegar la macro, Presiona Alt + F11
  3. En el menú elige Insertar / Módulo
  4. En el panel del lado derecho copia la macro
  5. Ahora para crear un botón, puedes hacer lo siguiente:
  6. Inserta una imagen en tu libro, elige del menú Insertar / Imagen / Autoformas
  7. Elige una imagen y con el Mouse, dentro de tu hoja, presiona click y arrastra el Mouse para hacer grande la imagen.
  8. Una vez que insertaste la imagen en tu hoja, dale click derecho dentro de la imagen y selecciona: Tamaño y Propiedades. En la ventana que se abre selecciona la pestaña: Propiedades. Desmarca la opción “Imprimir Objeto”. También selecciona la opción “No mover, ni cambiar tamaño con celdas”. Presiona “Cerrar”
  9. Vuelve a presionar click derecho dentro de la imagen y ahora selecciona: Asignar macro. Selecciona: Guardar_Version_De_La_Hoja
  10. Aceptar.
  11. Para ejecutarla dale click a la imagen.

Nota: El archivo se guardará en la misma carpeta donde tienes el archivo con la macro. La macro tiene una sentencia para no copiar el botón en el nuevo libro.

Descargar archivo.

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