Identificar qué elementos o valores ingresan o salen de una base de datos en Excel

En una base de datos de Excel que se modifica constantemente, salen unos valores e ingresas otros y seguramente en algún momento necesitamos saber cuáles son los valores que ingresaron  y cuáles los que salieron.

Puede ser el caso del encargado de la gestión de la nómina de la empresa que tiene por ejemplo 1.000 trabajadores, y todos los meses salen unos y entran otros, y será muy útil conocer el nombre tanto de los trabajadores que ingresan como los que salen.

Vamos a sugerir una forma de hacerlo en Excel.

En primera medida se trata de una comparación de datos, puesto que el listado de empleados del mes de agosto por ejemplo, se compara con el listado de empelados de septiembre, para des esta forma poder identificar cuáles empleados estaban en agosto y ahora no están en septiembre, o cuales están en septiembre que no estaban en agosto.

En consecuencia, en una columna (A por ejemplo) listamos todos los empleados del mes de agosto y en otra columna (B puede ser) listamos los empleados del mes de septiembre.

Ahora creamos dos columnas auxiliares. En una se extraen los empleados que estaban en agosto pero que no aparecen en septiembre, esto es, los empleados retirados de la empresa. En la otra columna se extraen los empleados que aparecen en septiembre pero no en agosto, es decir, los empleados nuevos.

Vamos a suponer que en la columna C listamos los empleados que no  están en agosto pero si en  septiembre (los nuevos), y en la columna D los empleados que están en agosto pero no están en septiembre  (los retirados).

A B C D
Listado agosto Listado septiembre Los que ingresaron Los que salieron
Eduardo Sarmiento Eduardo Sarmiento
Alvaro Cabrera Marco Aurelio Daza Marco Aurelio Daza Alvaro Cabrera
Catalina Vega Rojas Pedro Alberto Arias Catalina Vega Rojas
Pedro Alberto Arias Juan Medina Ortiz Juan Medina Ortiz
Rosa Mejía Carlos Peña Carlos Peña Rosa Mejía
Omar Bustos Jessica Murcia Oñate Jessica Murcia Oñate Omar Bustos
Carlos Alvarado Carlos Alvarado
Mireya Cifuentes Prado Alirio Valenzuela Alirio Valenzuela Mireya Cifuentes Prado

¿Cómo se ha logrado esto?

Haciendo uso de la función CONTAR.SI condicionada.

En la columna C tenemos la siguiente fórmula:

=SI(CONTAR.SI($A$2:$A$998;B2)=0;B2;"")

En la columna D tenemos la siguiente fórmula:

=SI(CONTAR.SI($B$2:$B$998;A2)=0;A2;"")

Lo que hace la función CONTAR.SI es contar si hay valores de una columna que se repitan en la otra,  y si el resultado es cero, coloca el valor que hay en la celda donde está el criterio a buscar y comparar.

Por ejemplo. En el caso de la columna C le decimos a Excel que cuente cuántas veces el valor de la celda B2 aparece en  la columna A, si el resultado es cero, entonces coloque el valor de la celda B2 (CONTAR.SI($A$2:$A$998;B2); si el valor es diferente de cero, es decir, hay coincidencias entonces deje la celda vacía, de ahí las comillas al final.

Cuando Excel toma el valor de la celda B2,  lo compara con la columna A y el resultado es cero, quiere decir que en B hay valores que no están en A, y ello significa que se empleado es nuevo. Si al hacer la comparación el resultado es diferente de cero, significa que el valor de B2 también está en A y por consiguiente el empleado continúa en la empresa.

Nota.  La fórmula de arriba se coloca en fila 2, y para copiarla al resto de filas,  se arrastra tantas filas como empleados haya en el listado.

Descargar ejemplo

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