La importancia del acta de cierre en los procesos de selección y su tiempo de publicación en el SECOP

Efectuar el cierre del proceso de selección, es una de las actividades o diligencias más importantes que se presentan dentro de un proceso de contratación estatal, sin considerar su modalidad. Por lo que es necesario dejar constancia de la realización del mismo, mediante documento escrito, el cual ha sido denominado: Acta de Cierre.

El numeral 5 del artículo 30 de la ley 80 de 1993, señala que: 

“…El plazo de la licitación, entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre, se señalará en los pliegos de condiciones, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato…”. (Subrayado y negrilla fuera de texto). 

Tal como se observa en el citado artículo, no existe una definición específica sobre el cierre del proceso en el actual marco normativo, sin embargo la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, en el Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía, destaca en su pág. 5, lo siguiente:

“…C. Acta de cierre del Proceso de Contratación: Es el documento elaborado por la Entidad Estatal para dejar constancia de la presentación de las ofertas en el cual debe constar el nombre del oferente y la hora de presentación de la oferta. La Entidad Estatal debe publicar en el SECOP el acta de cierre en la oportunidad establecida para el efecto en el Cronograma del Proceso de Contratación y si en este no se estableció la fecha correspondiente debe publicarse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de presentación de las ofertas…”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Es así como Colombia Compra trató de definir y a su vez, concienciar a las entidades estatales, sobre la importancia de esta actividad. Además, buscó generar que éstas publiquen dicha documentación a más tardar el día hábil siguiente.

Sin embargo, al encontrarse su definición en el Manual de Mínima cuantía, las entidades estatales han optado por  publicar el acta de cierre de otras modalidades, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, según lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, el cual estipula que:

“…La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición…” (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Para materializar el principio de transparencia y suministrar tranquilidad a los proponentes, es recomendable publicar este documento el mismo día que se desarrolla la diligencia de cierre, y a su vez, entregar una copia del acta a los asistentes, al momento de efectuar la apertura de ofertas. (Ver artículo: LA APERTURA DE LAS PROPUESTAS EN LA DILIGENCIA DE CIERRE, BUENA PRACTICA EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ESTATAL)

Cabe anotar que algunas entidades estatales realizan una audiencia pública para efectuar el cierre del proceso, dando la importancia debida a esta diligencia obligatoria.

En conclusión, el acta de cierre es la constancia escrita del desarrollo de una diligencia, en la cual se constata: a) la recepción de propuestas, b) la asistencia de oferentes y ciudadanía en general, y c) la presentación de observaciones, si se diese el caso. Documento que debe ser publicado lo más pronto posible.

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