Informe de hallazgos en un proceso de revisoría fiscal

Una entrega más del material compartido por el docente Fredy Robinson Gil Zea sobre revisoría fiscal. En esta oportunidad nos trae un modelo de informe de hallazgos una vez se ha culminado el procedo de revisoría fiscal:

HALLAZGOS

XXXX S.A

NIT.xxx.xx.xxx.

Dentro de las responsabilidades asignadas y las normas complementarias, se llevó a cabo una revisión del proceso, para lo cual se tomaron como referencia así:

Para la realización de nuestro trabajo se aplicaron Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, con base en las pruebas selectivas, que puede no haberse identificado todas las inconsistencias a las normas y procedimientos que eventualmente puedan existir, por lo tanto es necesario que, las áreas responsables del proceso de administración apliquen los mecanismos  de control y seguimiento establecidos en las normas vigentes.

  1. No hay manuales de funciones – Teniendo en cuenta que no existe una norma que obligue a las compañías a tener este tipo de herramienta considerado de vital importancia,  se recomienda elaborar los manuales de funciones teniendo en cuenta que cada funcionario se debe responsabilizar por las tareas asignadas evitando duplicidad en las mismas, evitando que esto que se presente desperdicios y perdida de materia prima.
  1. No hay manuales de procesos y procedimientos. Se recomienda elaborar estos manuales para que cada una de las tareas se encuentren debidamente coordinadas bajo unos esquemas claros y precisos en busca de tener un orden dentro de la compañía.
  1. Existe Reglamento de trabajo; pero, no hay Reglamento de  Higiene y Seguridad Industrial

Art. 104 C.S.T. El reglamento de trabajo es el conjunto de normas que determina las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio; se recomienda fijarlo en un lugar visible y fácil acceso para los empleados y evitar posibles sanciones administrativas.

De acuerdo al Código Sustantivo del Trabajo. Art. 349 - Por 10 o mas trabajadores debe existir Reglamento de Higiene y Seguridad, sometiéndolo a revisión y aprobación de la oficina Nacional de medicina e Higiene Industrial del Ministerio de la Protección Social, tener en cuenta los puntos del contenido del Reglamento Art. 350 C. S. T., y este debe ser publicado una vez se cumpla con el articulo 349 C. S. T. La recomendación es cumplir con la norma para evitar el pago de las sanciones respectivas

4.   Posee camionetas con licencia de funcionamiento; pero, las personas no tienen curso de manipulación de alimentos

Aplicando El Decreto 3075 de 1997 obliga que toda empresa que manipule alimentos (fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte y expendio) debe tener una formación en materia de educación sanitaria a los empleados directamente involucrados aunque sea en forma ocasional.

Por el incumplimiento de lo anterior, la empresa podrá recibir sanciones como la clausura temporal del establecimiento, suspensión parcial o total de los trabajadores, decomiso de artículos y productos. Las sanciones podrán ser amonestaciones, multas decomisos de productos  suspensión o cancelación del registro y cierre total, adicionalmente las multas pueden ascender hasta una suma de 10.000 SDMLV.

  1. Se ha entregado una sola dotación de la fecha.

Art. 230 CTS. Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes deberá suministra cada cuatro (4) meses en forma gratuita, un par de zapatos y un vestido de labor al trabajador cuya remuneración mensual sea hasta de dos (2) veces el salario mínimo màs alto vigente desde que haya cumplido tres meses de servicio al empleador

Se recomienda gestionar durante el mes de septiembre la segunda (02) entrega con la cual la empresa estará cumpliendo con lo estipulado y evitar sanciones impuestas por Ministerio de la Protección Social.

  1. Cuando se implementó el PILA; Empresa y trabajadores se pagó el 15 de cada mes:

Decreto 1465 de 2005

El Sistema Integrado de Pagos de aportes a la Seguridad Social es un nuevo sistema que permitirá que los aportantes realicen el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos, con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) a la Seguridad Social, en formato electrónico.

La principal intención de establecer que todos los aportes a la seguridad social y parafiscales se liquiden en una única “Planilla integrada” es lograr que el pago respectivo se cumpla oportunamente para con todos los actores del sistema (salud, pensiones, ARP, Caja de Compensación, Sena, ICBF, ESAP y Ministerio de Educación), pues hoy día existen prácticas como la de efectuar la liquidación y pago de los aportes a salud únicamente, y dejar atrasados los pagos a los demás rubros.

Los regimenes contemplados dentro del Sistema de Seguridad Social Integral son:

•    Riesgo Profesionales

•    Salud: (12.5%)

Régimen Subsidiado

Régimen Contributivo

•    Pensiones (15.5%)

•    Parafiscales

Caja de Compensación (4%)

ICBF (3%)

SENA (2%)

Lo pagos se deben realizar en los primeros días del mes, para las operaciones que se están realizado el día 15 de cada mes  se debe cancelar intereses causados y liquidados.

  1. En la empresa se escucha música ambiental por sistema interno de audio.

La Constitución Nacional de Colombia en su artículo 61 establece que el Gobierno protegerá la propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades que establezca la ley, en desarrollo de este precepto constitucional se ha creado los organismos encargados de recaudar los derechos generados por la explotación comercial de la música en los establecimientos abiertos al público, derechos que deben pagar todas las personas y empresas que hagan uso de la música para explotarla comercialmente, así sea de forma indirecta. Específicamente para el recaudo económico de los autores, se han creado dos organizaciones encargadas del cobro de dichos derechos.

    1. Sociedad de Autores y Compositores de Colombia SAYCO
    2. Asociación colombiana de interpretes  y productores Fonográficos ACINPRO

Estos derechos son cobrados a los usuarios de conformidad con el ART. 158 de la Ley 23 de 1982

La sanción puede llegar al cierre inmediato del establecimiento, si se trata de un lugar abierto al público y la suspensión o cancelación de la licencia de funcionamiento.

Son titulares intérpretes o ejecutantes, sobre su interpretación o ejecución.

La norma anteriormente relacionada no aplica para la realización de música ambiental para la empresa, toda vez que se entiende que se está en un recinto cerrado.

Información suministrada telefónicamente por personal de SAYCO.

  1. Existe demanda por despido injustificado por parte del trabajador; fue retirado por el Gerente de la Empresa con carta por faltar tres (3) veces al trabajo consecutivamente.

A pesar que las normas y las evidencias escritas de notificación al empleado por parte del empleador dejan ver la causa justificada para el despido, se recomienda optar por aprovisionar el valor que se estime por despido del empleado; toda vez que pueden resultar otras pruebas desconocidas que beneficien al empleado de acuerdo al procedimiento del ministerio de la Protección Social. Código Sustantivo del Trabajo Art. 62 numeral 9 Terminación del contrato por justa causa.

  1. La empresa esta registrada en la Cámara y Comercio

El estar registrado ante Cámara y Comercio le permiten a una empresa tener una visión de confianza de sus clientes y proveedores; sin embargo; se recomienda actualizar la nueva dirección asignada por el cambio de nomenclatura; toda vez que se pueden extraviar notificaciones por parte de los entes de control.

  1. Los libros oficiales están atrasados dos meses.

Una vez concluida las causas del atraso de llevar la contabilidad al día, se recomienda cambiar el paquete contable siendo este la principal motivo de la novedad.

La empresa se expone a drásticas sanciones por el incumplimiento de las declaraciones y pagos tributarios oportunos y verídicos, adicionalmente se ha detectado el incremento de pago de horas extras dedicadas a jornadas adicionales para la normalización de sentar los comprobantes contables.

Se debe hacer un trabajo adicional con el ánimo de dejar la contabilidad al día para evitar que en una visita de la DIAN o la Cámara de Comercio se impongan.

  1. Tiene RUT y Resolución de facturación, Presenta declaraciones común y corriente

A pesar que la empresa ha gestionado de forma oportuna las actualizaciones, autorizaciones y ha presentado en forma oportuna las declaraciones tributarias; se recomienda implementar medidas que aseguren el control de emisión y anulación de facturas.

  1. Ha solicitado RUT a todos los proveedores Régimen Simplificado pero no a los Gerentes (4) que presentan cuentas de cobro por medio de transporte.

Es de carácter obligatorio la gestión del RUT para cada uno de los Gerentes para obtener las deducciones en gastos ocasionados, lo que a la fecha no se ha beneficiado.

Los resultados de la evaluación adelantada, se basan en primera instancia en el análisis de las actuaciones que competen a cada una de las áreas involucradas en el proceso, los documentos soportes suministrados para tal efecto, en segundo lugar se ha tenido en cuenta de manera rigurosa la importancia de iniciar la elaboración de los manuales de funciones, procesos y procedimientos, toda vez que se tipifica como debilidad recurrente por ausencia en el cumplimiento de estas funciones, obligándose la participación inmediata por parte de los profesionales

Los documentos e información de soportes mediante la cual se llevó a cabo la investigación fue aquella suministrada por la empresa.

JAIRO PAEZ CORTES

Revisor Fiscal T.P No. 111.111-1

ASESORIAS CEB & CIA. LTDA.

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