La cuenta de cobro como soporte fiscal

Por 18 julio, 2019

La cuenta de cobro no es el documento idóneo para soportar los costos y gastos en que incurra el contribuyente, sino el documento equivalente que se expide en operaciones realizadas con personas que no están obligadas a expedir factura.

¿Qué es una cuenta de cobro?

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La cuenta de cobro es un documento con el que la persona exige el pago de una deuda o valor, reclamando la existencia de una obligación a su favor, que puede constituirse en un ingreso.

La cuenta de cobro no es un título valor ni presta mérito ejecutivo.

La cuenta de cobro no es un título valor ni mucho menos presta mérito ejecutivo, de manera que los valores contenidos en la cuenta de cobro no pueden ser cobrados judicialmente con base a la cuenta de cobro.

Títulos valores. ¿Que es un titulo valor?

Por ello, para que la cuenta de cobro permita cobrar coactivamente el valor en ella consignada, debe existir otro documento que sí preste mérito ejecutivo como un contrato o incluso una factura.

La cuenta de cobro tiene su origen legal en el artículo 666 del código civil que señala:

«Derechos personales o créditos son los que sólo pueden reclamarse de ciertas personas que, por un hecho suyo o la sola disposición de la ley, han contraído las obligaciones correlativas; como el que tiene el prestamista contra su deudor por el dinero prestado, o el hijo contra el padre por alimentos. De estos derechos nacen las acciones personales.»

Pero lo anterior no es suficiente para que cobrar judicialmente el crédito, pues toda acción ejecutiva requiere de un documento o título que preste mérito ejecutivo.

¿Qué se entiende por mérito ejecutivo?

La razón por la que la cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo es porque no cumple con uno de los requisitos del título ejecutivo, cual es que el documento provenga del deudor, y ese no es el caso de la cuenta de cobro que proviene del acreedor.

La cuenta de cobro no es un soporte fiscal.

La cuenta de cobro por sí misma no constituye soporte fiscal alguno en vista a que la legislación tributaria no la considera como tal. Veamos.

Así se deben soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta

El artículo 771-2 del estatuto tributario respecto al soporte de costos y deducciones considera como soportes válidos únicamente la factura y el documento equivalente, más no considera la cuenta de cobro.

Por su parte, el artículo 1.6.1.4.4 del decreto 1625 de 2016 señala:

«Conforme con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, quienes están en la obligación legal de facturar deben cumplir esa obligación expidiendo factura de venta o documento equivalente con el lleno de los requisitos y condiciones previstos en la ley, sin perjuicio de lo establecido para las operaciones de los responsables del Impuesto sobre las Ventas pertenecientes al régimen simplificado.

Por tanto, a quienes estando en la obligación de facturar emitan documentos distintos a la factura de venta o documento equivalente tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, se les impondrá la sanción de cierre del establecimiento de comercio conforme con el artículo 652-1 del Estatuto citado y, además, serán objeto de revisión integral de su situación tributaria con fundamento en las facultades del artículo 684 Ib., en especial de la presunción de ingresos en ventas conforme con los artículos 756 y siguientes del Estatuto Tributario, y de la imposición de las demás sanciones a que haya lugar.» Negrilla fuera de texto.

El reglamento señala de forma expresa la cuenta de cobro como un ejemplo de documentos no válidos, al menos en el caso de las personas obligadas a expedir factura.

Documento equivalente a la factura

En consecuencia, para soportar costos, gastos e impuestos descontables la ley solo acepta facturas y documentos equivalentes.

Cómo soportar costos y deducciones con una cuenta de cobro.

Se ha dicho que la cuenta de cobro por sí misma no constituye un soporte fiscal válido, pero reconociendo que los contribuyentes reciben normalmente cuentas de cobro para pagar servicios prestados entre otras obligaciones, es preciso encontrar la manera de soportar fiscalmente dichos pagos.

El documento ideal es la factura, pero si la persona a la que se le hace el pago no está obligada a expedir factura, esta no se le puede exigir, y todo lo que podemos exigirle a esa persona es precisamente una cuenta de cobro, y con ella el contribuyente debe trabajar.

Personas que no están no obligadas a expedir factura

Cuando se adquieren bienes y servicios a personas que no están obligadas a facturar, el adquiriente del bien o el servicio debe elaborar o expedir un documento equivalente a la factura, según se desprende del artículo 1.6.1.4.40 del decreto 1625 de 2016.

En consecuencia, si el contribuyente recibe una cuenta de cobro debe proceder a elaborar un documento equivalente con base en la cuenta de cobro, es decir, que la cuenta de cobro termina siendo soporte o respaldo del documento equivalente.

Al existir una cuenta de cobro donde se le cobra una deuda al contribuyente, el proveedor o deudor está reclamando el pago de una obligación, y si el contribuyente emite el documento equivalente respectivo, está reconociendo la existencia de esa obligación lo que da la certeza respecto a la realidad de la operación, pues una parte la reclama y la otra la reconoce, que es lo que pretende el legislador cuando exige determinadas formalidades para reconocer costos y deducciones.

Excepcionalmente una cuenta de cobro puede constituirse como soporte fiscal válido en la medida que contenga los requisitos mínimos que debe cumplir un documento equivalente, como son:

  1. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
  2. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
  3. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
  4. Fecha de la operación.
  5. Concepto.
  6. Valor de la operación.
  7. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.

Pero se insiste en que la cuenta de cobro no es el documento ideal para soportar costos y deducciones, siendo el documento equivalente el llamado a soportarlos cuando no hay obligación de expedir factura.

En consecuencia, si el contribuyente recibe una cuenta de cobro, debe proceder a elaborar el documento equivalente para soportar fiscalmente el pago que se realice con base a la cuenta de cobro.

¿Quiénes están obligados a facturar?

Por último, si el proveedor a quien se le adquiere los bienes o servicios está obligado expedir factura, ni la cuenta de cobro ni el documento equivalente a la factura servirán como soporte. En este caso la cuenta de cobro no será más que un documento informativo de uso interno de la empresa.

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4 Opiniones
  1. Alexandra Buenaventura Dice:

    Hola buenas tardes

    Tengo una duda, un empleado con contrato puede pasar cuentas de cobro a la compañía por realizar actividades diferentes a las que fue contratado?, Ej. prestar un servicio de transporte, si su función es ser auxiliar de producción
    Que implica para la compañía y para el empleado este hecho?

    Responder
  2. camila moncayo Dice:

    buenas tardes quisiera tener información somos régimen común pero aun no hemos comenzada a facturar que problema tenemos si seguimos con cuentas de cobro a nuestros clientes me podría colaborar

    Responder
  3. crialgo Dice:

    si yo paso una cuenta de cobro un dia 25 cuanto tiempo maximo legal tienen para pagarme el valor de esa cuenta

    Responder
  4. FELIPE CALI Dice:

    Buen día. Tengo un contrato por prestación de servicios y cuando me pagan la cuenta de cobro la empresa descuenta un 20% de uno de los rubros, bajo el argumento de gastos de la empresa en papelería y administrativos para tramitar dicha cuenta. Esto es legal? si no lo es que puedo hacer?.

    Responder
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