La fecha del certificado no es importante para determinar si un certificado de retención se expidió extemporáneamente

Por   15/05/2011

Hace unos días publicamos un pequeño modelo de certificado de retenciones en la fuente en el que colocamos una fecha posterior  a la fecha límite fijada por el gobierno para expedir el certificado, y  algunos lectores nos manifestaron que  era inconveniente, puesto que la Dian podía valerse de ello para imponer sanción por expedición extemporánea, lo que necesariamente no es así.

Gracias a la jurisprudencia del Consejo de estado, la fecha de expedición del certificado de retenciones no es determinante a la hora de imponer la sanción por expedición extemporánea del certificado. A lo sumo es un indicio de un aparente incumplimiento de expedición oportuna, pero nunca, por sí solo un hecho sancionable.

Sobre el tema que nos ocupa la sección cuarta del Consejo de estado en sentencia del 30 de octubre de 2008, expediente 15762,  sentó la siguiente jurisprudencia:

Ahora bien, para que se entienda satisfecha la obligación de expedir oportunamente los certificados de retención en la fuente por conceptos distintos a los laborales, el agente retenedor debe tener almacenada la información en los computadores o en medios magnéticos y a disposición de los sujetos de retención oportunamente, lo que significa que el último día del plazo para expedir tales certificados, la información no sólo debe estar almacenada, sino lista para ser entregada a los interesados, independientemente de que los mismos pidan o no la impresión de los certificados.

Si los sujetos de retención solicitan tardíamente la entrega de los certificados, la expedición de los mismos es oportuna, siempre que la información se encuentre oportunamente almacenada y a disposición de los interesados, pues, la obligación de expedir oportunamente los certificados de retención en la fuente por conceptos distintos a los laborales, no implica la de entregar los certificados. Ello, porque los retenedores sólo están obligados por ley a expedir los certificados en mención (artículos 379, 381 y 667 del Estatuto Tributario), por lo que la entrega de los documentos sólo procede cuando los sujetos de retención lo solicitan.

De otra parte, también será extemporánea la expedición de los certificados si, a pesar de estar almacenada con antelación la información, se pone tardíamente a disposición de los sujetos de retención, esto es, después de vencido el plazo para su expedición.

Cabe advertir que en el caso de los Bancos la información se encuentra oportunamente a disposición de los interesados, cuando las oficinas, sucursales y agencias  que deben entregar los certificados, tienen en su poder los datos para imprimir los documentos o ponerlos en conocimiento de los interesados, a solicitud suya.

Además, corresponde al agente retenedor probar que expidió oportunamente los certificados de retención, para lo cual debe demostrar no sólo la fecha en que almacenó la información, sino el momento en que puso la misma a disposición de los sujetos de retención, pues, se insiste, aunque haya procesado oportunamente los datos de los certificados, si los pone a disposición de los interesados después del plazo que tenía para expedirlos, no se entiende cumplida la obligación de expedir oportunamente los documentos en mención.

Así las cosas, la simple fecha de expedición adjunta al certificado de retenciones, no es relevante para que la Dian con base a ella pueda imponer una sanción,  puesto que según el Consejo de estado, lo importante es que al agente de retención, a la fecha límite fijada por el gobierno, tenga disponible la información que se ha de imprimir en el certificado de retención a expedir.

El papel físico del certificado simplemente toma una información previamente introducida en un sistema de datos, de modo que poco importa la fecha del documento físico que refleja la información. Lo importante es la fecha en que se introdujo la información en el sistema de datos.

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