No es necesario que el documento equivalente esté firmado por el beneficiario del pago

Cuando la empresa elabora documentos equivalentes no es necesario que los haga firmar por el beneficiario del pago.

Cuando se le hace un pago a una persona que no está obligada a expedir factura, el documento soporte para efectos tributarios es el documento equivalente a la factura, documento que puede ser expedido por el proveedor o elaborado por la misma empresa.

Si el documento equivalente lo expide el proveedor no obligado a facturar, naturalmente que ese documento está firmado por el proveedor. Si el documento equivalente lo elabora la empresa, por control es bueno que el beneficiario del pago lo firme, pero no es una obligación legal.

Dentro de los requisitos de los documentos equivalentes no existe ninguno que exija la firma o la aceptación por parte del beneficiario del pago, por tanto para efectos tributarios no se puede exigir.

Nótese que la firma no es exigida ni siquiera para la factura, ni por el artículo 617 del estatuto tributario ni por el artículo 771-2 del mismo estatuto, mucho menos lo es exigible para el documento equivalente.

Internamente, para evitar fraudes es recomendable que los documentos equivalentes, los recibos de caja o los comprobantes de egresos estén firmados por el beneficiario del pago, pero si eso no es posible, tributariamente no hay ningún problema.

Esto es importante porque en algunos casos es muy difícil conseguir que las  personas naturales firmen un documento o recibo, especialmente cuando se trata de pequeños pagos. Por ejemplo, no es fácil que el taxista  firme un documento, etc.

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