Nomina electrónica – Obligados y requisitos

La Dian ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario.

Qué es la nómina electrónica.

La nómina electrónica que debe ser enviada a la Dian y validada por esta, y hace referencia más exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.

La nómina como tal es generada por el aplicativo de nómina que tenga cada software contable, o generada manualmente por cada empleador, procedimiento independiente a la generación de soporte de pago electrónico que se envía a la Dian, que es de lo que trata la resolución 0013 de 2021.

Para tal efecto, el software de contabilidad o de liquidación de nómina integrará sus módulos con la herramienta de la Dian para unificar el procedimiento de generación y reporte como actualmente se hace con la facturación.

De esta forma, luego de liquidarse la nómina se genera el documento soporte de pago de nómina que electrónica que será enviado a la Dian para su validación, y contendrá los valores liquidados a cada empleado, según los requerimientos de la Dian en el anexo técnico de la resolución 0013 de 2021.

Cómo se genera la nómina electrónica.

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta.

Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o contratar con u proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los distintos softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio adicional.

Facturación electrónica — Obligados y requisitos.Personas y empresas que están obligadas a expedir factura electrónica, procedimientos y requisitos para expedirla.

Obligados a generar la nómina electrónica.

Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.

El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»

La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el empleador, por tanto, desde 1 empleado surge tal obligación.

Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.

Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:

«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»

Es decir que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.

Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.

Periodo de generación de la nómina electrónica.

La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores.

Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de Contenido de la nómina electrónica.»

Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas en el mes respectivo para hacer el reporte mensual.

El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según señala el artículo 8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

«Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.»

En razón a que la resolución no dice si son 10 días calendario o 10 días hábiles, se entiende que son 10 días calendario.

Contenido de la nómina electrónica.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información según el artículo 5 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
  5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
  9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
  10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
  11. Fecha y hora de generación.
  12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante pago bancario, y si es mediante el sistema bancario se debe informar el banco, el tipo de cuenta y el número de la cuenta en la que se consigna el salario de cada trabajador.

Plazo para la implementación de la nómina electrónica.

El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021, modificado por la resolución 000037 del 2021,  a la vez modificado por la resolución 000063 del 30 de julio de 2021, fija el plazo que tiene los empleadores para implementar la nómina electrónica de acuerdo al número de empleados que tenga.

Número de empleados Plazo para la implementación.
Más de 250 1/09/2021
De 101 a 250 1/10/2021
De 11 a 100 1/11/2021
De 1 a 10 1/12/2021

Entre menos trabajadores más plazo se tiene para implementar la nómina electrónica.

El proceso de habilitación en la Dian de la nómina electrónica inicia para todos el 31 de mayo de 2021, lo que el empleador debe hacer lo más pronto posible para tener implementada la nómina dentro los plazos máximos que contempla la ley.

Los anteriores plazos aplican para los contribuyentes obligados a expedir factura electrónica. Para el caso de los que no están obligados a expedir factura electrónica, el plazo para implementar la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la habilitación inicia el 31 de marzo de 2022.

Recuerde que para generar la nómina electrónica primero se debe habilitar el servicio en la página de la Dian, para luego implementarla, lo que requiere un software propio o de un proveedor tecnológico, la firma digital y configurar o parametrizar todo lo necesario para que pueda empezar a enviar los documentos electrónicos de nómina.

En cuanto a las nuevas empresas o empleadores, estos cuentan con un plazo de 2 meses desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la nómina electrónica.

La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se hace el primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses para hacer la implementación definitiva.

Para los plazos entendemos que sólo se consideran los empleados vinculados mediante contrato de trabajo, de aprendizaje o pensionados, de manera que no se tienen en cuenta los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios.

Ya está disponible la opción para iniciar la habilitación de la nómina electrónica desde el mismo micrositio de facturación electrónica, así que se puede iniciar el proceso de inmediato sin esperar a que se venzan los plazos fijados por la Dian.

Reporte electrónico de pago por servicios.

En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni comercial.

Documento equivalente a la factura.Tipos de documento equivalente la factura, requisitos que debe cumplir, y obligados a expedirlos.

Los pagos que se realicen por concepto de servicios personales en virtud de un contrato de prestación de servicios, se reportan a la Dian por medio de la factura electrónica que deberá expedir el contratista, y so este no está obligado a facturar, se hace por medio del documento equivalente a la factura (Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.), que se debe adoptar a más tardar el 01 de julio de 2021 de acuerdo a la resolución 0012 del 9 de febrero de 2021.

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29 Opiniones
  1. jhocosan Dice:

    ¿se debería tener en cuenta al personal vinculado por prestación de servicios, ejemplo las OPS de entidades públicas?

    Responder
    • Gian Carlos Pertuz Dice:

      Esos se van a manejar por el documento soporte electronico.

      Responder
  2. Juan García Dice:

    Buenas tardes, pregunto, si en una casa de familia tienen empleada domestica, deben hacer uso de la nomina electrónica? … o un profesional no responsable de iva, si tiene secretaria, también debe tener así la nomina?

    Gracias.

    Responder
    • Juan Carlos Garcia Mancera Dice:

      Buen día, si la persona declara renta (casos profesional independiente), y va solicitar deducción por los pagos de nomina, si debe realizar esta nueva obligación.

      Para la persona que labora en casa de familia, el contratante no, porque este es un gasto no deducible en renta.

      Feliz día.

      Responder
      • Camilo S Dice:

        Buen día,

        y en el caso de un profesional independiente, declarante de renta, con empleada de servicio doméstico en su casa a la que le paga todo lo de ley, está obligado a la nómina electrónica? o solo sería si dicha empleada trabaja en la oficina del profesional?

        Muchas gracias.

        Responder
        • Jorge E. Dice:

          Ya respondieron a eso, hay que saber leer

  3. MARIAM Dice:

    Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021. Si no es contribuyente no esta obligado. Gracias por el resumen muy completo

    Responder
  4. Dayana Dice:

    Buen dia, teniendo en cuenta que una entidad publica presenta declaración de ingresos y patrimonio, no factura electrónicamente, ¿esta obligada a implementar nomina electronica?

    Responder
  5. NAUDIT Dice:

    Debo exigirle a un proveedor que tenga las responsabilidades 4 y 5 que debe tener en el rut la razonabilidad de nomina electrónica para realizar transacciones con ellos?.

    Responder
  6. DANIEL CATAÑO Dice:

    Para un contratista de obras también está obligado por su parte a generar nomina electronica.?

    Responder
  7. SOFIA J Dice:

    QUE CONSECUENCIAS TRAE QUE UNA EMPRESA QUE ESTA OBLIGADA A LA NOMINA ELECTRONICA NO LA TENGA?

    Responder
    • Gustavo Dice:

      Una acotación: Cuando la norma menciona plazos en días y no menciona si son calendario o hábiles, se entiende que son días hábiles, no calendario como se indica en este documento.

      Responder
    • Gustavo Dice:

      Sofía J. Al estar en la obligación de generar y transmitir el documento soporte de nómina electrónica al efectuarse pagos salariales que son costos o deducciones para el obligado por ser contribuyente declarante de renta, su no atención trae como consecuencia el desconocimiento de esos costos y deducciones.

      Responder
  8. PAANZA Dice:

    Buena Tarde! En la empresa en la cual trabajo, la nomina electrónica inicia el 1 de septiembre de 2021, en este caso la primera nomina que debo generar seria la del mes de agosto, que seria enviada según la norma dentro de los 10 primeros días de septiembre? ó seria la nomina de septiembre que la debo enviar los 10 primeros días del mes de octubre?

    Responder
    • Juancar3 Dice:

      Buenas tardes.

      Tengo la misma inquietud.

      Responder
  9. LORENA Dice:

    Tengo una pregunta en nuestra empresa manejamos dos tipos de contrato el fijo y solo una persona por prestacoin de servicios, en este caso como se genera una nomina electronica para el ya que el programa que tenemos no nos permite crear este tipo de contrato ?

    Responder
  10. LORENA Dice:

    Como se solicita un soporte electronico para personal por prestacion de servicios ?

    Responder
    • JUAN ALBERTO Dice:

      Tal como explican antes, el personal que presta servicios puede estar o no obligado a emitir factura electrónica por sus servicios. Si está obligado ese es el soporte electrónico. Si no está obligado, el adquirente de los servicios debe emitir el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, el cual se transmitirá a la Dian cuando esta entidad habilite su plataforma (entiendo que deben empezar pruebas el 1 de agosto) y defina calendario de obligatoriedad, en el último decreto se dejó abierto a que la Dian dé la fecha porque anteriores plazos no se han cumplido.

      Responder
  11. A Dice:

    La fecha de implementacion para las empresas que tienen De 1 a 10 empleados está mala, porque no es en octubre sino en diciembre

    Responder
  12. JUAN G Dice:

    GRACIAS por tan buenos artículos, siempre han tenido una muy didacta forma de llegar al lector, resolviendo dudas de manera fácil y directa. SIMPLEMENTE GRACIAS.

    Responder
  13. CLAUDIA P Dice:

    Buenos dias.

    tengo una persona natural que tiene 5 empleados, queria hacer la habilitacion y no sale la opcion de otros documentos electronicos, solo de nomina electronica. Alguien me puede decir que mas debo hacer?

    Responder
  14. RAUL VILLEGAS Dice:

    Buen dia. Una Comunidad religiosa que tiene nit, tiene un solo trabajador con contrato laboral, el cual desempeña trabajos de mantenimiento, ¿esta obligado a implementar nomina electronica?

    Responder
  15. cristian cortes Dice:

    Buen día, mi inquietud es si todos los empleados deben contar el RUT para implementar la nomina electrónica.

    Responder
  16. Maria del Pilar Dice:

    Buenas tardes, el pago de la nómina debe hacerse obligatoriamente a traves de una cuenta bancaria o no es necesario?

    Responder
  17. juan David Dice:

    buen día, una pregunta quien es el responsable de crear el RUT, el trabajador o la empresa que lo tiene afiliado, ya que en la empresa que trabajo van a implementar dicho proceso y quieren cobrarle la hecha del RUT a cada uno de los trabajadores, eso e puede?

    Responder
    • Floramiinda Pérez Dice:

      Es responsabilidad de cada uno, el tener RUT y la empresa no debe cobrarles por ello.

      Responder
  18. JORGe Beltran Dice:

    Mediante su Concepto 10476 de mayo de 2016, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales —DIAN, menciona que si la norma no especifica con claridad que sea calendario, se entendera como habil.

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  19. EFRAIN FERNANDEZ T Dice:

    Buenas noches como se reportan las primas de sevicios gracias

    Responder
  20. Ana Maria Gonzales Dice:

    Buenas tardes.Las entidades territoriales como las alcaldia estan obligadas s aimplementar nomina electronica.muchas gracias

    Responder
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