Normas de auditoría generalmente aceptadas

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El presente manual constituye un conjunto de normas de carácter general, relacionadas con la planificación, organización, alcance y naturaleza de las auditorias, y con los requisitos sobre la personalidad, el trabajo que ejecuta y la información³n que presenta el auditor.

100. Normas generales (administrativas)

Las auditorías externas y las auditorías internas.

Las auditorías externas se llevarán a cabo por la Contraloría General de la República y por las entidades públicas que por ley ejercen controles de tutela en otras entidades también públicas

Las auditorías internas serán de exclusiva responsabilidad de las unidades especializadas que tengan ese carácter, en cada entidad u Órgano en particular.

Las auditorias financieras.

Las auditorias financieras estarán encaminadas, fundamentalmente, a verificar la racionabilidad de los estados financieros, para lo cual deberán evaluarse los controles internos, y, a determinar el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.

Las auditorias operativas.

Las auditorias operativas estarán encaminadas, fundamentalmente, a evaluar el grado de eficiencia y eficacia en la organización, así­ como a determinar el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes y el logro de las metas y objetivos propuestos.

Estudios especiales de auditoria.

Los estudios especiales de auditoria estarán encaminados al examen de aspectos específicos, de orden contable, financiero, presupuestario, administrativo, económico, jurídico, de sistemas, etc.

Unidad de auditoria interna.

En cada entidad u órgano se creará una unidad de auditoria interna, cuando el número de las transacciones y el volumen de los recursos que se administren, así­ lo ameriten.

La auditoría interna es la actividad de evaluar en forma independiente, dentro de una organización, operaciones contables, financieras, administrativas y de otra naturaleza, como base para prestar un servicio constructivo y de protección a la administración. Es un control que funciona midiendo y valorizando la eficacia y eficiencia de todos los otros controles establecidos en el ente.

Designación del Equipo de Trabajo.

Para la realización de cada auditoria o estudio especial de auditoria se designará un equipo de trabajo bajo la responsabilidad de un auditor encargado.

Organización del archivo permanente.

Se organizará y mantendrá actualizado, para cada entidad, órgano, unidad administrativa o asunto, según sea el caso, un archivo permanente que contenga, conforme con las necesidades, toda la información que se considere oportuna.

Planes anuales de auditoria.

Se elaborarán planes anuales de auditoria, los cuales serán suficientemente flexibles como para permitir modificaciones sobre la marcha.

Preparación de las auditorias y estudios especiales de auditoria.

Antes de iniciarse una auditoria o estudio especial de auditoria, el auditor que haya sido designado como encargado del grupo de trabajo, estudiará todas las leyes, reglamentos, manuales, correspondencia e informes relacionados con la entidad, órgano, unidad administrativa, o asunto que va a ser objeto de examen.

Auditorias y estudios especiales de auditoria en sucursales, agencias, etc.

Los planes de auditoria podrán incluir sucursales, agencias y oficinas regionales de las entidades objeto de examen, así­ como subsidiarias, cuando esas entidades sean empresas del Estado organizadas como sociedades mercantiles.

Participación en el equipo de auditoria de profesionales de otras disciplinas.

En las auditorias y en los estudios especiales de auditoria, podrán participar profesionales de otras disciplinas para que realicen labores de su especialidad. Cuando se trate de auditorías operativas, los profesionales de otras disciplinas que participen en las mismas, estarán bajo la autoridad del auditor encargado del estudio y los informes que se rindan deben ser dirigidos al citado auditor.

Incompatibilidad de labores del personal de auditoria interna.

El personal de auditoria interna, salvo disposición legal en contrario, no ejercerá ninguna labor propia de la administración.

200 Normas personales

Entrenamiento técnico y capacitación profesional.

Las auditorias y los estudios especiales de auditoria deberán llevarse a cabo por una o varias personas con entrenamiento técnico adecuado y capacitación profesional como auditores.

Independencia del auditor.

En todos los asuntos relacionados con el trabajo encomendado, el o los auditores que hayan sido designados para ejecutar el trabajo deberán mantener una actitud mental independiente.

Cuidado profesional.

Los auditores ejecutarán los estudios y prepararán los informes relativos a auditorias y estudios especiales de auditoria con cuidado profesional.

Naturaleza confidencial del trabajo de auditoria.

El personal de auditoria mantendrá con respecto a terceras personas, la más absoluta reserva en el desempeño de sus funciones, aun después de haber cesado en el cargo.

Prohibición de recibir beneficios.

El personal de auditoria está impedido de aceptar beneficios de cualquier naturaleza, de las personas, entidades, órganos o unidades administrativas que están sujetas a fiscalización.

Discreción en las expresiones.

El personal de auditoria está impedido de emitir juicios o expresiones que por su naturaleza lesionen la imagen de las entidades u Órganos a que pertenecen.

Declaraciones públicas de los auditores.

El personal de auditoria se abstendrá de dar declaraciones públicas a personas ajenas a las entidades, órganos o unidades administrativas objeto de examen, en relación con los procedimientos de trabajo utilizados y los resultados obtenidos, sin la autorización superior.

300 Normas sobre la ejecución del trabajo

Planeamiento y supervisión adecuados.

El trabajo correspondiente a una auditoria o estudio especial de auditoria se planeará adecuadamente y la labor de los asistentes será debidamente supervisada.

Estudio y evaluación del control interno.

Se estudiará y evaluará apropiadamente el sistema de control interno existente en la entidad, Órgano o unidad administrativa examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de auditoria.

Evidencia suficiente y competente.

Se obtendrá material de prueba suficiente y adecuado, por medio de la inspección, observación, investigación, indagación y confirmación, que permita sustentar los memorandos e informes que se suscriban.

Programa de auditoria.

Para cada auditoria o estudio especial de auditoria se preparará un programa en el que se especificarán las cuentas, aspectos o asuntos específicos que serán objeto de estudio, el personal designado para ejecutar el trabajo, los procedimientos que deben utilizarse y el tiempo estimado para cada fase del estudio. El programa deberá ser suficientemente flexible como para permitir modificaciones y ajustes durante su ejecución.

Papeles de trabajo.

La recopilación de la evidencia se realizará por medio de papeles de trabajo, que se codificarán y ordenarán con cédulas técnicamente elaboradas.

En una auditoria o estudio especial de auditoria los auditores tendrán acceso a toda clase de información.

Coordinación de las actividades de auditoria con la entidad, órgano o unidad administrativa que se está examinando.

El personal de auditoria procurará que sus actividades no interfieran en el normal desarrollo de las operaciones de la entidad, Órgano o unidad administrativa que está siendo objeto de examen.

400 Normas sobre el informe

Preparación, revisión y tramitación de los informes y memorandos.

Se establecerán procedimientos para la preparación, revisión y tramitación de los informes de auditoría y de estudios especiales de auditoria, así­ como de los memorandos que tengan que dirigirse sobre la marcha a la entidad, Órgano o unidad administrativa que está siendo objeto de examen.

Requisitos del informe de auditoría.

Los informes de auditoría o estudios especiales de auditoria contemplarán sólo aspectos significativos y en su redacción se utilizar un lenguaje sencillo y claro.

Memorandos.

Durante el curso de una auditoria o estudio especial de auditoria se prepararán y enviarán a la entidad, Órgano o unidad administrativa objeto de examen, memorandos con los comentarios y recomendaciones que sean pertinentes, en relación con las deficiencias de orden administrativo, contable, financiero, jurídico y presupuestario que se hayan encontrado y que sean susceptibles de subsanarse sobre la marcha. Sólo en casos muy calificados esos comentarios y recomendaciones se reservarán para informes parciales o para el informe final.

Informes parciales.

Durante el curso de una auditoria o estudio especial de auditoria se prepararán y tramitarán oportunamente los informes parciales que fueren necesarios.

Informe final.

De toda auditoria o estudio especial de auditoria se preparará oportunamente un informe final.

En ese informe se consignará si el examen se originó en el plan de trabajo o si obedeció a una solicitud expresa; se señalará el periodo que cubre el examen; se indicará si se han cumplido las normas de auditoria generalmente aceptadas aplicables, las normas técnicas de auditoria dictadas por la Contralora y, asimismo, cualquier otra información que se considere importante. Ese documento, que deberá ser enviado oportunamente a la entidad, órgano o unidad administrativa examinada, incluirá los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes y hará referencia asimismo, a las recomendaciones que por medio de memorandos o informes parciales, hayan sido giradas durante la auditoria o estudio especial de auditoria y a la aceptación que se le hayan dado a esas recomendaciones.

Verificación del cumplimiento de recomendaciones.

Con posterioridad a la presentación de informes y memorandos se realizarán estudios tendientes a verificar si las recomendaciones han sido puestas en práctica.

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