Reportar novedad de retiro al sistema de seguridad social

Al terminar el contrato de trabajo el empleador tiene la obligación de reportar la novedad respectiva a la EPS y demás entidades administradoras del sistema de seguridad social y parafiscal.

No vedad de retiro.

El empleador es el responsable de afiliar al trabajador al sistema de seguridad social, y al terminar la relación laboral, es su obligación notificarlo al sistema para la desafiliación, si es que el trabajado no mantiene la afiliación como independiente, o no consigue en nuevo empleador que lo afilie.

Aportes a seguridad social.Los aportes a seguridad social están conformados por salud, pensión y riesgos laborales. Conozca bases, porcentajes y obligados a pagarlos.

Cuando se inicia la relación laboral se hace la afiliación del trabajador, y cuando la relación laboral termina, el empleador debe notificar el retiro, que es una novedad en la PILA.

Igual obligación tiene el trabajador independiente cuando pierde su capacidad de pago; debe reportar la novedad de retiro para que el sistema conozca que no seguirá haciendo cotizaciones.

Sanción por no reportar la novedad de retiro.

Como el empleador es el responsable de notificar al sistema de seguridad social la novedad que indica el retiro del trabajador, sino lo hace debe asumir las consecuencias señaladas en el artículo 2.2.1.1.3.5 del decreto 780 de 2016, que dice en su primer inciso:

«El empleador que no reporte dentro del mes siguiente a aquel en el cual se produce la novedad de retiro, responderá por el pago integral de la cotización hasta la fecha en que efectúe el reporte a la EPS.»

La sanción, o mejor, la consecuencia por no hacer el reporte oportuno, es la obligación de pagar las cotizaciones al sistema general de seguridad social tanto en salud como pensiones y riesgos laborales, hasta tanto no notifique la novedad de retiro.

Es decir que, si al empleador se le olvida reportar el retiro del trabajador, y se acuerda luego de 2 o 3 meses, tendrá que pagar las cotizaciones junto con intereses moratorios hasta la fecha en que notifique el retiro.

El pago de las cotizaciones se sigue causando hasta que el empleador o el trabajador independiente notifique el retiro.

Terminación del contrato de trabajo.El contrato de trabajo puede ser terminado por cualquiera de las dos partes, con o sin justa causa. Así se procede.

Cómo se notifica el retiro del trabajador.

El retiro del trabajador se debe hacer desde la PILA desde donde el empleador ha estado pagando los aportes a seguridad social.

Para ello debe diligenciar una plantilla N, específicamente de retiro, donde indicará la fecha en que se retira o se retiró el trabajador.

El empleador debe pagar los aportes a seguridad social hasta la fecha de retiro informada, y el pago debe hacerse por medio de la misma PILA, quien no acepta pagos a unas entidades y a otras no, por lo que se deben pagar todas las cotizaciones asociadas a la PILA.

Cómo desafiliar al trabajador de la EPS.

El empleador no tiene necesidad de diligenciar ningún formulario ante la EPS para que proceda su desafiliación.

El pago de los aportes a seguridad social está centralizado por medio de la PILA, y al reportar la novedad de retiro por intermedio de ésta, se notifica el retiro a cada una de las entidades a las que se le paga por medio de la PILA:

Recordemos que no sólo se deben pagar aportes a la EPS, sino al fondo de pensiones, la ARL, la caja de compensación familiar, etc.

Todas estas entidades quedan notificadas de la novedad de retiro informada en la PILA, por lo que el empleador no debe desafiliar al trabajador en cada una de ellas.

Por último, recordemos que, si no se reporta ni el pago ni la novedad de retiro a las diferentes entidades, estas suelen informar la situación a la UGPP, quien podrá iniciar un proceso de fiscalización al empleador.

Responsable de la gestión de novedades de retiro

Es responsabilidad o función de recursos humanos o talento humano, según la denominación que la empresa haya adoptado, verificar y revisar el retiro de los empleados, la desvinculación de la Eps, Arl, Afp, cajas de compensación y liquidación de prestaciones sociales para garantizar los derechos de trabajador y evitar a la empresa riesgos de auditoría por parte de las entidades que fiscalizan la seguridad social y en general el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social.

Guía Laboral 2023

Conozca sus derechos y obligaciones laborales como trabajador o como empleador, y evítese problemas. Ver más.

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Déjenos su opinión (Hay 12 Opiniones )
  1. edgar sabogal ospina (febrero 9 de 2022)

    buenos dias
    debo realizar el retiro de mi empleada se servicios domesticos,, pero no se a donde pues lo unico que tengo es el numero de planilla, ya que el pago es por oficina de baloto.
    el numero es 8920054230
    graciasa

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  2. ARMANDO SANCHEZ (febrero 19 de 2022)

    BUEN DIA
    ESTOY PAGANDO EN UNA CATEGORIA QUE NO PERTENESCO PASE DE INDEPENDIENTE A PENCIONADO DE PAGAR $3.500 DE CUOTA A MODERADORA A PAGAR $38.500 CLASIFICACION C CUANDO GANO $4,300.000 QUE MI PAGO DEBE SER DE $14.500 CLASIFICACION B YA ME E COMUNICADO 2 VESES CON UD Y LA SOLUCION ES QUE LLAME A LOS TELEFONO 3193500 O 3193600 PARA EL AREA DE BARRANQUILLA MARCO EL INDICATIVO DE BARRANQUILLA 605 Y EL DE BOGOTA 601 Y NO HAY CONUNICACION IGUAL AL 018000117006 NESECITO UNA SOLUCION UNGENTE
    DEMEN TELEFONOS PARA BARRANQUILLA O UNA DIRECCION

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  3. pili gonzalez (febrero 22 de 2022)

    buenas tardes si no tengo como demostrar retiro del empleador al empleado del año 1995 y año 1996 y el empleador fallese y aparte el empleador es su hijo y llega un requerimiento q toca pagar es verdad o mentira

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  4. Fabian (abril 22 de 2022)

    Buen dia tengo una consulta o una asesoría laboral.
    Yo trabajé para una entidad financiera por 11 años y en el año 2019 renuncie de forma voluntaria. Al mes siguiente debido a una situación personal no pude conseguir el trabajo que aspiraba y despues de tres meses desempleado me acerque a la caja de compensación familiar para solicitar el subsidio por desempleo. Ellos me lo negaron por estar todavía afiliado y en mora. Me comunique con la entidad empleadora y la funcionaria encargada me confirmó que ya estaba solucionado y que me enviaba los soportes los cuales nunca llegaron. Al momento que ella me escribió yo me habia mudado de ciudad con el animo de conseguir un empleo pero desafortunadamente me enfermé de COVID y estuve muy delicado. Cuando me recuperé solicite el subsidio de desempleo en la caja de compensación de esa ciudad y no me recibieron los papeles por que tenia que radicarlos en la ultima caja de compensación a la cual pertenecí. Este año habilitaron la opción de radicarlos por la pagina de la caja de compensación y lo hice. Nuevamente fui rechazado por que la certificación laboral en la fecha de terminación de contrato no coincidía con la del sistema de protección social el cual era 4 meses después. Solicité el historico de mi pension y lo que hizo el banco fue realizar el pago de 4 meses por el minimo salario que no era el mio y me quedaron los ultimos 4 meses que no trabajé cotizando sobre el minimo. No he podido solicitar el subsidio por que ellos me piden que la certificación diga la del sistema y el banco me da la certificación hasta donde trabaje realmente. He enviado correos y me he comunicado con la coordinadora de nomina y no me quieren dar solución. llevo con ese proceso 3 años y el mes que viene pierdo el subsidio que da el gobierno. Mi pregunta es: Que debo hacer ante esta situacion de negacion del banco y si bien es cierto que «El empleador que no reporte dentro del mes siguiente a aquel en el cual se produce la novedad de retiro, responderá por el pago integral de la cotización hasta la fecha en que efectúe el reporte a la EPS.» pero en mi caso lo hicieron en base a un salario que no era el mio, el banco está incurriendo en una falta? y en el caso de la pensión los ultimos 4 meses quedaron registrados con un salario mínimo eso me afecta ya que cuento con 22 años de trabajo y me falta solo la edad para pensionarme. Y como hago para hacerle responder al banco por el dinero que perdi por el error cometido por parte de ellos. gracias

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  5. PAOLA TALAGA (septiembre 27 de 2022)

    Buen día,
    Tengo una consulta: Un trabajador se retiro de nuestra compañía en el mes de enero del año 2020, nosotros realizamos todo el trámite de retiro con su respectivo pago pero por error, no se marcó la novedad de retiro en la planilla de seguridad social, el retiro se marco después de que la planilla ya estaba generada y cuando se pago el retiro de ese trabajador no salió, en su momento no nos dimos cuenta del error y nuestro operador de pago fue quien nos dijo lo que había pasado, ahora la EPS, nos esta cobrando una gran cantidad de dinero por ese trabajador. La pregunta es: Si yo pague el valor que debí pagar en su momento por el retiro y lo único que no realice fue marcar la novedad, ¿existe posibilidad de forma legal de enmendar esta situación sin necesidad de pagar? o de que la eps no me cobre el total de la deuda.
    Muchas Gracias!

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  6. DESDE LA FINCA (septiembre 27 de 2022)

    Buena tarde,
    Un trabajador se retiro 30/11/2020, se hizo trámite de retiro con su respectivo pago pero por error, no se marcó la novedad de retiro en la planilla de aportes de noviembre de 2020, en su momento no nos dimos cuenta del error. AFP, ARL y Caja de compensación no hicieron reclamo. Salud Total EPS solo hasta noviembre de 2021 nos hizo el reclamo. Todos los comunicados desde entonces se han respondido adjuntando pruebas del retiro del empleado registrado con P.E.P. Si no realice la marcación de retiro en la planilla de noviembre de 2020, ¿como se enmenda de forma legal esta situación sin necesidad de pagar? o que la eps no me cobre el total de la deuda.
    Muchas Gracias! [email protected] itagui

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    • María Tamayo en respuesta a DESDE LA FINCA (enero 18 de 2023)

      Por olvido no se marcó la movedad de retiro en Diciembre 2022 como hago para hacer el retiro sin pagar

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    • Sandra Mireya PAtiño en respuesta a DESDE LA FINCA (marzo 6 de 2023)

      buenas noches quisiera saber como han solucionado las personas que han recibido cobros por no haber registrado la novedad de retiro, en nuestro caso somos una Fundacion con muy pocos recursos y litigar punto com sas una empresa q contrata Porvenir nos esta cobrando casi 30 millones por una novedad de retiro que no se marco en el año 2002, por la contabilidad hay evidencia q se hizo todo correcto no encontramos los documentos pero sabemos q el error fue no hacer la novedad de retiro, esta empresa nos amenaza de reportarnos al min de trabajo hemos enviado la documentacion q hemos podido pero insisten en el pago, alguien podria ayudarme por favor como solucionar sin pagar un abogado. gracias correo [email protected] solo ws 3143732600

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  7. Lici (enero 24 de 2023)

    Buenas noches en el mes de noviembre realice el reporte de retiro de 2 empleados, en asopagos no genere la planilla al intentar generar la planilla para pago me indican que debo hacer el pago del mes completo de los trabajadores aunque reporte el retiro de mis trabajadores, conocen la forma de generar la planilla que me incluya los retiros en la fecha correspondiente, Agradezco me pueden ayudar.

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  8. STELLA (julio 28 de 2023)

    Buenos días

    tengo un inconveniente le pague fuera de la fecha la seguridad social a un trabajador incapacitado y ahora me dicen que el sistema lo retiro por pagar fuera de la fecha, que debo hacer por que ahora me dice la EPS que demora un mes para poder sacar citas.

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