De acuerdo al artículo 555 del estatuto tributario, el contribuyente puede actuar ante la Dian personalmente, o mediante apoderado, y en caso de actuar mediante apoderado, naturalmente es necesario otorgar el respectivo poder.
Representación del contribuyente.
En el caso de las empresas o personas jurídicas, la representación ante la Dian la hace el representante legal o gerente que haya sido elegido por el órgano social competente, y las personas naturales por regla general actúan a nombre propio.
Sin embargo, el representante legal de una empresa puede actuar mediante un apoderado, para que lo represente ante la Dian.
Las personas naturales también pueden delegar el cumplimiento de las obligaciones formales en un apoderado, para lo cual se debe otorgar un poder general o uno especial lo suficientemente amplio como para que el apoderado pueda atender cualquiera solicitud que realice la Dian.
Presentación de recursos mediante apoderado.
El artículo 559 del estatuto tributario regula la presentación de escritos y recursos a la Dian, y estos, en caso de presentarse mediante apoderados, deben cumplir los requisitos allí expuestos.
Dice el inciso primero del numeral 1 del referido artículo:
«Los escritos del contribuyente deberán presentarse en la administración a la cual se dirijan, personalmente o por interpuesta persona, con exhibición del documento de identidad del signatario y en caso de apoderado especial, de la correspondiente tarjeta profesional.»
Si bien la norma no dice expresamente que el apoderado debe exhibir el respectivo poder, hay que hacerlo pues de otra forma la Dian no puede verificar que quien dice ir en representación de un contribuyente, en efecto ha sido delegado por él.
¿Qué clase de poder se debe otorgar?
Existe el poder general y el poder especial. ¿Cuál de los dos se debe otorgar?
Eso depende de las circunstancias particulares del contribuyente, pues si este no puede asistir personalmente a ninguna diligencia relacionada con su negocio, seguramente otorgará un poder general para cubrir cualquier eventualidad.
Pero la regla general es que se otorgue poder especial para que el apoderado represente al contribuyente en determinadas diligencias, como las que se realicen ante la Dian, por ejemplo.
De hecho, algunos contribuyentes tienen un apoderado para cada asunto: uno para asuntos tributarios, otro para asuntos laborales, otro para comerciales, etc.
Cuando se otorgue un poder especial hay que tener cuidado de que no sea tan especial, o tan específico, pues si es así, el apoderado sólo queda facultado para esa tarea específica, y si resulta otro asunto imprevisto, la representación no le servirá.
Es lo que le ha sucedido a un contribuyente cuyo caso llegó hasta el Consejo de estado, que en sentencia 23187 del 31 de octubre de 2018 de la sección cuarta, con ponencia de la consejera Stella Jeannette Carvajal, dijo:
«La División de Gestión de Cobranzas de la DIAN mediante la Resolución No. 20140312000037 del 12 de marzo de 2014, rechazó la solicitud de excepciones propuestas por «carecer del requisito legal referente a la presentación personal que establece el artículo 559 del Estatuto Tributario, además que no se encuentra acreditada en su escrito la calidad de apoderado, ya que no se allegó el correspondiente poder debidamente otorgado».
Adicional a lo aducido, se advierte que si bien en el folio 145 del c.a.1 obra poder especial conferido por la demandante al abogado (…), no lo es menos que sólo lo facultó para un trámite específico, esto es, presentar excepciones contra la Resolución No. 20131301000558 de 8 de noviembre de 2013, y no para presentar excepciones contra el referido mandamiento de pago No. 2014302000034 del 13 de enero de 2014.
En consecuencia, el acto mediante el cual se rechazó el escrito de excepciones se ajustó a derecho, por lo que no se dará prosperidad al recurso de apelación interpuesto por la actora.»
Lo que ha debido hacer el contribuyente, es en efecto otorgar un poder especial, pero en el que se incluyera cualquier diligencia relacionada con los procesos de fiscalización llevados a cabo por la Dian, pues con ello se cubre cualquier acto administrativo enmarcado en un proceso de fiscalización.
Un poder especial se otorga con el fin de facultar al apoderado para que haga una determinada representación, y evitar que abusando de un poder general o uno especial no delimitado, realice tareas que no le han sido confiadas (casos de estafas se han visto por este camino), pero esa limitación no debe ser excesiva para evitar contratiempos como el sufrido por el contribuyente al que se refiere la señalada sentencia.
Poder en representación de sucesiones ilíquidas.
Las sucesiones ilíquidas son representadas según el literal d) del artículo 572 del estatuto tributario, que bien puede ser un albacea un heredero con administración de bienes que hayan definido los herederos en común acuerdo.
Estos son representantes y no apoderados, que es distinto, y el representante no requiere poder.
Sin embargo, el representante de la sucesión ilíquida sí puede nombrar a un tercero como apoderado, caso en el cual debe otorgarse el respectivo poder.
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Una consulta, si un tramite de solicitud de devolución se presentó mediante apoderado especial y la DIAN supuestamente notificó la resolución de rechazo al representante legal, pero nunca al apoderado especial, ya la cual desconocía el apoderado especial, por no ser notificado correctamente a el, que actuación se puede hacer si ya pasaron los 2 meses para apelar dicha decisión, mil gracias