Pagos a seguridad social mensualizados en un contrato de servicios

Por cuenta de normas fiscales (artículo 1.2.4.1.7 decreto 1625 de 2016) la empresa o persona que contrate por servicios debe verificar que el contratista realice los aportes a seguridad social correspondientes si es que pretende deducir del impuesto a la renta lo que pague al contratista,  lo cual tiene un efecto en las cotizaciones a seguridad social que debe hacer el contratista, y cuando se trata de contratos donde se pacta un solo pago, o pocos pagos que no coinciden con periodos mensuales, surge la duda sobre cómo manejar esas cotizaciones.

Por ejemplo, es común que una empresa contrate un servicio y hace un pago inicial y un pago final, y el contratista puede que se tome 4, 5 o más meses en ejecutar la actividad contratada, de manera que nos preguntamos cómo se deben realizar los aportes a seguridad social en esos casos.

Para simplificar el tema supongamos que se hace un solo pago al final por $12.000.000 por un contrato cuya ejecución toma 3 meses. ¿Cómo debo realizar los aportes a seguridad social?

Como no existe un pago periódico el contratista podría realizar los aportes a seguridad social sobre el pago total, y hacerlo en el mes en que recibe el pago.

Pero también puede hacer pagos mensualizados, esto es, tomar los 12 millones de pesos y dividirlo en los 3 meses, lo que da un resultado mensual de 4 millones, y sobre ese valor hacer los aportes a seguridad social cada mes.

Sucede que el resultado final es el mismo. Haga un pago o tres pagos, al finalizar el contrato habrá pagado lo mismo por concepto de seguridad social.

Como los aportes a seguridad social en este caso se hacen sobre el 40%, tenemos que si hacemos un solo pago la base será de $4.800.000.

Si el pago se hace mensualizado, tendremos que cada mes es de $4.000.000 y el 40% de esos 4 millones es $1.600.000, y como son tres meses, entonces tendremos 1.600.000 x 3 = 4.8000.

La base en cualquier caso es de 4.8 millones de pesos y sobre ese valor se deben aplicar las tarifas que correspondan a salud, pensión y Arl.

De modo que  tanto para el contratante como para la UGPP, el resultado será exactamente el mismo, pues ingresará la misma cantidad de dinero por concepto de seguridad social, y se cumplirán los requisitos para deducir dicho pago del impuesto a la renta.

Pero para el contratista el asunto es diametralmente diferente, porque si hace un solo pago en el último mes, sólo habrá asegurado un mes pudiendo haber asegurado 3 meses.

Es mejor estar cubierto en salud, vejez  y riesgos laborales por tres meses que por un mes, máxime si se va a pagar la misma cantidad en cualquiera de los dos casos, y además, en el caso de los riesgos laborales, es necesario que durante los tres meses el contratista esté asegurado, y el contratante debe asegurarse que así lo sea, de manera que la mejor opción es hacer pagos mensualizados, pues de lo contrario tendríamos un contratista sin cobertura de riesgos  laborales, algo que debe ser inadmisible para un contratista prudente.

Y en cuanto la pensión, si se  hace un solo pago  contaran 4.2 semanas cotizadas sobre una mayor base, en tanto que si se hace el pago mensualizado se cotizaran 12.6 semanas sobre una menor base, lo que puede ser relevante si el contratista está afiliado al régimen de prima media, y quizás indiferente si está afiliado al régimen de ahorro individual.

Sumado a lo anterior hay que tener presente el manejo que se le ha de dar a la retención en la fuente, pues el parágrafo 2 del artículo 383 del estatuto tributario determina que las retenciones en la fuente se harán por pagos mensualizados en los casos como el aquí expuesto lo que termina beneficiando el contratista con una menor retención, de manera que todos los caminos llevan a que la mejor opción es hacer pagos mensualizados para todos los efectos.

El inconveniente de hacer aportes mensualizados, es que el contratista tendrá que financiarse las cotizaciones  durante los meses que no reciba pagos, para lo cual tendrá que presupuestarse.

Los pagos mensualizados a seguridad social pueden perjudicar al contratista si el resultado del 40% es inferior al salario mínimo, caso en el cual el contratista tendría que completar la diferencia.

Consulte: Ingreso base de cotización a salud en salarios inferiores al mínimo

Pero por el problema de los riesgos laborales, donde una empresa no debe tener un contratista sin cubrimiento, desde el punto de vista laboral obligadamente se deben hacer pagos mensualizados por esa única razón.

De manera que independientemente del tratamiento tributario, la recomendación es hacer pagos mensualizados por las razones expuestas, y téngase en cuenta que el costo de tener un contratista sin afiliación a seguridad social puede resultar más elevado que la eventual imposibilidad de deducir un pago del impuesto a la renta, o que una eventual sanción por corrección o por extemporaneidad.

Incluso cuando la norma tributaria contempla que en contratos cuya remuneración mensual resulte inferior al salario mínimo, el contratista  no está obligado a verificar aportes, sí debería hacerlo por el tema de los riesgos de tener una persona trabajando en la empresa sin el cubrimiento de la seguridad social, de modo que en estos casos la norma laboral debería estar por encima de la norma tributaria, y así debe entenderlo el empresario o contribuyente, y esa es nuestra recomendación.

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Conozca sus derechos laborales como trabajador o empleador: Guía Laboral 2017.

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4 Opiniones
  1. Marcial Ortiz B. dice:

    Sólo para agregar algo: El hecho de cotizar mensualmente y obtener 12.6 semanas, como lo expone el artículo, deja más cerca a ese contratista, de la posibilidad de acceder a una pensión de invalidez en caso de accidente, pues la norma sólo le exigirá 50 semanas de cotización en los últimos 3 años.

  2. GEGO dice:

    si tengo 1700 semanas cotizadas, más de las exigidas como tope mínimo, no es necesario cumplir con las 50 semanas en los últimos tres años para que mi conyuge pueda acceder a una pensión de sobrevivencia?

  3. rfruto dice:

    Es interesante y complejo el tema.

  4. Juan Bautista Rúa dice:

    En el caso propuesto podemos adicionar que si se hace un solo pago tendría además que aportar un 1% como fondo de solidaridad pensional por superar los 4 smmlv, lo cual no se cumple en 3 pagos mensuales.

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