¿Procede un costo o una deducción soportada por una factura con fecha diferente al periodo que se declara?

Por regla general se aceptan como costos y deducciones los conceptos que se han realizado en el periodo gravable que se declara, en vista que los ingresos de un periodo solo pueden ser afectados por costos y gastos que correspondan al mismo periodo, pero surge el problema con los documentos que soportan esos costos y deducciones, por cuando en ocasiones tienen una fecha de expedición posterior al periodo declarado.

Es el caso de las facturas que se emiten por compras a fin de año, donde se suelen expedir con fecha del año siguiente. Por ejemplo, una compra que se realizó en diciembre de 2016  y cuya factura fue emitida por el proveedor con fecha enero de 2017.

Cuando la Dian hace una revisión de los soportes encuentra que hay documentos que no corresponden al periodo declarado, y por lo general rechaza esos pagos sin reparar en la razón por la que ese documento tiene una fecha que no corresponde a la esperada.

Uno de esos casos llegó hasta el consejo  de estado, que en sentencia 18177 del 13 de octubre de 2011, con ponencia de la magistrada Martha Teresa Briceño manifestó:

Lo anterior por cuanto de la apreciación de las pruebas en conjunto, la Sala advierte de manera clara y evidente que algunas compras de bienes o la contratación de servicios fueron provechados durante el año 2004, como se vio en el primer punto. Para la Sala, la DIAN no podía rechazar la totalidad de los costos solicitados, por considerarlos estimados, pues en algunos casos existe certeza de su causación en el año gravable 2004, así las facturas hubieran sido emitidas o entregadas después del cierre fiscal, como suele suceder en la práctica comercial. Los costos que se aceptan en esta instancia son los siguientes, que corresponden a cuentas de "costos" y no "gastos" y aquellos respecto de los cuales no hay duda de que realmente fueron adquiridos en el año gravable 2004.

Para la sala es evidente que no se puede desconocer la realidad económica y comercial del contribuyente, pues probado que el costo o deducción se realizó y se aprovechó en determinado periodo gravable, resulta irrelevante que el soporte o la factura tenga una fecha posterior.

De aceptar la tesis de la Dian, en el supuesto arriba planteado el costo o la deducción no se podría imputar ni el 2016 ni en el 2017 por las siguientes razones:

  • Año 2016. Un costo del 2016 con factura del 2017 no procede por aquello de la asociación y la causalidad.
  • Año 2017. Un costo con factura del 2017 pero que correspondió al 2016 tampoco procede por no cumplir con el requisito de la causalidad.

En los dos años el costo o deducción se rechazaría con el mismo argumento: No ha causalidad ni asociación en esos costos con respecto a los ingresos.

La solución parte de reconocer la realidad: que en el 2016 se realizó el costo o gastos independientemente de que la factura tenga una fecha posterior.

Lo importante es probar que los conceptos reflejados en la factura se aprovecharon y se realizaron en el 2016, y gracias a esas erogaciones se pudieron obtener ingresos en el 2016 cumpliendo con la causalidad y la asociación entre gastos e ingreso.

Así, cuando el contribuyente esté en esa situación el camino a seguir es declarar el costo o gasto en el periodo en que se incurrió, en que se aprovechó.

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