Procedencia de los costos que se incurren en un periodo y la factura se emite en otro periodo

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Sucede a menudo que se realiza una compra en un periodo determinado pero la factura es emitida en el siguiente periodo; es el caso de las compras que se realizan en el mes de diciembre donde las facturas por esas compras llegan con fecha de enero del siguiente año. ¿Cómo es la procedencia de esos costos o deducciones?

Aquí tenemos que el costo se incurre en un periodo y la factura se expide en otro. ¿En qué periodo se debe declarar ese costo?

Para responder a esta inquietud transcribimos los apartes de una sentencia de la sección cuarta del Consejo de estado que aborda un caso similar al supuesto que nos ocupa. Nos referimos a la sentencia 18177 de octubre 13 de 2011 con ponencia de la magistrada Martha Teresa Briceño:

En relación con los demás costos, cuya procedencia reitera la actora en el recurso de apelación de manera general, conforme con el artículo 58 del Estatuto Tributario, según el cual las deducciones son aceptadas, para los contribuyentes que llevan contabilidad por causación, en el periodo en que se causen, y esto sucede cuando surge la obligación a cargo de la empresa de cubrir un pasivo que es real y cierto, para la Sala se debe aceptar parcialmente. Lo anterior por cuanto de la apreciación de las pruebas en conjunto, la Sala advierte de manera clara y evidente que algunas compras de bienes o la contratación de servicios fueron aprovechados durante el año 2004, como se vio en el primer punto. Para la Sala, la DIAN no podía rechazar la totalidad de los costos solicitados, por considerarlos estimados, pues en algunos casos existe certeza de su causación en el año gravable 2004, así las facturas hubieran sido emitidas o entregadas después del cierre fiscal, como suele suceder en la práctica comercial. Los costos que se aceptan en esta instancia son los siguientes, que corresponden a cuentas de "costos" y no "gastos" y aquellos respecto de los cuales no hay duda de que realmente fueron adquiridos en el año gravable 2004.

En este caso el contribuyente declaró unos costos en el 2004 cuyas facturas fueron emitidas en el 2005, y el Consejo de estado avaló aquellas compras en las que a pesar de no contar con la factura del periodo correspondiente, aparecía probado que existieron, que se realizaron.

De lo anterior se concluye que lo importante es  demostrar o probar que las compras se efectuaron y se utilizaron en periodo gravable en que se declaran, así la factura tenga una fecha posterior.

Debe ser así porque el caso contrario, esto es, declarar una factura en un periodo cuando la compra se utilizó o realizó en otro periodo, riñe con el principio de causalidad según el cual el costo o gasto debe corresponder al periodo en que se generaron los ingresos para que no haya un costo sin ingreso o un ingreso sin costo.

Uno de los dos supuestos debe proceder, porque de no proceder ninguno, el contribuyente no podría declarar el costo o gasto en ningún periodo, lo que afecta indebidamente los intereses del contribuyente e implicaría un enriquecimiento indebido del estado a costa del contribuyente, así que el camino a seguir es declarar el costo en el año en que se incurrió, en el año en que se utilizó para generar renta, para lo cual se deben allegar las pruebas suficientes que lleven al convencimiento que efectivamente se utilizaron esos costos para obtener la renta en el año declarado.

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