Propiedad horizontal en Colombia

La propiedad horizontal es un sistema o figura jurídica que permite gestionar un conjunto de unidades o construcciones privadas en un entorno comunitario o común, donde se parte de la infraestructura debe ser compartida por quienes conforman la propiedad horizontal.

Concepto de propiedad horizontal.

No existe un concepto o definición como tal de la propiedad horizontal, pero un lector muy ilustrado en el tema (León Noel) hace la siguiente exposición de lo que se puede entender por propiedad horizontal.

No obstante de que tiene mucho mérito su inquietud, no es fácil resolver de manera concluyente su consulta. De manera que esta es una interpretación que no excluye el beneficio de la duda y por lo tanto, cualquier mejor opinión, es bienvenida.

El concepto de propiedad horizontal surge de la unión de dos nociones contenidas en ella, íntimamente ligadas entre sí. Es decir, colaterales o paralelas o de la mano o de lado u horizontal, pero ninguna puede coexistir sin la participación de la otra. Son dos derechos distinguibles uno del otro, pero inseparables en su funcionamiento.

Estos son a saber en primer lugar el derecho propietario sobre las áreas privadas, plenamente limitables, señalables, separables por el norte, por el sur, por el oriente, por el occidente, por el cenit y por el nadir, cuya materialidad no admite dudas, pero para su disfrute y goce requiere de zonas comunes a todos, las cuales pertenecen a cada uno de los integrantes de la comunidad en un porcentaje o coeficiente, pero no identifica la pertenencia de manera individualizada.

Las leyes de manera restrictiva resuelven que la propiedad sobre los bienes privados implica un derecho de participación sobre los bienes comunes del edificio o conjunto, en proporción con los coeficientes de copropiedad. En todo acto de disposición, gravamen o embargo de un bien privado se entenderán incluidos estos bienes y no podrán efectuarse estos actos en relación con ellos, separadamente del bien de dominio particular al que acceden.

Clasificación de la propiedad horizontal según su destinación o uso.

La propiedad horizontal se clasifica según la destinación o uso que se haga de los bienes privados que la conforman, y de esas definiciones se encarga el artículo 3 de la ley 675 de 2001.

Edificio o conjunto de uso residencial.

La norma define el conjunto de uso residencial en la siguiente forma:

«Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados a la vivienda de personas, de acuerdo con la normatividad urbanística vigente.»

Es el caso de los conjuntos de casas o edificios de apartamentos, donde su destinación es exclusivamente para vivienda o residencia, naturaleza que no se pierde porque el constructor haya dejado un espacio para una cafetería o restaurante para el uso de los residentes de la copropiedad.

Edificio o conjunto de uso comercial.

Respecto a la propiedad horizontal de uso comercial dice la ley:

«Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados al desarrollo de actividades mercantiles, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.»

Se trata de aquellas unidades que han sido diseñadas para que una parte o bloque opere como residencial y otro bloque como comercial, con locales, oficinas, etc.

Edificio o conjunto de uso mixto.

El edificio o conjunto mixto es una mezcla de los dos anteriores:

«Inmuebles cuyos bienes de dominio particular tienen diversas destinaciones, tales como vivienda, comercio, industria u oficinas, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.»

Es el clásico centro comercial compuesto por locales y oficinas.

¿Colocar una tienda o una miscelánea converte un conjunto residencial en mixto?

Un conjunto residencial, desde sus inicios se concibe como un conjunto de uso residencial, o mejor, se destina para uso residencial, por lo tanto, si en el futuro uno o varios bienes privados se utilizan para asuntos comerciales, no implica perder la naturaleza residencial del mismo.

Esto debido a la redacción del artículo 3 de la ley 675 del 2001, que se ocupó de definir lo que es un conjunto residencial, comercial o mixto, utiliza repetidamente el término destinación, que es diferente a uso.

De allí que un edificio que fue concebido desde su inicio para destinarlo exclusivamente a vivienda, no alterará su naturaleza porque a uno o varios bienes pueda dársele un uso comercial, ya que la destinación del conjunto como unidad, es residencial.

La naturaleza del conjunto depende más de la destinación que del uso real que luego se pueda hacer.

Distinto es si desde que se inicia el proyecto se diseña para ser utilizado para vivienda y para uso comercial, y así tendrá que constar en los planos, proyectos y reglamento. En este caso, desde sus orígenes la intención ha sido utilizarlo como un conjunto mixto.

Constitución de la propiedad horizontal.

La propiedad horizontal se constituye mediante escritura pública en los términos del artículo 4 de la ley 675 de 2001;

«Un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción, surge la persona jurídica a que se refiere esta ley.»

Una vez constituida la propiedad horizontal se debe registrar o inscribir en la alcaldía del municipio donde esté ubicada la propiedad horizontal en los términos del artículo 8 de la ley 675 del 2001.

La persona jurídica nacida de una propiedad horizontal es de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, que está conformada por todos los copropietarios que hacen parte de ella.

Reglamento de la propiedad horizontal.

Toda propiedad horizontal debe tener un reglamento que regirá a la propiedad horizontal y que obliga a todos los copropietarios, el cual debe quedan en la escritura pública de constitución, es decir, hacer parte integral de la escritura pública.

El reglamento de propiedad horizontal debe hacerse conforme lo estipula el artículo 5 de la ley 675 de 2001, y es diferente al manual de convivencia, que es un documento interno de la propiedad horizontal que no hace parte de la escritura pública.

Órganos de administración de la propiedad horizontal.

La ley 675 de 2001 contempla una serie de órganos que se han de encargar de la administración general de la propiedad horizontal.

Asamblea general de copropietarios.

La asamblea general de propietarios o copropietarios está constituida por todos los propietarios de bienes privados de la propiedad horizontal, y es el máximo órgano administrativo de la propiedad horizontal.

Las decisiones que tome la asamblea general de propietarios son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios incluyendo a los ausentes y a quienes no estuvieron de acuerdo con las decisiones tomadas por la mayoría, y para el administrador y demás órganos administrativos que dependen de la asamblea general de propietarios.

El artículo 38 de la ley 675 de 2001 enumera las funciones de la asamblea general siendo las siguientes:

1. Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos determinados, y fijarle su remuneración.
2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.
3. Nombrar y remover libremente a los miembros del comité de convivencia para períodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial.
4. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.
5. Elegir y remover los miembros del consejo de administración y, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los períodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto, será de un año.
6. Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
7. Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales, y autorizar su venta o división, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el carácter esencial o no de un bien común.
8. Decidir la reconstrucción del edificio o conjunto, de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.
10. Aprobar la disolución y liquidación de la persona Jurídica.
11. Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la presente ley.
12. Las demás funciones fijadas en esta ley, en los decretos reglamentarios de la misma, y en el reglamento de propiedad horizontal.

Reuniones de la asamblea general de propietarios.

La asamblea general de propietarios se debe reunir por lo menos una vez al año en la fecha en que se haya indicado en el reglamento de propiedad horizontal, y si este no fijó la fecha, la reunión se debe hacer dentro de los primeros tres meses del año.

Esta la que se conoce como asamblea ordinaria, y debe ser convocada con una anticipación no inferior a 15 días calendario.

También se pueden hacer reuniones extraordinarias de acuerdo a las necesidades que se presenten en la propiedad horizontal.

¿Quiénes pueden convocar reuniones extraordinarias de la asamblea?

El artículo 39 de la ley 675 señala que las reuniones extraordinarias de la asamblea general de propietarios pueden ser convocadas por las siguientes personas:

• El administrador.
• El consejo de administración.
• El revisor fiscal.
• Un grupo de propietarios que representen mínimo el 20% de los coeficientes de la propiedad horizontal.

Es importante señalar que la ley dispone que en la citación a la reunión extraordinaria se han de indicar los temas a tratar, quedando la asamblea impedida para tratar temas no incluidos en el orden del día.

Reuniones de segunda convocatoria.

Una reunión de la asamblea general de propietarios se puede llevar a cabo si están presentes el 50% de los coeficientes de la propiedad horizontal, de manera que si la reunión no se puede llevar a cabo por falta de quorum, se de aplicación al artículo 41 de la ley 675:

«Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo.»

Es decir que la reunión de segunda convocatoria podrá sesionar válidamente con cualquier quorum, no importa que no llegue al 50% de los coeficientes de copropiedad.

Quorum y mayorías para sesionar y decidir.

Para que una asamblea pueda sesionar y tomar decisiones válidas se requiere que tengan el quorum mínimo señalado en el artículo 45 de la ley 675:

«Con excepción de los casos en que la ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria previstas en el artículo 41, la asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad (…) representados en la respectiva sesión.

Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%) de los coeficientes que integran el edificio o conjunto. Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas y se asumirá que la decisión correspondiente se podrá tomar con el voto favorable de la mayoría calificada aquí indicada.

Las decisiones que se adopten en contravención a lo prescrito en este artículo, serán absolutamente nulas.»

El reglamento puede fijar mayorías superiores al 50% siempre y cuando no se exija una mayoría que supere el 70%, con excepción de la decisión necesaria para extinguir la propiedad horizontal. Si el reglamento no contempla mayorías específicas, se aplican las mayorías generales que contempla la ley 675.

Arrendatarios pueden participar en la asamblea general de propietarios.

Si bien a la asamblea general de propietarios está conformada exclusivamente por propietarios de bienes privados o sus representantes, a las reuniones de estas pueden asistir los arrendatarios de los bienes privados.

Así lo señaló la Corte constitucional en sentencia C-318 de 2002, en el sentido de que los moradores no propietarios tienen derecho a ser oídos respecto a los temas que les afecten directamente, pero no tendrán derecho a voto, sino a exponer sus inquietudes sobre las decisiones que se tomen o se pretendan tomar y que los afecten de algún modo.

Impugnación de las decisiones de la asamblea.

Las decisiones que tome la asamblea general de propietarios son de obligatorio cumplimiento para todos los copropietarios y moradores no propietarios, pero las decisiones tomadas por la asamblea pueden ser impugnadas en los términos del artículo 49 de la ley 675:

«El administrador, el Revisor Fiscal y los propietarios de bienes privados, podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal.»

Esta impugnación se puede llevar a cabo ante los jueces civiles.

Consejo de administración.

El consejo de administración es otro de los órganos de administración que puede tener una propiedad sometida al régimen de propiedad horizontal.

Obligación de nombrar el consejo de administración.

No toda propiedad horizontal tiene la obligación de constituir un consejo de administración.

Al respecto señala el artículo 53 de la ley 675 de 2001:

«Los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, tendrán un consejo de administración, integrado por un número impar de tres (3) o más propietarios de las unidades privadas respectivas, o sus delegados. En aquellos que tengan un número igual o inferior a treinta (30) bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.

Para edificios o conjuntos de uso residencial, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.»

Lo anterior lo podemos esquematizar de la siguiente forma:

Tipo de propiedad horizontal.	Obligado a constituir Consejo de administración.
De uso comercial o mixto con 30 o menos bienes privados.	No es obligatorio.
De uso comercial o mixto con más de 30 bienes privados.	Sí es obligatorio.
De uso residencial	No es obligatorio.

Quienes no estén obligados pueden constituirlo voluntariamente, pero tal potestad debe estar consagrada en el reglamento de propiedad horizontal.

Si la obligación de conformar un consejo de administración no está en la ley ni en el reglamento de propiedad horizontal, no se puede constituir el consejo de administración, pues sus decisiones podrían ser impugnadas, en vista a que su existencia no tiene sustento legal alguno, pues la norma señala que será obligatorio en ciertos casos, y en los demás será potestativo siempre que así se estipule en el reglamento de propiedad horizontal.

Nombramiento y conformación del consejo de administración.

El consejo de administración es nombrado por la asamblea general de propietarios, y estará conformado siempre por un numero impar de propietarios, de mínimo 3 miembros.

Los miembros del consejo de administración deben ser propietarios de bienes privados de la propiedad horizontal, o delegados de los propietarios.

No puede ser miembro del consejo de administración un arrendatario o un morador no propietario, a no ser que actúe como representante de un propietario, pues a ley claramente señala «propietarios de las unidades privadas respectivas, o sus delegados».

Inscripción y registro del nombramiento del administrador de la propiedad horizontal.

La inscripción del representante legal de la propiedad horizontal, o administrador como se le conoce popularmente, se debe hacer en la alcaldía donde está ubicada la copropiedad, y cada una ha de tener una oficina para tal efecto.

Cuando se nombra un representante legal por primera vez, o cuando se cambia, debe hacerse la respectiva inscripción y registro, y para ello se deben adjuntar los siguientes documentos:

1. Acta de la asamblea de copropietarios o del consejo de administración donde se nombra al representante legal.
2. Carta donde el administrador acepta el cargo.
3. Copia de la cédula del representante legal.

La norma que regula la inscripción y registro del representante legal de una propiedad horizontal (administrador), es el artículo 8 de la ley 675 de 2001.

Este artículo dispone que se debe presentar a la alcaldía la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal.

Quorum y mayorías en el consejo de administración.

Al respecto señala el artículo 54 de la ley 675 de 2001:

«El consejo de administración deliberará y decidirá válidamente con la presencia y votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento de propiedad horizontal estipule un quórum superior, con independencia de los coeficientes de copropiedad.»

La mayoría de los miembros es la mitad más uno, de manera que con ese quorum se podrá sesionar o deliberar, y las decisiones se tomarán con la mitad más uno de los presentes en la reunión.

Funciones del Consejo de administración.

El artículo 55 de la ley 675 del 2001 define cuales son las funciones del consejo de administración de una propiedad horizontal:

«Al consejo de administración le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal.»

Básicamente es quien toma las decisiones administrativas que permiten a la propiedad horizontal operar, poder cumplir con sus objetivos.

El administrador de la propiedad horizontal.

El administrador de la propiedad horizontal es quien ejerce la representación legal de la propiedad horizontal; el administrador cumple el mismo papel que cumple el gerente de una empresa, que es llevar la representación de la persona jurídica.

¿Quién nombra al administrador de la propiedad horizontal?

El administrador de la propiedad horizontal podrá ser nombrado por el consejo de administración o por la misma asamblea general de propietarios.

Al respecto dice el artículo 50 de la ley 675 del 2001 en la parte que nos interesa:

«…designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano…»

De la lectura de la norma se podría entender que si existe consejo de administración, a este es quien le corresponde elegir al administrador, no obstante, la asamblea general de copropietarios al ser la máxima autoridad de la propiedad horizontal, tiene la facultad para elegirlo, para indicarle al consejo de administración a quién elegir, o dejar la elección a discreción del consejo de administración.

El reglamento de propiedad horizontal puede incluir pautas y limitaciones a la elección del administrador, y en tal caso hay que sujetarse a lo que disponga el reglamento.

Importante señalar que la ley 675 prevé que el administrador pueda ser una persona jurídica, quien a su vez nombrará a quien ejerce directamente el cargo en su nombre.

¿Quién firma el contrato del administrador de la propiedad horizontal?

Nombrado el administrador de la propiedad horizontal, ¿quién debe firmar el contrato respectivo?

El tema lo regula el parágrafo primero del artículo 50 de la ley 675 de 2001:

«Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general.»

Si bien la representación legal la lleva el administrador de la propiedad horizontal, no es posible que el mismo se firme el contrato, y por ello es el presidente del consejo de administración quien debe firmarlo, si es que existe un consejo de administración, pues si ese no es el caso, el contrato lo firma el presidente de la asamblea general de propietarios.

Todos los demás contratos que realice la propiedad horizontal, es el representante legal (administrador), quien debe firmarlos.

Funciones del administrador de la propiedad horizontal.

El artículo 51 de la ley 675 de 2001 enumera las funciones que cumple el administrador de la propiedad horizontal, y son las siguientes:

1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.
3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.
4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
6. Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.
7. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
8. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
9. Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
10. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
11. Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general
12. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.
13. Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
14. Las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.

El reglamento de propiedad horizontal puede incluir otras obligaciones específicas para el administrador, así como las que la asamblea general de propietarios defina, o incluso el consejo de administración.

Responsabilidad del administrador de la propiedad horizontal.

El administrador, como representante legal y ejecutor administrativo de la propiedad horizontal, debe responder por sus acciones u omisiones según lo señala el inciso segundo del artículo 50 de la ley 675 del 2001:

«Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.»

Si la propiedad horizontal o sus copropietarios sufren un daño o perjuicio por culpa del administrador, este este debe responder en lo que resulte probado.

Del control y la vigilancia de la propiedad horizontal.

El control y la vigilancia de la propiedad horizontal recae sobre los copropietarios, el consejo de administración, la revisoría fiscal y algunas entidades estatales.

Revisoría fiscal en la propiedad horizontal.

La revisoría fiscal es una figura que permite hacer control y vigilancia del cumplimiento de las obligaciones de la propiedad horizontal, en el cumplimiento de funciones y de las normas que regulan la propiedad horizontal.

La obligación de tener revisor fiscal en la propiedad horizontal.

El artículo 56 de la ley 675 señala las propiedades horizontales que deben tener revisor fiscal que se resume así:

Tipo de propiedad horizontal.	Obligación de tener revisor fiscal.
De uso comercial o mito.	Si
De uso residencial	No.

Los conjuntos residenciales no están obligado a tener revisor fiscal, sin importar si son grandes o pequeños, no obstante, pueden tenerlo si así lo dispone la asamblea general.

Requisitos para ejercer la revisoría fiscal de una propiedad horizontal.

El revisor fiscal tiene que ser contador público con tarjeta profesional vigente, y para el caso de los conjuntos mixtos y comerciales, no puede ser revisor fiscal quien sea propietario de un bien privado.

En el caso de los conjuntos residenciales donde la revisoría fiscal es potestativa de la asamblea general de propietarios, sí se puede nombrar como revisor fiscal a un contador público que sea propietario de un bien privado en la propiedad horizontal.

¿Quién nombra el revisor fiscal en la propiedad horizontal?

El revisor fiscal debe ser elegido por la asamblea general de propietarios, pues así esa es una de sus funciones según lo dispone el numeral 12 del artículo 38 de la ley 675 de 2001.

Es la asamblea quien hace el nombramiento, y quien tiene la facultad de removerlo.

Entidades estatales que participan en el control de la propiedad horizontal.

La ley 675 de 2001 no define qué entidad estatal debe ejercer el control y vigilancia de la propiedad horizontal, y tampoco lo hace ninguna otra ley, y en consecuencia no existe una especie de secretaría o superintendencia que ejerza un control y vigilancia a la propiedad horizontal.

En consecuencia, el control lo ejerce la entidad que corresponda a la irregularidad que cometa la propiedad horizontal.

Así, en caso de una irregularidad el afectado debe denunciar a la entidad competente como puede ser una denuncia ante un juzgado civil o penal según corresponda, una denuncia policiva, una denuncia a planeación, la UGPP, la Dian, etc.

Solución de conflictos en la propiedad horizontal.

Los conflictos en los conjuntos son frecuentes, tanto entre los que viven él, como entre residentes y las autoridades del conjunto (administrador, consejo de administración, etc.), y la ley 675 de 2001 ha considerado estas situaciones.

En efecto dice el artículo 58 de la citada ley:

«SOLUCIÓN DE CONFLICTOS. Para la solución de los conflictos que se presenten entre los propietarios o tenedores del edificio o conjunto, o entre ellos y el administrador, el consejo de administración o cualquier otro órgano de dirección o control de la persona jurídica, en razón de la aplicación o interpretación de esta ley y del reglamento de propiedad horizontal, sin perjuicio de la competencia propia de las autoridades jurisdiccionales, se podrá acudir a:

1. Comité de Convivencia. Cuando se presente una controversia que pueda surgir con ocasión de la vida en edificios de uso residencial, su solución se podrá intentar mediante la intervención de un comité de convivencia elegido de conformidad con lo indicado en la presente ley, el cual intentará presentar fórmulas de arreglo, orientadas a dirimir las controversias y a fortalecer las relaciones de vecindad. Las consideraciones de este comité se consignarán en un acta, suscrita por las partes y por los miembros del comité y la participación en él será ad honorem.

2. Mecanismos alternos de solución de conflictos. Las partes podrán acudir, para la solución de conflictos, a los mecanismos alternos, de acuerdo con lo establecido en las normas legales que regulan la materia.»

En primer lugar, las personas involucradas en algún conflicto dentro de la propiedad horizontal, cuentan con el comité de convivencia para abordar el conflicto, y como la misma norma lo dice, sin perjuicio de la posibilidad de recurrir a las autoridades judiciales competentes.

Es decir que el afectado puede recurrir a un juez para que sea este el que dirima el conflicto si es que no fue posible por intermedio de los mecanismos de solución de conflictos con que cuenta la propiedad horizontal.

Esta competencia está dada por el numeral 4 del artículo 17 del código general el proceso a los jueces civiles municipales en única instancia:

«De los conflictos que se presenten entre los copropietarios o tenedores del edificio o conjunto o entre ellos y el administrador, el consejo de administración, o cualquier otro órgano de dirección o control de la persona jurídica, en razón de la aplicación o de la interpretación de la ley y del reglamento de propiedad horizontal.»

Es decir que la demanda se debe presentar ante el juez civil municipal.

Por su parte el artículo 390 del código general del proceso señala que:

«Se tramitarán por el procedimiento verbal sumario los asuntos contenciosos de mínima cuantía, y los siguientes asuntos en consideración a su naturaleza:

1. Controversias sobre propiedad horizontal de que tratan el artículo 18 y 58 de la ley 675 de 2001.

(…)»

Los asuntos a los que se refieren los artículos 18 y 58 de la ley 675 se deben tramitar mediante un proceso verbal sumario ante el juez civil municipal, y se trata de un proceso de única instancia.

Recursos del dinero y los recursos de la propiedad horizontal.

La propiedad horizontal se financia con los aportes ordinarios y extraordinarios que deben realizar obligatoriamente los copropietarios, y las multas y sanciones económicas que se impongan.

La ley 675 de 2001 no fija quién es el encargado de manejar los dineros de la propiedad horizontal, pero considerando que el administrador es el representante legal y el responsable de la administración como tal, es quien en primer lugar debe manejar o administrar los recursos de la propiedad horizontal.

No debe perderse de vista que los recursos de la propiedad horizontal deben ser ejecutados de acuerdo al presupuesto, el cual es aprobado por la asamblea general de propietarios, pero es elaborado y presentado por el administrador y el consejo de administración.

Quienes ejecutan el presupuesto son el administrador y el consejo de administración, que en todo caso deben ceñirse al presupuesto aprobado.

El administrador de la propiedad horizontal al ser el representante legal, será quien firme los contratos, las ordenes de trabajo o de servicio, etc., considerando que el administrador puede estar sujeto a las instrucciones del consejo de administración.

En todo caso es el administrador el responsable del manejo de los recursos, del presupuesto y de la contabilidad, y es quien en general debe administrar los bienes de la copropiedad, y debe recaudar las cuotas y multas que se impongan.

El contador público, si lo hay, no tiene ninguna función de administrativa ni de ejecución, y su labor se limita a registrar los hechos económicos de la propiedad horizontal, a elaborar y presentar informes, y en consecuencia no tiene que manejar recursos, pues el contador no hace parte de la administración ni la contabilidad cumple funciones administrativas, sino de registro y revelación.

Demanda ejecutiva para el cobro de cuotas de administración.

Es responsabilidad del administrador cobrar las cuotas de administración, sean ordinarias o extraordinarias, y las multas o sanciones económicas, y si el deudor se niega a pagar, el administrador tiene la facultar para iniciar un proceso ejecutivo para cobrar esa deuda.

Al respecto señala el artículo 48 de la ley 675 de 2001:

«En los procesos ejecutivos entablados por el representante legal de la persona jurídica a que se refiere esta ley para el cobro de multas u obligaciones pecuniarias derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, con sus correspondientes intereses, sólo podrán exigirse por el Juez competente como anexos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado, el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional y copia del certificado de intereses expedido por la Superintendencia Bancaria o por el organismo que haga sus veces o de la parte pertinente del reglamento que autorice un interés inferior.

La acción ejecutiva a que se refiere este artículo, no estará supeditada al agotamiento previo de los mecanismos para la solución de conflictos previstos en la presente ley.»

Como título ejecutivo servirá la simple certificación expedido por el administrador de la propiedad horizontal, que por ministerio de la ley presta mérito ejecutivo.

No hacen falta letras de cambio ni pagarés, ni confesiones de parte. Es suficiente con el certificado expedido por la administración.

Preguntas frecuentes en propiedad horizontal.

Nuestros lectores constantemente plantean una serie de preguntas que hemos considerado oportuno resumir en este capítulo para facilitar su acceso.

¿Un arrendatario puede ser revisor fiscal de una propiedad horizontal?

Tratándose de conjuntos de uso comercial o mixto, la ley prohíbe que un propietario puede ejercer como revisor fiscal. ¿Esa limitación incluye también al revisor fiscal que es arrendatario?

El artículo 56 de la ley 675 de 2011 señala que «El Revisor Fiscal no podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones…» negrilla fuera de texto.

Como se observa, la ley dice que el revisor fiscal no podrá ser propietario o tenedor, por lo que tenemos que revisar el concepto de tenedor respecto al arrendamiento de inmuebles para dilucidar la inquietud.

Veamos lo que dice el artículo 775 del código civil respecto a la tenencia:

«Mera tenencia. Se llama mera tenencia la que se ejerce sobre una cosa, no como dueño, sino en lugar o a nombre del dueño. El acreedor prendario, el secuestre, el usufructuario, el usuario, el que tiene derecho de habitación, son meros tenedores de la cosa empeñada, secuestrada o cuyo usufructo, uso o habitación les pertenece.

Lo dicho se aplica generalmente a todo el que tiene una cosa reconociendo dominio ajeno.»

Respecto al arrendamiento, el artículo 1973 del código civil reza:

«Definición de arrendamiento. El arrendamiento es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado.»

De la lectura de estos dos artículos se puede deducir que el arrendatario es tenedor del bien arrendado, en cuanto el arrendador le ha cedido el derecho de uso o goce, que son los presupuestos que el artículo 775 del código civil enumera para definir la tenencia, por lo tanto la conclusión obligada es que no puede ser revisor fiscal en un conjunto de uso comercial o mixto quien sea tenedor de una propiedad privada en calidad de arrendatario o mediante cualquier otra figura que implique tenencia.

Requisitos para convocar una asamblea extraordinaria en el régimen de propiedad horizontal.

La asamblea general de copropietarios puede ser convocada de forma extraordinaria, para lo cual existen algunos requisitos contemplado por el artículo 39 de la ley 675 de 2001.

La asamblea extraordinaria puede ser convocada en ocasión a sucesos imprevistos o de suma urgencia que ameriten ser atendidos y solucionados por la asamblea general de propietarios.

La convocatoria debe o puede ser realizada por el revisor fiscal, por el administrador de la propiedad, por el consejo de administración, o por el 20% o más de coeficientes de la propiedad.

La convocatoria tendrá que ser notificada por escrito a cada uno de los propietarios de bienes privados, y en la citación o notificación se debe incluir el orden del día (asuntos a tratar en la reunión extraordinaria), quedando impedida para tomar decisiones sobre aspectos no incluidos en el orden del día, aunque no le está vedada la posibilidad de discutir temas diferentes, ya que el impedimento es para tomar decisiones.

Importante recordar que en el caso la asamblea extraordinaria, no es obligatoria la antelación de 15 días calendario en su citación, la cual aplica para asambleas ordinarias convocadas por el administrador, lo que no debe obstar para notificar a los propietarios con la debida anticipación para garantizar su asistencia.

Por último, es importante anotar que el carácter extraordinario de una asamblea, supone que se tratarán temas muy puntales, específicos o particulares generadores de la urgencia o necesidad especial, ya que los temas generales o comunes son tratados en las asambleas generales.

Término para impugnar una decisión de la asamblea en propiedad horizontal.

De acuerdo al artículo 49 de la ley 675 de 2001, las decisiones de la asamblea se pueden impugnar dentro de los dos meses siguientes a la comunicación o publicación del acta en la que consta la decisión a impugnar. Esto significa que los dos meses no necesariamente se cuentan desde la fecha en que se celebró la asamblea, sino desde la fecha en que se comunica o publica el acta respectiva, lo cual no se hace sino hasta que el acta ha sido aprobada, y el acta no siempre se aprueba en la misma fecha en que se realiza la asamblea.

Derechos que tienen los arrendatarios en una propiedad horizontal.

Los arrendatarios no tienen los mismos derechos que tienen los propietarios en una propiedad horizontal, como puede ser el derecho a participar una asamblea general de propietarios, lo que no impide que el arrendatario o morador no propietario tenga algunos derechos.

Entre los derechos que tiene un arrendatario tenemos dos muy importantes:

• Ser oídos antes de tomar decisiones que les afecten.
• Derecho al debido proceso en caso de imposición de sanciones.

Si bien un arrendatario no puede deliberar en una asamblea de propietarios, sí se le debe ofrecer la posibilidad de ser oído cuando la administración pretenda tomar una decisión que los afecte, de manera que este pueda plantear sus inquietudes o inconformidades, aunque no puede votar o participar en la toma de las decisiones definitivas.

Y respecto al debido proceso en caso de imposición de sanciones, el arrendatario tiene derecho a que se le otorguen los mecanismos que el reglamento de propiedad ha considerado para el ejercicio del derecho a la defensa, y en eso no debe haber distinción entre arrendatario y propietario, pues el derecho a la defensa es un principio constitucional universal.

Al respecto es importante resaltar lo que señaló la Corte constitucional en sentencia C-318 de 2002:

«De otra parte, observa la Corte que quienes residan en el inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal pero no sean propietarios, pueden verse afectados por decisiones adoptadas por la asamblea de copropietarios o por las autoridades internas, casos estos en los cuales no puede privárseles del derecho de elevar peticiones y obtener pronta resolución, como tampoco negárseles la posibilidad de ser oídos antes de que se adopten por quien corresponda las decisiones pertinentes, en cuanto puedan afectarlos, para lo cual podrán actuar directamente o por intermedio de representantes suyos y con sujeción al reglamento de propiedad horizontal que, se repite, no podrá conculcar o hacer nugatorio este derecho.

(…)

Ello significa, entonces, que cuando se trate de la imposición de sanciones a los moradores del inmueble, aun cuando no sean propietarios de inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal, deberá siempre observarse respecto de éstos el debido proceso interno, garantía constitucional que, en ningún caso, puede ser vulnerado.»

En consecuencia, la administración tiene que recibir y tramitar las comunicaciones o quejas que le presente un arrendatario, y si no lo hace, la corte en la misma sentencia resalta:

«Cabe señalar, también que, así la Ley 675 de 2001 no lo dijera expresamente como lo hace en la norma transcrita, tal circunstancia tampoco impediría a los afectados acudir a las autoridades administrativas o judiciales para resolver los conflictos suscitados en la convivencia en edificios o conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal.»

Es decir que si hubiera mérito, un arrendatario perfectamente puede acudir a una autoridad administrativa o civil para conseguir que la administración de la propiedad horizontal resuelva una situación que es de su competencia.

¿Puedo ser miembro del Consejo de Administración de una Propiedad Horizontal sin ser propietario?

El consejo de administración, como su nombre lo indica tiene funciones de administración y dirección de la propiedad horizontal, quienes lo conforman deben ser escogidos por la asamblea general de propietarios, ahora bien ¿Quiénes pueden conformar el Consejo de Administración?

El artículo 53 de la ley 675 de 2001 señala que el consejo de administración debe estar conformado por un número impar de «propietarios de las unidades privadas respectivas, o sus delegados», es decir que faculta a los propietarios y a sus delegados para pertenecer al consejo de administración.

En consecuencia, una persona no propietaria puede ser miembro del consejo de administración pero en representación del propietario, es decir, que debe estar facultada mediante poder para ejercer tal representación; dicho postulado garantiza el derecho de participación del propietario que quiera ser miembro del consejo de administración y que por alguna circunstancia no pueda postularse directamente, pero si a través de su representante.

Ahora es menester aclarar que quien pertenece al consejo de administración es el propietario independientemente de que participe directamente o a través de su representante.

¿Cónyuge de copropietario tiene voz y voto en la asamblea de la propiedad horizontal?

En nuestra opinión, mientras no haya separación de bienes y se asigne a cada cónyuge una parte de la copropiedad producto de la liquidación de los bienes de la sociedad conyugal, el cónyuge del copropietario no tiene ningún derecho frente a la propiedad horizontal, ya que estos derechos los ejerce el propietario como poseedor único del dominio jurídico del bien respectivo.

Quien ostente la propiedad jurídica del bien privado, esto es, quien figure en la escritura pública, es en quien recaen los derechos y obligaciones propios de la propiedad horizontal, independientemente de los derechos que el cónyuge pueda tener sobre los bienes de su pareja, en consecuencia, mientras en la escritura pública no se figure, no se pueden alegar derecho alguno al menos en las mismas condiciones que el propietario.

El cónyuge del copropietario eventualmente podrá ejercer algunos derechos en caso que sea morador exclusivo del bien (que su pareja resida en otro lugar, por ejemplo), puesto que en este caso, tendrá derecho a ser escuchado en las asambleas en la respecto a decisiones que la afecten directamente.

Por lo general los cónyuges deliberan en las asambleas o reuniones, pero su derecho se limita a la voz más no al voto.

¿Un copropietario puedes ser el contador público de una propiedad horizontal?

En nuestro criterio sí, debido a que la ley solo impone esa limitación al revisor fiscal, y sólo en los conjuntos de uso comercial o de uso mixto.

Recordemos que el contador público es distinto al revisor fiscal y cumple funciones diferentes, puesto que el contador público no ejerce actividades de inspección, vigilancia y control como lo hace un revisor fiscal, sino que su trabajo se limita a registrar información, elaborar informes y colaborar con el cumplimiento de obligaciones legales como impuestos y demás, por lo tanto, al no tener ninguna injerencia en la parte administrativa, no existe tal impedimento.

¿En cuanto tiempo prescriben las cuotas de administración?

Las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias, y en general todas las deudas con la propiedad horizontal prescriben a los 5 años según el artículo 2536 del código civil, y de acuerdo al artículo 2535 del código civil, el término de prescripción se cuenta desde que la obligación se haya hecho exigible, es decir, desde la fecha en que venció el plazo para pagarse.

Esta aclaración es oportuna para aquellos administradores de propiedad horizontal que no se preocupan por gestionar el recaudo de la cartera por concepto de cuotas de administración bajo el razonamiento que en algún momento el deudor moroso necesitará solicitar un paz y salvo, y que en ese momento tendrá que pagar los valores adeudados.

En efecto hay casos en que es indispensable que el copropietario deba solicitar a la administración la expedición de un paz y salvo como cuando se va a vender el inmueble, oportunidad precisa para exigir el pago de todo lo adeudado, pero no se debe perder de vista que judicialmente sólo es posible exigir el pago de las deudas no prescritas, y si el deudor es conocedor de ello seguramente aprovechará la ley a su favor.

¿En un conjunto mixto las cuotas de administración pueden ser mayores para locales comerciales?

Algunas personas han llegado a considerar que es justo cobrar una cuota de administración más elevada a un local comercial que a una vivienda, por cuanto el local comercial, se supone, es una unidad de negocio que genera una rentabilidad y que por ello debería asumir un mayor costo o gasto de mantenimiento de la propiedad horizontal.

Aunque este razonamiento pudiere ser adecuado desde algún punto de vista, la ley no lo ha considerado así exactamente.

La ley 675 de 2001, para evitar complicaciones, definió que la contribución a las expensas necesarias se haría en función de los coeficientes de copropiedad, de modo que aquella unidad privada que tenga un mayor coeficiente, tendrá que hacer una mayor contribución.

No se ocupó la ley de hacer una diferenciación respecto a los conjuntos de uso mixto, de modo que en todos los casos las expensas necesarias serán asumidas según el coeficiente de copropiedad de cada bien, sin importar que se trate de un bien dedicado a vivienda familiar o a la explotación comercial.

Lo que la ley 675 de 2011 en su artículo 3 sí consideró, fue la posibilidad de crear módulos de contribución, definiéndolos de la siguiente forma:

«Índices que establecen la participación porcentual de los propietarios de bienes de dominio particular, en las expensas causadas en relación con los bienes y servicios comunes cuyo uso y goce corresponda a una parte o sector determinado del edificio o conjunto de uso comercial o mixto.»

Mediante esta figura es posible sectorizar dentro de un conjunto algunas unidades privadas con el fin de que estas asuman el mantenimiento de lo  que sólo ellos utilizan, y allí podrá creare un módulo de contribución para los locales comerciales, por ejemplo, pero lo máximo que se puede exigir es que estos locales asuman la totalidad de ciertos gastos, más no que de forma general y global deban pagar una cuota de administración superior a los otros bienes privados, sólo por el hecho de ser comerciales.

¿Un copropietario puede ser administrador de la propiedad horizontal?

En nuestra opinión sí es posible que un copropietario sea elegido como administrador de la propiedad horizontal, puesto que la ley no lo prohíbe. Ni siquiera el código de comercio prohíbe que un socio sea el gerente o representante legal de la sociedad.

Obsérvese que los principales órganos de administración de la propiedad horizontal son precisamente los copropietarios (consejo de administración, asamblea de copropietarios -artículo 36 de la ley 675 de 2001), de modo que es apenas lógico suponer que un copropietario pueda ser el administrador.

Las limitaciones o inhabilidades operan principalmente frente a las funciones de control más no de administración.

Nótese que el revisor fiscal no puede ser copropietario de la propiedad a la que fiscaliza para el caso de conjuntos de uso mixto o comercial, puesto que ello le restaría independiente, y así lo considera textualmente la ley 675 de 2001, guardando este silencio sobre la imposibilidad de que un copropietario pueda ejercer la administración de la propiedad horizontal.

Pero aun así, la ley contempla una excepción que permite a un copropietario ser revisor fiscal, luego, cabe preguntarse si siendo el control más exigente, se permite que sea ejercido por un copropietario, porqué no permitir que la administración, mucho más flexible, pueda ser ejercida por un copropietario.

De otra parte, el artículo 52 de la ley 675 de 2001, contempla la administración provisional, administración que puede ser ejercida por el propietario inicial y no obliga que ese propietario inicial contrate la administración con un tercero, aunque sí lo permite.

Allí la ley tampoco advierte ninguna razón de inhabilidad o incompatibilidad para que el propietario sea también administrador, de suerte que por analogía se puede concluir que así como el propietario inicial, aun cuando ha vendido varias propiedades privadas y hay ya copropietarios, puede ser el administrador, puede también cualquier copropietario ser administrador.