¿Puede una empresa generar factura de venta y documento equivalente indistintamente?

Sucede que hay empresas que en algunas oportunidades expiden factura y en otras documentos equivalentes, ¿es eso posible o legal?

Para resolver esta inquietud analicemos quienes están obligados a expedir facturas de venta  según el  artículo 615 del Estatuto Tributario:

Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.

Paragrafo. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.

Para conocer quiénes deben generar documento equivalente ver el  artículo documento equivalente a la factura

De acuerdo a lo anterior se puede deducir que una empresa obligada a facturar en ningún momento puede expedir documento equivalente,  por cuanto el documento equivalente es exclusivo para los que no están obligados a expedir factura, como  las personas naturales o régimen simplificado. Se recomienda ver artículo factura de los responsables del régimen simplificado.

Es así como las  empresas obligadas a facturar no pueden en unos casos expedir facturas de venta y en otros casos expedir documento equivalente ya que estarían incumpliendo la aplicación del artículo 615 del estatuto tributario.

No estaría bien generar  que un régimen común genera un documento equivalente cuando  a la luz del artículo 615 del estatuto tributario está en la obligación de expedir factura.

Además hay que tener en cuenta  por ejemplo, que  si se realiza una compra de papelería, para la empresa que la vendió es un ingreso y para la empresa que la compró  es un gasto, y para que este gasto sea deducible del impuesto de renta debe contar con el respectivo soporte “factura de venta o documento equivalente”, y en este caso, como la compra de la papelería se realizó a una empresa del régimen común, debe existir la factura de venta para poder soportar fiscalmente el gasto.

Distinto es cuando se utiliza un sistema P.O.S o de máquina registradora, donde la empresa puede expedir el documento equivalente generado por el sistema P.O.S, y puede eventualmente expedir una factura si el cliente se lo exige, como en efecto hacen los grandes almacenes de cadena, donde expiden documentos equivalentes para productos pequeños y factura para productos de valor superior  que necesitan garantía como los electrodomésticos, pero en este caso se generan tanto el documento equivalente como la factura, de manera que el sistema P.O.S registra la totalidad de los ingresos.

Lo ilegal es lo que hacen muchos pequeños contribuyentes y algunas empresas grandes, quienes no facturan con el fin de no generar Iva y ocultar ingresos, lo cual no es otra cosa que evasión. No son pocas las empresas que le preguntan al cliente si quieren factura o no, y en caso de no expedirse la factura, se expide cualquier recibo o documento equivalente sin ningún valor probatorio.

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