¿Qué debemos hacer con una factura que se nos olvidó contabilizar en el año anterior?

Supóngase que nos encontramos con que en el año anterior olvidamos incluir en la contabilidad una compra o un gasto por $100.000.000 cuando ya se han emitido los estados financieros, se han hecho los reportas a las distintas superintendencias, se han reportado medios magnéticos  y se han presentado las declaraciones de  renta, Iva, retención en la fuente e Ica. ¿Qué debemos hacer?

Partimos de que por el monto de la factura se trata de un hecho relevante, que reviste materialidad y por consiguientes es preciso hacer los ajustes contables respectivos, y si estamos hablando de una empresa que ha implementado NIIF para Pymes, el ajuste o corrección debe hacerse conforme  a la sección 10 (Correcciones de errores de periodos anteriores).

Solucionado el tema contable, debemos abordar el tema de los impuestos que es el que más inquieta y el que más interesa.

El haber omitido causar y contabilizar un costo o gasto por 100 millones de pesos  más el Iva, representa un mayor impuesto de aproximadamente 34 millones para el 2016, y adicional a ello impide descontar Iva por un valor de 16 millones de pesos,  por lo que el costo para el contribuyente se aproxima a los 50 millones de pesos, lo que seguramente amerita enmendar el error.

La solución pasa por corregir la declaración de renta del 2016 y la declaración de Iva del periodo que corresponda a la fecha de la factura. Esto por supuesto supone una corrección que disminuye el impuesto a pagar, por tanto debe hacerse en los términos del artículo 589 del estatuto tributario, el cual se recuerda fue modificado por  la ley 1819 de 2016.

Como la factura no fue causada ni contabilizada, se supone que no se practicó la retención en la fuente, de manera que es preciso corregir también la declaración de retención para incluir la retención correspondiente a esa factura que supongamos es del 2.5%, lo que equivale a 2.5 millones de pesos más la sanción por corrección y más los intereses moratorios.

Igual se debe hacer con el impuesto de industria y comercio, y con la retención por Ica.

Respecto a los reportes de información exógena, naturalmente hay que corregirlos y seguramente hay que corregir los informes presentados a las superintendencias a que haya lugar.

Anulación de la factura como solución

¿Para evitarnos todo ese embrollo se puede solicitar al proveedor que anule la factura y emita otra factura con fecha presente?

Una posible solución (inadecuada por supuesto) sería que el proveedor anulara la factura y emitiera una nueva factura con una fecha reciente que nos evite todo el proceso de múltiples correcciones, pero lo más seguro es que el proveedor no acceda a tal solicitud por cuanto para esa fecha el ya habrá declarado, y si accediera a ello, todo el papeleo que nosotros no queremos hacer tendría que hacerlo el proveedor, y es de suponer que no lo hará.

Corregir un error que tiene esta relevancia implica unos beneficios y unos costos, de manera que habrá que evaluar ese costo beneficio y actuar en consecuencia.

“A vuelo de pájaro” podemos decir que el contribuyente se ahorra unos $50.000 si corrige la parte tributaria, y el costo de sanciones e intereses tal vez no supere los 6 o 7 millones de pesos, así que en este caso puede justificarse la corrección, teniendo presente que este tipo de correcciones pueden terminar en un proceso de fiscalización por parte de la Dian, aspecto que también se debe evaluar.

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5 Opiniones
  1. Jose Villa dice:

    Una solución podría ser contratar a los exmagistrados Ricaute y Bustos para que arreglen ese chico.

  2. Manular28 dice:

    Tengo entendido que la reglamentación del IVA permite declarar una factura en uno de los dos siguientes bimestres o periodos. No sería una solución para contabilizar la factura que ha quedado pendiente.?

  3. Rocio dice:

    En estos momentos tengo exactamente ese problema en mi contabilidad ya que no se legalizaron unos anticipos del año pasado con las facturas que emitió el proveedor y no se que hacer.

  4. Felipr dice:

    Anular y reracturar no tiene ningún inconveniente desde el punto de vista comercial. Pero tributariamente, la DIAN te puede acusar de estar facturando doblemente un mismo hecho económico (ya hay doctrina en ese sentido), así que por hacer un favor al cliente descuidado con su administración, se termina metiendo en problemas.

  5. Alfonso Bohórquez dice:

    La solución es corregir y punto.

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