¿Qué pasa con la retención en la fuente al hacer una devolución?

Cuando se realiza una compra de un bien o servicio se hace la respectiva causación y contabilización, lo que incluye la retención en la fuente. ¿Qué sucede si luego el cliente hace una devolución sobre la que se ha causado la retención en la fuente  incluso esta ya  se ha declarado y pagado?

Cuando se hace una devolución, quien devuelve el producto debe recibir la totalidad del dinero que pagó por él, y si se ha practicado retención en la fuente, también se ha de devolver.

Por ejemplo, si se pagó $1.000.00 por un producto al que se le practicó una retención de $35.000  al hacer la devolución del producto la persona que lo devuelve debe recibir el $1.000.000 completo, de suerte que el agente retenedor debe devolver lo que retuvo incluso si ya declaró  y pagó a la Dian el valor retenido.

Naturalmente que el agente retenedor no pierde el dinero que ya pagó a la Dian y que se debe  devolver al hacer la devolución, y en tal caso se procede según lo dispone el artículo 1.2.4.8 del decreto único reglamentario 1625 de 2016:

Cuando se anulen, rescindan o resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a retención en la fuente por impuesto sobre la renta y complementarios, el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones del monto de las retenciones por declarar y consignar en el periodo en el cual se hayan anulado, rescindido o resuelto las mismas. Si el monto de las retenciones que debieron efectuarse en tal periodo no fuere suficiente, con el saldo podrá afectar las de los periodos inmediatamente siguientes.

Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular cualquier certificado que hubiere expedido sobre tales retenciones.

Cuando las anulaciones, rescisiones o resoluciones se efectúen en el año fiscal siguiente a aquél en el cual se realizaron las respectivas retenciones, para que proceda el descuento el retenedor deberá además, conservar una manifestación del retenido en la cual haga constar que tal retención no ha sido ni será imputada en la respectiva declaración de renta.

El procedimiento es sencillo. Lo retenido se descuenta en la declaración de retención en la fuente del periodo en que se realizó la devolución o anulación, o en el periodo siguiente si no se alcanza a descontar todo en un solo periodo.

Como resulta obvio, devuelta la retención se debe anular el respectivo certificado de retenciones en caso que ya se haya expedido, para que el sujeto pasivo no lo utilice por cuanto al devolverse la retención se pierde el derecho a imputarla en la declaración de renta por inexistente.

El asunto se complica cuando la devolución sucede en un año diferente a la causación de la retención objeto de devolución, pues en ese caso el sujeto pasivo debe expedir un documento en el que manifieste que no ha imputado ni imputará esa retención devuelta en su declaración de renta, y en ese orden de ideas, se concluye que si el sujeto pasivo o retenido ya declaró renta y en ella imputó esa retención, el agente retenedor ya no podrá descontar de sus retenciones el valor de devuelto, sino que tendrá que repetir contra el retenido, o simplemente al suceder la devolución no devolver todo el dinero sino quedarse con el valor retenido y ya imputado por el sujeto pasivo.

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